Genereren incasso's, acceptgiro's en SKG/iDEAL e-mails

SEPA incasso

Met de invoering van SEPA is de Nederlandse incasso vervangen door de Europese incasso (SEPA-incasso, SEPA Direct Debit of SDD).

Voordat u daadwerkelijk een incasso-opdracht mag laten uitvoeren voor deelnemers met betaalwijze automatische incasso dient u als (wijk)gemeente:

  • in het bezit te zijn van een incassant-ID
  • in het bezit te zijn van een ondertekende en van een datum ondertekening voorziene machtiging van de deelnemer (geïncasseerde) waarmee de deelnemer u als incassant (de (wijk)gemeente) 'toestemming' geeft om hem/haar te incasseren. Het terugontvangen (standaard) toezeggingsformulier van LRP kan voor dit doel dienen.

Een overzicht van alle geregistreerde machtigingen is via de financiële rapportage in te zien en af te drukken.

  • de deelnemers van tevoren door middel van een vooraankondiging te informeren over het bedrag dat u gaat incasseren en het moment (momenten, incassoschema) waarop u dat gaat doen. Het (standaard) toezeggingsformulier van LRP kan voor dit doel dienen.

Indien op de betreffende IBAN 36 maanden geen (succesvolle) incasso heeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging.

Bij het aanleveren van de bestanden voor de Europese incasso gelden officiële tijdlijnen: 2 werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum.

Zie voor een schematische weergave de inleiding van deze paragraaf.

Procedure voor het genereren en versturen van incasso's, acceptgiro's en SKG/iDEAL e-mails. Eventueel kunnen de procedures die maandelijks moeten worden herhaald voor een heel actiejaar vooruit worden ingepland.

  1. Genereer minimaal 14 dagen van tevoren vooraankondiging met vermelding incassotermijnen, bedragen, incassant-ID, etc. (zie vooraankondiging).
    • selecteer het betreffende fonds
    • controleer/selecteer het gewenste sjabloon van de vooraankondiging;
    • open het actiejaar;
    • klik op het tabblad Vooraankondigingen;
    • klik op genereer, via de planner worden losse vooraankondigingen en een verzamelbestand met vooraankondiging gegenereerd.

  2. Genereer de incasso-bestanden, acceptgiro's en iDEAL e-mails
    • selecteer het betreffende fonds
    • controleer/selecteer de gewenste sjablonen
    • open het actiejaar;
    • klik op het tabblad incasso's / acceptgiro's / iDEAL;
      • klik op genereer, kies brieven met aangehechte acceptgiro's, acceptgiro's (3 per vel)
      • kies automatische incasso's, vul de maand in, de uitvoerdatum wordt ingevuld vanuit het fonds.
        Kies er eventueel voor (aangeraden) om een incassorun direct via een boekstuk in te boeken. (Dit inboeken gebeurt op de incassodatum)
      • LRP verzorgt het aanmaken van een incassobestand (en eventueel het inboeken ervan), het pdf-bestand met acceptgiro's en de iDEAL e-mails.

  3. Druk de acceptgiro's af
    • klik in het scherm fonds - actiejaar op het tabblad verzameldocumenten voor de gegenereerde bestanden;
      • selecteer de betreffende bestanden en klik op Inzien;
      • selecteer het tabblad gegenereerde bestanden en download het pdf-bestand met acceptgiro's.
        U kunt het bestand nu openen en afdrukken of opslaan.

  4. Verstuur het incassobestand naar de bank
    • selecteer het tabblad gegenereerde bestanden en download het incassobestand;
    • sla het incassobestand op op uw computer;
    • verwerk dit bestand met behulp van uw bankpakket.

  5. Verzend de SKG/iDEAL e-mails
    • klik in het scherm fonds - actiejaar op het tabblad verzameldocumenten voor de gegenereerde bestanden;
    • selecteer de betreffende bestanden en klik op Inzien;
    • selecteer het tabblad SKG/iDEAL en klik op e-mail verzenden, LRP verzendt (nu pas) de SKG/iDEAL e-mails.
      Foutieve e-mails kunnen hier ook gecorrigeerd en opnieuw verzonden worden.

