Handmatige invoer dagafschrift
Ontvangsten en storneringen waarvan u alleen een (niet geautomatiseerd verwerkbaar) dagafschrift van de bank ontvangt kunnen alleen handmatig in LRP worden geboekt.
- Open menu Bijdragenadministratie > Ontvangsten & storneringen
- klik op Nieuw, kies type Handmatig voor het verwerken van het dagafschrift en klik op Volgende.
- Vul het boekstuknummer en de datum
Er zijn nu drie mogelijkheden:
- Handmatig nieuwe ontvangsten invoeren
- Snelle invoer, waarbij u 'klaarstaande' termijnbedragen kunt afvinken.
- Handmatig storneringen verwerken
Handmatig nieuwe ontvangsten invoeren
- Klik in tabblad Ontvangsten op Nieuw
- Geef de ontvangst eventueel een omschrijving en zoek de geregistreerde/overig contact op:
- Geregistreerdenummer
- Achternaam
LRP zoekt naar de (gedeeltelijk) ingevoerde (eigen) achternaam met de conditie 'achternaam begint met'. Het zoeken naar achternaam is niet hoofdlettergevoelig. - Niet ingeschrevenen
LRP zoekt naar de (gedeeltelijk) ingevoerde (eigen) achternaam met de conditie 'achternaam begint met'. Verschil met bovenstaande zoekmethode is dat LRP zoekt binnen de niet-ingeschrevenen (vertrokken, uitschrijving loopt, uitgeschreven, overleden). - Bankrekening
LRP zoekt naar het (gedeeltelijk) ingevoerde bankrekeningnummer (BBAN) met de conditie 'bankrekeningnummer bevat'. - Uitgebreid zoeken
Uitgebreid zoeken binnen ingeschreven en niet-ingeschreven personen.
Na selecteren van de gewenste persoon vult LRP automatisch de persoonsgegevens en de standaard IBAN van de betreffende persoon in.
- Onder het kopje Toezeggingen staan de (niet gearchiveerde) jaren per fonds/fondsen waarvoor de geregistreerde een toezegging heeft gedaan (of is vastgelegd). U kunt op actiejaar filteren/beperken.
- Selecteer de gewenste toezegging en klik op Ken bedrag toe aan toezegging.
- Vul het ontvangen bedrag dat voor dit fonds bedoeld is en eventueel een opmerking in en klik op Opslaan.
Zie hier voor meer informatie over het verwerken (salderend' boeken) van ontvangsten door LRP.
Onder het kopje Toegekende bedragen kunt u:
- een toegekend bedrag wijzigen/corrigeren (Bewerken);
- een toegekend bedrag verwijderen (Verwijderen);
een ontvangst aan een (ander) fonds van de (wijk)gemeente toekennen (waarvoor de geregistreerde géén toezegging heeft gedaan) (Toekennen aan ander fonds).
Toekennen aan ander fonds - ken bedrag toe - Vul het bedrag in, selecteer het fonds en het gewenste actiejaar waaraan de ontvangst moet worden toegekend. Leg eventueel nog een opmerking vast en klik op Opslaan.
- Klik op Opslaan en volgende invoeren of op Opslaan & sluiten.
- Wanneer klaar met boeken, klik in het boekstuk op Opslaan en totalen berekenen, LRP werkt nu de totalen van het boekstuk, actiejaar en fonds bij.
Snelle invoer ontvangsten
Bij snelle invoer ontvangsten bevestigt u voor een fonds / actiejaar / termijn de ontvangst van een volledig termijnbedrag (betaalwijze acceptgiro, SKG/iDEAL e-mail of betaalwijze 'overig').
Als geen incassorun inleest (en met de bank een incasso-contract is afgesloten waarin incasso's individueel worden teruggemeld via het dagafschrift) dan kunt u ook de ontvangst een incasso bevestigen.
Termijnen die al voldaan zijn worden in dit overzicht niet getoond.
Verschil tussen 'snelle invoer ontvangsten' en (normaal) inboeken van een ontvangst:
- bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst kunt u deze flexibel toekennen;
- bij de snelle invoer kunt u alleen kiezen voor een volledig bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand.
Ook bij 'snelle invoer ontvangsten' boekt LRP éérst op onvolledige en openstaande (oude) termijnen.
- Klik in het scherm Boekstuk (type handmatig) op het tabblad Snelle invoer en selecteer respectievelijk het Fonds, (actie)jaar en de maand waarvoor een ontvangst wilt boeken.
Boekstuk - snelle invoer LRP toont nu de incasso's, acceptgiro's, iDEAL e-mails en betaalwijze 'overig' van alle deelnemers voor het geselecteerde fonds / actiejaar / maand.
- LRP toont alleen de maanden waarvoor is gegenereerd en waarvoor nog geen ontvangst is geboekt.
- met de knop Toon zoekveld kunt u direct zoeken naar een geregistreerde, IBAN, betalingskenmerk, etc.
Selecteer een of meerdere regels in dit overzicht en klik op Bevestig Ontvangst.
- Wanneer klaar met boeken, klik in het boekstuk op Opslaan en totalen berekenen, LRP werkt nu de totalen van het boekstuk, actiejaar en fonds bij.
Handmatig stornering verwerken
Storneringen zijn correcties op boekingen van ontvangsten.
Het kan hierbij gaan om storneringen van:
- handmatig verkeerd toegekende ontvangsten
- door LRP verkeerd toegekende ontvangsten
- ontvangsten onstaan uit de verwerking van automatische incassos*
* Sinds de invoer van SEPA worden automatische incasso's in eerste instantie altijd uitgevoerd, hierbij kan 'afkeur' optreden (rekening gesloten, rekeninghouder overleden, machtiging geannuleerd of geen machtiging; weigering van de incasso op verzoek van de betaler en verschillende vormen van terugboekingen).
Van deze mislukte betalingen, terugboekingen of wijzigingen in machtigingen komt een melding terug van de bank. Deze 'afkeur' wordt door LRP verwerkt bij het verwerken van de elektronische afschriften, zie digitaal dagafschrift inlezen.
- Klik in het scherm Boekstuk (type handmatig) op het tabblad Storneringen en klik op Nieuw.
Vul de transactiedatum
Selecteer de ontvangst om te corrigeren aan de hand van het 'transactienummer' (dit wordt getoond en is te kopieëren in een boekstuk onder het kopje Mutatieoverzicht gedetailleerd). Klik op de knop achter het veld Transactienummer.
- Vul één of meer zoekcriteria (of het in het 'Mutatieoverzicht gedetailleerd' gekopieerde transactienummer) in en klik op Zoeken.
Selecteer de juiste transactie, hierna wordt de informatie in het scherm 'stornering boeken' getoond.
In het Mutatieoverzicht gedetailleerd staat de nu zojuist aangebrachte correctie.Bewaar de stornering met Opslaan.
- Wanneer klaar met boeken, klik in het boekstuk op Opslaan en totalen berekenen, LRP werkt nu de totalen van het boekstuk, actiejaar en fonds bij.