Vooraankondigingen genereren

Voorwaarden vooraankondiging

Voor het mogen uitvoeren van een Europese incasso dient u als gemeente aan twee voorwaarden te voldoen:

  • U dient (als wijkgemeente) in het bezit te zijn van een ondertekende en van een datum voorziene machtiging van de geïncasseerde.
    Aan de inhoud van deze machtiging zijn eisen gesteld.
    • Hiervoor kunt u het van de deelnemer (terug)ontvangen (ondertekende en van een datum voorziene) toezeggingsformulier uit LRP gebruiken. Deze machtiging dient u in LRP te registreren, de datum ondertekening is hierbij van belang.
    • Wanneer u gebruik maakt van een 'eigen' toezeggingsbrief die niet alle gegevens bevat die vereist zijn om als geldige vooraankondiging te kunnen dienen dan bent u verplicht om een aparte vooraankondiging te versturen aan de deelnemers met betaalwijze automatische incasso waarbij geen sprake is van een doorlopende incasso.

  • U dient het voornemen tot het doen van een automatische incasso(reeks) van te voren aan te kondigen bij de geïncasseerde. De wijze van aankondiging is in principe 'vrij', hierbij valt te denken aan andere communicatie met de geïncasseerde, een aankondiging in een 'uitgave' die bij alle deelnemers wordt bezorgd, per e-mail of zelfs via SMS. De communicatie moet echter wel aantoonbaar hebben plaatsgevonden.
    • Deze vooraankondiging moet minimaal het te incasseren bedrag, het incasso-schema en het incassant-ID bevatten. Aan de hand van deze incassant-ID kan de deelnemer (geïncasseerde) verifiëren dat het daadwerkelijk uw (wijk)gemeente is die de incasso heeft uitgevoerd en dat de incasso correct (juiste bedrag en juiste datum) heeft plaatsgevonden.
    • Deze vooraankondiging moet minimaal 14 dagen vóór de (eerste) incasso verzonden worden. Het is toegestaan om met de geïncasseerden een andere (kortere) termijn af te spreken. Belangrijk is wel dat hierover (aantoonbaar) overstemming is tussen incassant en geïncasseerde. In geval van een doorlopende incasso (zoals bij actie kerkbalans) dient u minimaal één keer per jaar, voordat de eerste incasso zal plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incasso-schema voor het betreffende actiejaar.

Indien op de IBAN van de betreffende geïncasseerde 36 maanden geen (succesvolle) incasso heeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging.

Klik hier voor een schematische weergave

Planning verzending vooraankondigingen

Eén keer per actiejaar moet u vooraankondigingen (pre-notificaties) genereren/verzenden aan de deelnemers voor wie betaalwijze automatische incasso is vastgelegd in de toezegging.
Dit kan via:

  • de standaard toezeggingsbrief
  • een aparte vooraankondiging
  • een andere methode van communicatie (zie bij de voorwaarden)

Ook in geval van een doorlopende incasso is het nodig om, voordat de eerste incasso gaat plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incassoschema voor een bepaalde periode.

Vormen van vooraankondiging in LRP

  • De standaard toezeggingsbrief (met SEPA-machtiging) van LRP kan zowel als toezeggingsbrief én als vooraankondiging gebruikt worden. Een aparte vooraankondiging is dan niet nodig.

  • Deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) voor wie (in het verleden) in het nieuwe actiejaar al een toezegging is geregistreerd krijgen standaard geen toezeggingsbrief (dit is overigens wel mogelijk: 'Brief voor deelnemers'). Voor hen is het dus nodig een aparte vooraankondiging te genereren.

    Dit moet dus gebeuren voordat, aan de hand van de terug ontvangen toezeggingsbrieven, de (overige) nieuwe deelnemers voor het nieuwe actiejaar worden geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eerste automatische incasso gaat plaatsvinden).

  • Wanneer uw toezeggingsbrief niet als vooraankondiging kan dienen dan moet u alle deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) via een aparte vooraankondiging op de hoogte stellen van de voorgenomen incasso.

    Dit kan pas nadat u alle nieuwe deelnemers voor het nieuwe actiejaar heeft geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eerste automatische incasso gaat plaatsvinden).

Procedure aparte vooraankondiging

  1. Maak een sjabloon van het type vooraankondiging .
  • Open het betreffende fonds en noteer onder het kopje Instellingen welke sortering in het fonds in gebruik is.

  1. Maak een selectie van de deelnemers aan het fonds / actiejaar met betaalwijze automatische incasso

  • Voer de selectie uit en ga naar het resultaat

  • Klik op Uitdraai maken

    • Selecteer als document Brieven

    • Kies de sortering die in het fonds in gebruik is

    • Kies Fonds en Actiejaar (de vooraankondiging heeft gegevens nodig uit het fonds/actiejaar)

    • Kies het sjabloon van de vooraankondiging (uit punt 1.) en klik op uitdraai maken

      Selectie - vooraankondigingen uitdraai

      Selectie - vooraankondigingen uitdraai

Zie ook