Archiveren actiejaar
Inleiding
Fondsen in LRP werken per actiejaar. Het oudst voorkomende actiejaar in LRP is 2009 (voor geconverteerde administraties).
LRP archiveert automatisch 1 keer per jaar (in januari) van alle fondsen het oudste actieve actiejaar volgens de volgende regel: het actuele en de drie voorgaande actiejaren blijven ongewijzigd beschikbaar, oudere actiejaren worden gearchiveerd / afgesloten.
Gearchiveerde/afgesloten jaren zijn herkenbaar aan een melding in het scherm na selectie van een gearchiveerd actiejaar in het fondsoverzicht.
Tijdens het archiveren van een actiejaar doet LRP het volgende:
- de selectiegegevens worden verwijderd (de gebruikte selectie blijft uiteraard wel behouden);
- de uitnodigingen worden verwijderd;
- Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL e-mails worden verwijderd;
- Herinneringen worden verwijderd;
- Ontvangsten / storneringen worden verwijderd en geëxporteerd in 1 CSV-bestand.
Boekstukken waarin zich deze ontvangsten / storneringen bevonden worden herberekend. Lege boekstukken worden verwijderd.
Van een gearchiveerd actiejaar worden de volgende gegevens bewaard:
- deelnemers, te exporteren via het overzicht deelnemers ;
- ontvangsten / storneringen, in de vorm van een CSV-download met daarin alle relevante gegevens;
- statistische gegevens.
In een niet gearchiveerd actiejaar kunt u naast de standaard
financiële export
ook een financiële export genereren die qua kolom-indeling aansluit bij de CSV-download van ontvangsten / storneringen in een wél gearchiveerd actiejaar.
Op die manier kunt u financiële gegevens over een langere periode met elkaar vergelijken.