Financiële rapportages

De informatie op deze pagina is deels verouderd! Raadpleeg ook de nieuwe handleiding

In LRP zijn een aantal standaard rapportages voorhanden met betrekking tot fondsen:

  • een rapport van de aanwezige machtigingen voor het mogen uitvoeren van automatische incasso.
  • een rapport met een overzicht wat een bepaalde gebruiker over een bepaalde periode heeft ingevoerd aan toezeggingen
  • rapporten met betrekking tot de ingevoerde ontvangsten
  • exports van financiële gegevens op fonds-niveau.

Machtigingsrapportage

\begin{enumerate} \item Klik op \textit{Rapportage} in het menu \textit{Bijdragenadministratie}, het scherm \textit{Financiële rapportage} opent.

\item Kies in het veld \textit{Type rapport} `Machtigings rapportage'

~ \\
\begin{minipage}{130mm}
\includegraphics[width=130mm]{../pictures/COMMON_BA111.png}
\captionof{figure}{Machtigings rapportage}
\end{minipage}

\begin{itemize}
    \item Vul in het veld \textit{Jaar} het gewenste (actie)jaar in.
    \item Klik in het veld \textit{Niveau} en maak een keuze tussen gemeente en wijkgemeente.
\end{itemize}

\item Onder het kopje \textit{Beperk rapportage tot de volgende fondsen: (standaard geen beperking)} kunt u de fondsen toevoegen (en weghalen) waarvoor u een rapportage wenst. Als u hier geen fonds opgeeft worden alle fondsen gerapporteerd.

\begin{itemize}
    \item Klik op de knop \textit{Toevoegen}.

    ~ \\
    \begin{minipage}{100mm}
    \includegraphics[width=100mm]{../pictures/COMMON_BA115.png}
    \captionof{figure}{Selecteer financiële actie}
    \end{minipage}

    \item Selecteer één of meerdere fondsen en klik vervolgens op de knop \textit{Selecteren}.
\end{itemize}

\item Klik op de knop \textit{Genereer rapport}.

~ \\
\begin{minipage}{130mm}
\includegraphics[width=130mm]{../pictures/COMMON_BA111a.png}
\captionof{figure}{Machtigings rapportage}
\end{minipage}  

\end{enumerate}

Invoerrapportage

\begin{enumerate} \item Klik op \textit{Invoerrapportage} in het menu \textit{Bijdragenadministratie}.

~ \\
\begin{minipage}{130mm}
\includegraphics[width=130mm]{../pictures/COMMON_BA112.png}
\captionof{figure}{Invoerrapportage - toezeggingen}
\end{minipage}

\item Vul één of meer zoekcriteria in.
\item Klik op de knop \textit{Naar CSV exporteren}.
\item Open het CSV-bestand of sla dit op.

\end{enumerate}

Rapportages

\begin{enumerate} \item Klik op \textit{Rapportage} in het menu \textit{Bijdragenadministratie}.

~ \\
\begin{minipage}{130mm}
\includegraphics[width=130mm]{../pictures/COMMON_BA113.png}
\captionof{figure}{Financiële rapportage}
\end{minipage}

\item Selecteer in het veld \textit{Wijkgemeente} de gewenste wijkgemeente.

\item Klik in het veld \textit{Type document} en maak een keuze voor het genereren van een overzicht in pdf-formaat, of voor exporteren naar een CSV-bestand.

\item Klik in het veld \textit{Type rapport} en maak een keuze:
\begin{enumerate}
    \item[] 
    \textit{Machtigingsrapportage}
    \item Zie voor de `Machtigingsrapportage' paragraaf \ref{sec:financiele_machtigingsrapportage} \nameref{sec:financiele_machtigingsrapportage}.

    \bigskip

    \textit{Overzicht mutaties per boekstuk}
    \item Bij de keuze voor `Overzicht mutaties per boekstuk' verschijnt het kopje \textit{Vul het bereik van de op te nemen boekstuknummers} in.\\
    Vul de boekstuknummers in waarvoor u een recapitulatie wilt hebben.

    \bigskip

    \textit{Recapitulatie per boekstuk}
    \item Vanuit het overzicht \textit{Ontvangsten \& storneringen - boekstukken} is het mogelijk (rechtstreeks) een recapitulatie te genereren naar Excel of naar PDF.\\
    Zie voor meer informatie paragraaf \ref{sec:akb_recapitulatie_boekstuk} \nameref{sec:akb_recapitulatie_boekstuk}.

    \bigskip

    \textit{Overzicht ontvangen/te verwachten}
    \item Bij de keuze voor `Overzicht ontvangen/te verwachten' verschijnt het kopje \textit{Vul de overige afhankelijkheden in}. Tevens wordt het veld \textit{Wijkgemeente} geplaatst onder dit kopje.

