Incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails

Inhoud

Inleiding

Het genereren van incassobestanden (incasso's), acceptgiro's, SKG/iDEAL e-mails en betaalwijze 'Overig' is voor actie Kerkbalans een maandelijks terugkerende taak.
Elke keer als u dit proces uitvoert worden voor een maand zowel incasso's, acceptgiro's en e-mails en voor betaalwijze 'overig' een termijn aangemaakt voor de deelnemers die een toezegging hebben met een nog niet betaalde termijn voor de betreffende maand en die hebben aangegeven via één van de geselecteerde betaalwijzen te willen betalen.

LRP voert geen incasso uit voor geregistreerden die zijn overleden.
LRP voert (wel) uw incasso uit voor geregistreerden die zijn vertrokken of uitgeschreven.

U kunt er voor kiezen alle typen (bestanden, pdf's en e-mails) in één keer tegelijk te genereren, of per type onafhankelijk van elkaar op een verschillend moment.

Het genereren en verzenden van acceptgiro's kunt u zelf plannen en uitvoeren. Acceptgiro's kunnen worden gegenereerd als '3 acceptgiro's per blad, 12 inch' of als 'acceptgiro met notadeel erboven, A4' (ook wel 'brief met acceptgiro' of 'combola' genoemd).

Lees hier voor meer informatie over het al of niet moeten genereren van vooraankondigingen.

Het genereren van incassobestanden kunt u zelf inplannen en uitvoeren. Na het genereren van de incassobestanden kunt u de incassobatch automatisch (op de incassodatum) door LRP laten inboeken.
Bij het aanleveren van de bestanden voor de Europese incasso gelden officiële tijdlijnen: 2 werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum.

Schematische weergave

Schematisch overzicht incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren

Schematisch overzicht incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren

Beknopte procedure

Procedures die maandelijks moeten worden herhaald kunnen voor een heel actiejaar vooruit worden ingepland.

  • Genereer minimaal 14 dagen van tevoren vooraankondiging met vermelding incassotermijnen, bedragen, incassant-ID, etc. (alleen bij betaalwijze automatische incasso en als een losse vooraankondiging vereist is (zie inleiding en hier)).
    • selecteer het betreffende fonds en actiejaar;
    • selecteer het gewenste sjabloon van de vooraankondiging;
    • klik op het tabblad Vooraankondigingen;
    • klik op de knop genereer, via de planner worden losse vooraankondigingen en een verzamelbestand met vooraankondiging gegenereerd.

  • Genereer de bestanden en de e-mails:
    • selecteer het betreffende fonds en actiejaar;
    • klik op het tabblad incasso's / acceptgiro's / SKG / iDEAL;
    • klik op de knop genereer,
      • kies 'brieven met aangehechte acceptgiro's', acceptgiro's (3 per vel).
      • kies 'automatische incasso's', vul de maand in, de uitvoerdatum wordt ingevuld vanuit het fonds (deze incasso's moeten wel vooraangekondigd zijn!). Kies er eventueel voor om de incassorun direct via een boekstuk op de incassodatum in te boeken (aanbevolen).
      • kies 'SKG / iDEAL' voor het genereren van e-mails met het verzoek tot betaling via iDEAL. Deze e-mails moeten nog verzonden worden (staan onder Verzameldocumenten).
      • kies betaalwijze 'Overig' voor deelnemers die op eigen initiatief bijdragen. (niet overslaan!)
    • Het genereren van het incassobestand, eventueel het inboeken ervan, het pdf-bestand met acceptgiro's en de SKG/iDEAL e-mails wordt nu - via de planner - verzorgd.

  • Druk de acceptgiro's af
    • selecteer in tabblad verzameldocumenten de betreffende bestanden en klik op \textit{Inzien};
    • selecteer in het tabblad gegenereerde bestanden de regel met het pdf-bestand met acceptgiro's en klik op 'Download'.

  • Verzend de SKG/iDEAL e-mails
    • selecteer in tabblad verzameldocumenten de betreffende bestanden en klik op 'Inzien';
    • selecteer het tabblad SKG/iDEAL en klik op 'e-mail verzenden', de e-mails worden nu door LRP daadwerkelijk verzonden. Mislukte e-mails kunnen hier ook gecorrigeerd worden.

  • Verstuur het incassobestand naar de bank
    • selecteer in tabblad verzameldocumenten de betreffende bestanden en klik op 'Inzien';
    • selecteer in het tabblad gegenereerde bestanden de regel met het incassobestand en klik op 'Download';
    • sla het incassobestand op op uw computer en verwerk het in uw bankpakket.