Verwerken incasso's, acceptgiro's en SKG/iDEAL e-mails

Inhoud:

Acceptgiro's afdrukken

De gegenereerde acceptgiro's kunt u nu afdrukken.

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar

  • Klik op het tabblad Verzameldocumenten, als het genereren succesvol is verlopen dan staan hier de gegenereerde acceptgirobestanden klaar.

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten
  • Selecteer de regel die zojuist is aangemaakt en klik op Inzien.

Documenten voor incasseren

Documenten voor incasseren
  • Onder tabblad Gegenereerde bestanden staan de bestanden klaar om te downloaden voor verdere verwerking (zelf afdrukken of laten afdrukken).
    Aan het zelf afdrukken zijn voorwaarden verbonden. (Voor meer informatie zie www.acceptgiro.nl) \end{itemize}

Incassobestanden verwerken

De gegenereerde incassobestanden kunt u downloaden en via uw bankpakket verder verwerken.

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar

  • Klik op het tabblad Verzameldocumenten, als het genereren succesvol is verlopen dan staan hier de gegenereerde incassobestanden klaar.

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten
  • Selecteer de regel die zojuist is aangemaakt en klik op Inzien.

Documenten voor incasseren

Documenten voor incasseren
  • Onder tabblad Gegenereerde bestanden staat het incassobestand klaar om te downloaden en verder te verwerken in uw bankpakket.
    Open het incassobestand niet zelf in een spreadsheet ofzo!

Bij het aanleveren van de bestanden voor de Europese incasso gelden officiële tijdlijnen: 2 werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum.

Aanlevertijden en verwerkingstijden
De standaard SEPA incasso kent de volgende tijdlijnen:

datum settlementactie
- 14 werkdagenincassant informeert de geïncasseerde
- 2 werkdagenaanlevering door de incassant van incasso opdrachten
- 1 werkdagenlaatste annuleringsmogelijkheid
- 0 werkdagenbij- en afschrijving van de incasso-opdracht bij de incassant en geïncasseerde
+ 5 (+2) werkdagenlaatste storneringsmogelijkheid voor de bank van de geïncasseerde
+ 56 (+2) dagenlaatste storneringsmogelijkheid voor de geïncasseerde
+ 13 maandenlaatste betwistingsmogelijkheid voor de geïncasseerde
(melding ongeldige incasso)
+ 36 maandenmachtigingen die 36 maanden niet zijn gebruikt worden ongeldig

SKG/iDEAL e-mails verzenden

De gegenereerde SKG/iDeal e-mails moeten na het genereren nog verzonden worden!

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar

  • Klik op het tabblad Verzameldocumenten, als het genereren succesvol is verlopen dan staan hier de gegenereerde (maar nog niet verzonden) SKG/iDeal e-mails klaar.

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten

Fonds - actiejaar - verzameldocumenten
  • Selecteer tabblad SKG/iDEAL e-mails voor een overzicht van de gegenereerde e-mailberichten.

Documenten voor incasseren

Documenten voor incasseren
  • Maak uw keuze uit het verzenden van Alle e-mails of een geselecteerde e-mail.
    Na het verzenden toont LRP in het scherm Fonds - actiejaar onder tabblad Verzameldocumenten in de kolom E-mail verstuurd de waarde 'Ja'.

  • Met knop Inzien kunt u:

    • van e-mails die nog niet verzonden zijn de kenmerken, inclusief de link naar SKG-collect, bekijken.
    • van e-mails die al verzonden zijn de inhoud bekijken, corrigeren (knop 'Bewerken en opnieuw verzenden'), en de e-mail opnieuw verzenden.

      Verander zo min mogelijk aan de automatisch gegenereerde tekst van het bericht (plak geen tekst vanuit Word, Excel of Outlook in de e-mail, verander niet een eventuele link voor het doen van een betaling via iDEAL)

  • Met de knop Voorbeeld e-mail tonen kun u de gegenereerde, maar nog niet verzonden e-mail, bekijken.

E-mails corrigeren / opnieuw verzenden

Het kan zijn dat e-mails wel succesvol zijn verzonden maar niet zijn aangekomen op het ingevulde (geldige) e-mailadres. Dit kan zijn omdat de e-mail:

  • naar een geldig maar niet (meer) bestaand e-mailadres is verzonden (zogenaamde 'bounce');
  • naar foutief/verkeerd (maar wel geldig) e-mailadres is verzonden;
  • niet ontvangen kon worden omdat de mailbox van de ontvanger 'vol' is. (zogenaamde 'bounce').

De melding dat een e-mail die vanuit LRP is verzonden naar zo'n adres niet is aangekomen wordt (door de mailserver van de ontvangende partij) als 'niet bestelbaar' teruggemeld naar het e-mailadres dat bij de inrichting van het actiejaar is ingevuld in het veld Afzender e-mailadres.
Als de bijdragenadministrateur toegang heeft tot de e-mails die op dit adres binnenkomen dan kan deze hierop actie ondernemen: het verkeerde e-mailadres corrigeren en de betreffende e-mail direct opnieuw verzenden.

  • Selecteer tabblad SKG/iDEAL e-mails

Documenten voor incasseren - SKG / iDEAL e-mails

Documenten voor incasseren - SKG / iDEAL e-mails
  • In het overzicht Niet verzonden / mislukte e-mails staan de e-mails die door LRP zelf zijn afgekeurd vanwege een foutief e-mailadres ('van' en 'naar') of vanwege een opgetreden fout bij het verzenden.
    De e-mails die hier staan kunt u niet vanuit dit overzicht corrigeren en opnieuw verzenden. U dient de fout te corrigeren en de e-mail(s) opnieuw te genereren en te verzenden.

  • In het overzicht Geblokkeerd staan de e-mails die door de mailserver zijn geblokkeerd.
    Dit kan zijn omdat het betreffende e-mailadres niet bestaat, of omdat de mailserver van de ontvanger de e-mail heeft geweigerd.
    De precieze reden kunt u met behulp van de knop blokkering tonen achterhalen.

    Er worden (vanzelf) geen e-mails meer verzonden aan e-mailadressen die in het overzicht Geblokkeerd staan vermeld!

Zie ook