Fonds meerdere termijnen vrij bedrag

In deze paragraaf beschrijven we de procedure voor een financiële actie / een fonds waarbij in één of meerdere termijnen per jaar kan worden betaald. (In de regel wordt in meerdere termijnen betaald.)
De actie Kerkbalans is hier een belangrijk voorbeeld van. Voor het gemak spreken we in deze handleiding over 'Kerkbalans' waar we elke financiële actie / elk fonds met één of meerdere termijnen bedoelen.

De jaarcyclus van de actie Kerkbalans bevat de volgende onderdelen:

Hieronder een beknopt beschrijving (Quick Reference) van de diverse handelingen en acties.

Quick reference
Financieel
  • Controleer of alle IBAN's nog actueel zijn.
  • Controleer betaalwijzen/contracten. De volgorde is bepalend voor de volgorde op de toezeggingsbrief.
  • Indien automatische incasso wordt gebruikt, dan zijn de incassant-ID, machtigings-ID, -type en datum ondertekening verplicht.
  • Na het koppelen van een IBAN aan het fonds zijn alle betaalwijzen van de IBAN beschikbaar in het fonds. De bijdragenadministrateur (BA) kan (ongebruikte) betaalwijzen uit het fonds verwijderen waardoor deze niet op het toezeggingsformulier worden afgedrukt.
Sjablonen
  • De brieven worden als sjablonen door de lokaal beheerder (LB) gemaakt en aangepast.
    • toezeggingsbrief en toezeggingsbrief (herhaling) (voor personen niet op de eerste brief hebben gereageerd), vrije brief en iDEAL e-mail toezegging;
    • vooraankondiging (om het voornemen tot incasso aan te kondigen);
      Een toezeggingsbrief kan ook als vooraankondiging en machtiging voor automatische incasso fungeren. Hiertoe wordt op de toezeggingsbrief extra informatie (SEPA-gerelateerd) afgedrukt.
    • brief met aangehechte acceptgiro (voor voldoen termijn(en));
    • herinneringsbrief en herinnerings-e-mail;
  • Op de toezeggingsbrief kan informatie uit een vorige toezegging/actiejaar worden afgedrukt.
  • Via een vooraankondiging (met vermelding incassotermijnen, bedragen, incassantID, etc.) informeert u deelnemers met betaalwijze automatische incasso (ten minste 14 dagen van tevoren) dat incasso gaat plaatsvinden.
  • Het geregistreerdenummer kan als barcode op het toezeggingsformulier worden afdrukken. Met behulp van een handscanner kan bij snelle invoer toezeggingen het geregistreerdenummer worden gescand.
  • Samen met een toezeggingsbrief kunt u ook een Vrije brief met de meest voorkomende velden uit LRP genereren.
  • Naast brieven kunt u gemeenteleden ook via e-mail uitnodigen voor het invullen van een online toezeggingsformulier. Meer informatie hierover bij SKG.
Fondsen
  • De LB maakt een fonds aan van het type herhaaldelijk vrij bedrag.
  • Vul de vaste gegevens van het fonds in.
  • Koppel een IBAN aan het fonds. De betaalwijzen van de IBAN zijn nu beschikbaar in het fonds, de bijdragenadministratie (BA) kan later betaalwijzen verwijderen voor dit fonds.
  • Vul de overige gegevens in onder Financiële gegevens, Instellingen fonds en Betaalwijzen.
  • Genereer tegelijk met de brieven kan ook een looplijst.
Overige
  • De LB maakt - ten behoeve van de looplijsten - vrije gebieden aan. De vrije gebieden kunnen worden gebruikt in de volgorde van het fonds.
  • Kies een sortering uit de standaardsorteringen, maak indien gewenst een eigen sortering aan. (Alleen de sortering van het fonds wordt gebruikt, niet die van de selectie)
  • Voeg LRP-gebruikers (met rechten als BA) toe aan het fonds, alleen deze gebruikers kunnen met het fonds werken.
  • Oefen het aanmaken en inrichten/voorbereiden van een fonds in de oefenomgeving van LRP.
Voorbereiding
  • De deelnemers in een fonds worden bepaald met behulp van een selectie. Met behulp van subselecties kunnen specifieke doelgroepen of bestaande deelnemers een aparte brief ontvangen.
  • Geregistreerden uitzonderen kan per fonds of met ’Wil nooit bijdragen’ of ’Niet in staat bij te dragen’. Geregistreerden die geen contact wensen (of mogelijk) moeten met de juiste selectiecriteria worden uitgesloten.
  • Overige contacten kunnen deelnemen aan een fonds, ze moeten handmatig aan het fonds worden toegevoegd. (als ze deelnemen aan kerkbalans is aan te raden hen als vriend te registreren).
  • Gemeenten met wijkgemeenten kunnen met (sub)fondsen per wijkgemeente en een verzamelfonds voor de gemeente werken.
  • Selecteer een standaard betaalschema. Dit betaalschema kan verplicht op de brieven worden afgedrukt en wordt bij het invoeren van een nieuwe toezegging standaard ingevuld.
  • Controleer het sjabloon voor de vooraankondiging en genereer (in elk geval vóór het registreren van nieuwe toezeggingen) vooraankondigingen voor de reeds bestaande deelnemers met betaalwijze automatisch incasso.
  • Voor het afdrukken van acceptgiro’s (combola’s) dient u in het bezit te zijn van een juist acceptgiro-contract. Deze sluit u af met uw bank.