Procedure

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar

  • Verifieer onder tabblad Sjablonen dat de vereiste sjablonen zijn geselecteerd

Sjablonen

Sjablonen
  • Open Jaren > gewenst Actiejaar > tabblad Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL

Fonds - actiejaar - Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL

Fonds - actiejaar - Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL
  • Klik op Genereer

Incasso's, acceptgiro's en e-mails genereren

Incasso's, acceptgiro's en e-mails genereren
  • Kies wat u wilt genereren:

    Acceptgiro's (3 acceptgiro's per blad of brief met acceptgiro)
    genereer acceptgiro's (voor deelnemers met deze betaalwijze).

    Automatische incasso (PAIN-bestand)
    genereer automatische incasso's (voor deelnemers met deze betaalwijze)

    • lees hier over de voorwaarden om automatische incasso's te mogen genereren
    • kies in het volgende scherm voor 'Automatische incasso's meteen inboeken in nieuw boekstuk' waarna LRP op de incassodatum de ontvangsten bij de deelnemers inboekt. (Dit kunt u ook voor een heel jaar inplannen waarna het genereren en inboeken automatisch gebeurt (het bijtijds aanbieden bij de bank moet u wel zelf verzorgen).

    SKG/iDEAL e-mails
    genereer iDEAL e-mails (voor deelnemers met deze betaalwijze)
    Na het genereren moeten de e-mails nog daadwerkelijk verzonden worden. Zie hier.

    Overig
    Hierbij draagt de deelnemer zelf zorg voor het voldoen van de betaaltermijn(en).
    hoewel deze 'betaalwijze' geen output wordt gegenereerd dient u - voor een correcte verwerking van de ontvangsten - ook deze betaalwijze elke maand te genereren.

    Betaalwijzen die u niet kunt genereren worden niet getoond.

  • Klik op Ga verder

Incasso's, acceptgiro's en e-mails genereren - vervolg

Incasso's, acceptgiro's en e-mails genereren - vervolg
  • Selecteer de Maand waarvoor 'geïncasseerd' gaat worden.
    Vul tevens de Uitvoer datum evt. incasso's in. (de getoonde standaarddatum komt uit tabblad 'Algemeen' van het actiejaar)
    Het is belangrijk het incassobestand op tijd bij de bank aan te leveren! Zie hier voor de juiste aanlevertijden.

  • Plaats - indien gewenst - een vinkje in het veld Herhaaldelijk om het genereren voor een volledig actiejaar in te plannen. Vul vervolgens een Dag in de maand in waarop het genereren automatisch via de planner loopt.

  • Met Automatische incasso's meteen inboeken in nieuw boekstuk verwerkt LRP de incassorun direct na genereren in een boekstuk (met als boekstuknummer de aanmaakdatum (jjjjmmdd)).
    De kandidaat transacties worden daarbij op de incassodag ingeboekt. (Dit proces verloopt via de planner.)

  • Klik op Genereer voor het het uitvoeren / plannen.

    • Voor deelnemers waarvan de IBAN is geblokkeerd voor gebruik genereert LRP acceptgiro's zonder IBAN. Deze kan de deelnemer zelf invullen.
    • Voor deelnemers die als overleden staan geregistreerd genereert LRP een logmelding in het scherm Documenten voor incasseren.

  • Als het genereren succesvol is verlopen dan staan de de gegenereerde pdf-bestanden met acceptgiro's, eventuele incassobestanden en e-mails klaar onder tabblad Verzameldocumenten.

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten
  • Selecteer de regel die zojuist is aangemaakt en klik op Inzien.

Documenten voor incasseren

Documenten voor incasseren
  • Onder tabblad Gegenereerde bestanden, Bijbehorende incasso's, Bijbehorende acceptgiro's staan de bestanden klaar om te downloaden voor verdere verwerking.
    Waar relevant zijn betalingskenmerk* en machtigings-ID toegevoegd

  • Onder tabblad SKG/iDEAL e-mails staan de e-mails. Deze e-mails moeten nog verzonden worden.
    • Onder subtabblad SKG/iDEAL e-mails staan de e-mails klaar om verzonden te worden of om in te zien
    • Onder subtabblad Geblokkeerd staan de geblokkeerde e-mails
    • Onder subtabblad Niet verzonden / mislukte e-mails staan de e-mails die niet verzonden zijn
  • Klik op Opslaan om het actiejaar / fonds te bewaren.

  • Betalingskenmerk
positiekenmerk
1controlegetal
2-8geregistreerdenummer geregistreerde
9laatste cijfer van het actiejaar van het fonds
10-11termijn (maandnummer)
12-16fondsnummer

Zie ook