    ~ \\
    \begin{minipage}{120mm}
    \includegraphics[width=120mm]{../pictures/COMMON_BA114.png}
    \captionof{figure}{Financiële rapportage}
    \end{minipage}

    \begin{itemize}
        \item Vul in het veld \textit{Jaar} het gewenste (actie)jaar in.
        \item Klik in het veld \textit{Niveau} en maak een keuze tussen gemeente en wijkgemeente.
    \end{itemize}
    \item Onder het kopje \textit{Beperk rapportage tot de volgende fondsen: (standaard geen beperking)} kunt u de fondsen toevoegen (en weghalen) waarvoor u een rapportage wenst. Als u hier geen fonds opgeeft worden alle fondsen gerapporteerd.
    \begin{itemize}
        \item Klik op de knop \textit{Toevoegen}.

        ~ \\
        \begin{minipage}{90mm}
        \includegraphics[width=90mm]{../pictures/COMMON_BA115.png}
        \captionof{figure}{Selecteer financiële actie}
        \end{minipage}

        \item Selecteer één of meerdere fondsen en klik vervolgens op de knop \textit{Selecteren}.
    \end{itemize}
\end{enumerate}
\item Klik op de knop \textit{Genereer rapport}. Er wordt nu - afhankelijk van de keuze in het veld \textit{Type document} - via de planner een PDF-bestand of CSV-bestand aangemaakt.

\item Klik op de het tabblad \textit{Bewaarde rapportages} voor een overzicht van eerder gemaakte financiële rapportages.

~ \\
\begin{minipage}{130mm}
\includegraphics[width=130mm]{../pictures/COMMON_BA116.png}
\captionof{figure}{Bewaarde rapportages}
\end{minipage}
~ \\

De financiële rapporten die in dit overzicht staan kunnen met behulp van de knop \textit{Download / open} naar uw computer worden gedownload.

\end{enumerate}

Zie ook:

Export financiële gegevens

Ten behoeve van de export bestaat de mogelijkheid de standaard financiële rapportages te exporteren naar een CSV-bestand voor verdere verwerking in een spreadsheetprogramma. Zie paragraaf \ref{sec:financiele_rapportages} \nameref{sec:financiele_rapportages}.

Ten behoeve van ad-hoc financiële rapportages met behulp van een spreadsheetprogramma e.d. kan gebruik worden gemaakt van de overzichten: \begin{itemize} \item Selectie (geregistreerden met brief zonder toezegging) \item Deelnemers (volledige financiële gegevens voor alle deelnemers, inclusief betalingsachterstand) \item Ontvangsten / Storneringen (volledige financiële gegevens voor het fonds) \end{itemize}

\begin{enumerate} \item Klik op \textit{Fondsen \& acties} in het menu \textit{Bijdragenadministratie}, het venster \textit{Fondsen \& acties} verschijnt.

\item Selecteer het fonds en klik op \textit{Open huidig jaar}, het venster \textit{Fonds - actiejaar} verschijnt met de informatie van het huidig actiejaar.

\bigskip

\begin{samepage}
\textit{Deelnemers}

\item Klik op tabblad \textit{Deelnemers}.
\end{samepage}

~ \\
\begin{minipage}{130mm}
\includegraphics[width=130mm]{../pictures/COMMON_BA49.png}
\captionof{figure}{Deelnemers}
\end{minipage}
~ \\

In dit overzicht staan (alleen maar) de deelnemers aan het fonds vermeld met onder andere de volgende gegevens:
\begin{itemize}
    \item eigenaarswijk
    \item aantal termijnen
    \item bedrag toegezegd
    \item bedrag ontvangen
    \item bedrag nog te ontvangen
    \item betalingsachterstand
\end{itemize}

\bigskip

\begin{samepage}
\textit{Ontvangsten / Storneringen}

\item Klik op tabblad \textit{Ontvangsten / Storneringen}.
\end{samepage}

~ \\
\begin{minipage}{130mm}
\includegraphics[width=130mm]{../pictures/COMMON_BA57.png}
\captionof{figure}{Fonds - actiejaar - Ontvangsten/storneringen}
\end{minipage}
~ \\

In dit overzicht staan de daadwerkelijke ontvangsten en storneringen voor het geselecteerde fonds.\\
Hier staan dus ook de ontvangsten zónder toezegging (spontane bijdragen) vermeld. Deze zijn te herkennen aan het feit dat er in de kolom `Nog te ontvangen' \textit{niets} is ingevuld.\\
Van dit overzicht kunt u het volgende gebruiken:
\begin{itemize}
    \item bedrag ontvangen (evt. in combinatie met eigenaarswijk)
    \item[\leftpointright] gelieve het bedrag `Nog te ontvangen' \textit{niet} te gebruiken!\\
    De waarde die hier staat is het \textit{totaal} nog te ontvangen voor de betreffende geregistreerde, dit bedrag wordt voor elke ontvangst herhaald en is beslist {\it niet} bedoeld om te sommeren.
\end{itemize}

\end{enumerate}