Het verzenden (genereren) van vooraankondigingen (pre-notificaties) is een taak die één keer per actiejaar moet worden uitgevoerd voor de deelnemers voor wie betaalwijze 'automatische incasso' is vastgelegd in de toezegging.
In geval van een doorlopende incasso is het ook mogelijk om voordat de eerste incasso gaat plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incassoschema voor een bepaalde periode.
De standaard toezeggingsbrief (met SEPA-machtiging) van LRP kan zowel als toezeggingsbrief én als vooraankondiging gebruikt worden. Een aparte vooraankondiging is dan niet nodig.
Deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) voor wie (in het verleden) in het nieuwe actiejaar al een toezegging is geregistreerd krijgen standaard geen toezeggingsbrief (dit is overigens wel mogelijk). Voor hen is het dus nodig een aparte vooraankondiging te genereren.
Dit moet dus gebeuren voordat aan de hand van de terug ontvangen toezeggingsbrieven de nieuwe deelnemers voor het nieuwe actiejaar worden geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eerste automatische incasso gaat plaatsvinden).
Dit moet dus gebeuren nadat alle nieuwe deelnemers voor het nieuwe actiejaar zijn geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eerste automatische incasso gaat plaatsvinden).
Voor het mogen uitvoeren van een Europese incasso dient u aan twee voorwaarden te voldoen:
Indien op de IBAN van de betreffende geïncasseerde 36 maanden geen (succesvolle) incasso heeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging.
Klik hier voor een schematische weergave
Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar
Klik Genereer en kies vervolgens in het scherm 'Vooraankondigingen genereren' voor Direct uitvoeren.
Als de planner klaar is staan onder tabblad Vooraankondigingen de losse vooraankondigingen per geregistreerde.
Onder tabblad Verzameldocumenten staat de pdf met vooraankondigingen klaar om afgedrukt te worden.
Als bij het genereren van de vooraankondigingen geen datum ondertekening is aangetroffen in de toezegging (bij de betaalwijze automatische incasso) dan wordt hiervan in het log van de plantaak melding gemaakt. Vul voor de betreffende toezegging(en) de datum ondertekening alsnog in en genereer opnieuw de vooraankondigingen.
Selecteer bij de Verzameldocumenten de zojuist aangemaakte vooraankondigingen en klik op Inzien. Onder tabblad Gegenereerde bestanden staat het pdf-bestand met vooraankondigingen, klaar om te downloaden en af te (laten) drukken.