    Alvorens zelf acceptgiro’s te mogen afdrukken dient u eerst een testbestand aan te maken, zelf af te drukken en te laten goedkeuren.
  • Oefen het aanmaken en inrichten/voorbereiden van een fonds in de oefenomgeving van LRP.
Productie brieven en e-mails
  • Controleer indien nodig de selectie van het fonds en de de gekoppelde sjablonen (toezeggingsbrieven, vrije brief, e-mail) en genereer brieven/e-mails. Kies voor tegelijk genereren van looplijsten en/of vrije brieven. Met behulp van subselecties kunnen specifieke doelgroepen een aparte brief ontvangen. Bestaande deelnemers kunnen ook de toezeggingsbrief ontvangen, of met behulp van een subselectie een aparte brief (niet zijnde vooraankondiging) krijgen.
  • Looplijsten die gelijktijdig met de brieven worden gegenereerd kunnen in het formaat pdf (mét bladsprong) of CSV worden gemaakt.
  • Bij de toezeggingsbrieven kan gebruik worden gemaakt van een A4/A5 vensterenveloppe. Ook kunnen rechtstreeks vanuit het overzicht uitnodigingen direct etiketten worden afgedrukt.
Verwerken toezeggingen
  • Verwerk de retour ontvangen en ondertekende toezeggingsformulieren als toezegging (deelnemer) en archiveer deze voor betaalwijze automatische incasso als machtiging en bewijs van vooraankondiging.
  • Registreer bij betaalwijze automatische incasso de datum ondertekening van de machtiging. (machtigings-ID en -type worden automatisch gevuld).
  • Met behulp van de machtiginsrapportage kan een overzicht worden gegenereerd van aanwezige (geldige) machtigingen.
  • Bij een fonds zonder betaalwijze automatische incasso is het mogelijk in één keer voor iedereen een toezegging te genereren. Maak hierbij een keuze welke gegevens moeten worden overgenomen: voor de standaard waarden van het fonds, of historische gegevens van afgelopen jaar of laatst bekende gegeven.
Maandelijks genereren
  • Genereer incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails en betaalwijze overige. Acceptgiro’s kunnen in de vorm van 3 per blad of brief met acceptgiro worden gegenereerd.
  • Geef voor het incassobestand aan de maand en incassodatum aan. Denk om tijdige aanlevering van incassobestanden aan de bank. Het genereren van incassobestanden kan ook voor heel het jaar worden ingepland.
  • Direct na genereren kan het incassobestand automatisch worden verwerkt tot boekstuk dat op de incassodatum wordt verwerkt.
  • Alle gegenereerde bestanden bevinden zich onder de verzameldocumenten. SKG/iDEAL e-mails moeten vanuit de verzameldocumenten worden verzonden en kunnen daar ook gecorrigeerd/opnieuw verzonden worden.
Inboeken
  • Ontvangsten en storneringen worden geboekt in een boekstuk. LRP kent drie typen boekstukken: handmatig, digitaal, incassorun.
  • Met type handmatig voert u een ontvangst of een stornering handmatig in. Dit kan via 'snelle' invoer of via 'normale' invoer.
    Bij snelle invoer wordt de ontvangst van een volledige termijnbedrag bevestigd, bij normale invoer kan de ontvangst flexibel worden toegekend aan één of meerdere toezeggingen of aan fondsen zonder toezegging.
  • Met type digitaal bedoelen we in in LRP het SEPA-formaat CAMT.053.
    • Bij het aanmaken van een digitaal boekstuk herkent LRP het type bestand.
    • Bij het inlezen maakt LRP in tabblad Afschriften onderscheid in afschriften die wél en mogelijk niet voor LRP bedoeld zijn.
      Bevestig de juistheid van de onder tabblad Genegeerd geplaatste afschriften; ook kunt u een hier getoond dagafschrift omzetten in een kandidaat transactie.
    • Na inlezen staan de transacties klaar onder Kandidaat transacties, verwijder de niet ter zake doende transacties en boek de overlijvende gewenste transacties in.
  • Het heeft de voorkeur om direct na het genereren van een incassobestand (incassorun) deze te laten verwerken tot boekstuk dat door de planner van LRP op de incassodatum wordt verwerkt.
Nazorg
  • Maak eventueel voor personen met betalingsachterstand een herinnering in de vorm van een brief met aangehechte acceptgiro, losse acceptgiro of herinneringse-mail. Bepaal eerst de actuele achterstand bij overzicht Deelnemers behulp van de knop Bereken achterstanden.
  • Genereer op tabblad Herinneringen de herinneringen tot en met een bepaalde maand, waarbij gekeken word of op het moment van herinneren het bedrag ontvangen is dat per de opgegeven maand ontvangen had moeten zijn.

  • Genereer op tabblad Selectie voor geregistreerden die nog niet hebben gereageerd op de toezeggingsbrief/-e-mail een tweede (herinnerings)toezeggingsbrief of -e-mail.

  • Ten behoeve van verslaglegging / controle kunnen diverse rapportages worden gegenereerd:
    • Invoerrapportage;
    • Recapitulatie of overzicht mutaties per boekstuk
    • Overzicht ontvangen / te verwachten
    • Machtigingsrapportage

Voor nadere uitleg over deze rapportages verwijzen we naar elders in deze handleiding.