Vooraankondigingen genereren

Planning verzending vooraankondigingen

Het verzenden (genereren) van vooraankondigingen (pre-notificaties) is een taak die één keer per actiejaar moet worden uitgevoerd voor de deelnemers voor wie betaalwijze 'automatische incasso' is vastgelegd in de toezegging.

In geval van een doorlopende incasso is het ook mogelijk om voordat de eerste incasso gaat plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incassoschema voor een bepaalde periode.

  • De standaard toezeggingsbrief (met SEPA-machtiging) van LRP kan zowel als toezeggingsbrief én als vooraankondiging gebruikt worden. Een aparte vooraankondiging is dan niet nodig.

  • Deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) voor wie (in het verleden) in het nieuwe actiejaar al een toezegging is geregistreerd krijgen standaard geen toezeggingsbrief (dit is overigens wel mogelijk). Voor hen is het dus nodig een aparte vooraankondiging te genereren.

    Dit moet dus gebeuren voordat aan de hand van de terug ontvangen toezeggingsbrieven de nieuwe deelnemers voor het nieuwe actiejaar worden geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eerste automatische incasso gaat plaatsvinden).

  • Wanneer de toezeggingsbrief niet als vooraankondiging kan dienen dan moet aan alle deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) een apart vooraankondiging te worden verzonden.

    Dit moet dus gebeuren nadat alle nieuwe deelnemers voor het nieuwe actiejaar zijn geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eerste automatische incasso gaat plaatsvinden).

Voor het mogen uitvoeren van een Europese incasso dient u aan twee voorwaarden te voldoen:

  • U dient (als wijkgemeente) in het bezit te zijn van een ondertekende en van een datum voorziene machtiging van de geïncasseerde.
    Aan de inhoud van deze machtiging zijn eisen gesteld.
    • Hiervoor kunt u het van de deelnemer (terug)ontvangen (ondertekende en van een datum voorziene) toezeggingsformulier uit LRP gebruiken. Deze machtiging dient u in LRP te registreren, de datum ondertekening is hierbij van belang.
    • Wanneer u gebruik maakt van een 'eigen' toezeggingsbrief die niet alle gegevens bevat die vereist zijn om als geldige vooraankondiging te kunnen dienen dan bent u verplicht om een aparte vooraankondiging te versturen aan de deelnemers met betaalwijze automatische incasso waarbij geen sprake is van een doorlopende incasso.

  • U dient het voornemen tot het doen van een automatische incasso(reeks) van te voren aan te kondigen bij de geïncasseerde. De wijze van aankondiging is in principe 'vrij', hierbij valt te denken aan andere communicatie met de geïncasseerde, een aankondiging in een 'uitgave' die bij alle gemeenteleden wordt bezorgd, per e-mail of zelfs via SMS. De communicatie moet echter wel aantoonbaar hebben plaatsgevonden.
    • Deze vooraankondiging moet minimaal het te incasseren bedrag, het incasso-schema en het incassant-ID bevatten. Aan de hand van deze incassant-ID kan de deelnemer (geïncasseerde) verifiëren dat het daadwerkelijk uw (wijk)gemeente is die de incasso heeft uitgevoerd en dat de incasso correct (juiste bedrag en juiste datum) heeft plaatsgevonden.
    • Deze vooraankondiging moet minimaal 14 dagen vóór de (eerste) incasso verzonden worden. Het is toegestaan om met de geïncasseerden een andere (kortere) termijn af te spreken. Belangrijk is wel dat hierover (aantoonbaar) overstemming is tussen incassant en geïncasseerde. In geval van een doorlopende incasso (zoals bij actie kerkbalans) dient u minimaal één keer per jaar, voordat de eerste incasso zal plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incasso-schema voor het betreffende actiejaar.

Indien op de IBAN van de betreffende geïncasseerde 36 maanden geen (succesvolle) incasso heeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging.

Klik hier voor een schematische weergave

Procedure

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar

  • Verifieer onder tabblad Sjablonen dat een sjabloon is geselecteerd voor de vooraankondiging

Sjablonen

Sjablonen
  • Open Jaren > gewenst Actiejaar > tabblad Vooraankondiging

Vooraankondigingen

Vooraankondigingen
  • Klik Genereer en kies vervolgens in het scherm 'Vooraankondigingen genereren' voor Direct uitvoeren.

  • Als de planner klaar is staan onder tabblad Vooraankondigingen de losse vooraankondigingen per geregistreerde.
    Onder tabblad Verzameldocumenten staat de pdf met vooraankondigingen klaar om afgedrukt te worden.

    Als bij het genereren van de vooraankondigingen geen datum ondertekening is aangetroffen in de toezegging (bij de betaalwijze automatische incasso) dan wordt hiervan in het log van de plantaak melding gemaakt. Vul voor de betreffende toezegging(en) de datum ondertekening alsnog in en genereer opnieuw de vooraankondigingen.

  • Selecteer bij de Verzameldocumenten de zojuist aangemaakte vooraankondigingen en klik op Inzien. Onder tabblad Gegenereerde bestanden staat het pdf-bestand met vooraankondigingen, klaar om te downloaden en af te (laten) drukken.

  • Bewaar tenslotte de wijzigingen in het actiejaar en het fonds.

Zie ook