Als u een selectie heeft gekozen / gecontroleerd en de nodige sjablonen hebt geselecteerd dan kunt u de toezeggingsuitnodigingen (toezeggingsbrieven, toezeggings-e-mails) looplijsten en vrije brieven genereren.
Met behulp van subselecties kunt u voor één of meerdere doelgroepen in uw gemeente een aparte brief/e-mail genereren.
U moet dan wel pér doelgroep een apart sjabloon maken en deze aan de gewenste subselectie koppelen.
Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar, selecteer tabblad Selectie.
In het overzicht onder het tabblad Zonder brief/e-mail en zonder toezegging staan de (ingeschreven) geregistreerden vermeld die, gebaseerd op criteria van de gekozen selectie, in aanmerking komen voor het toezenden van een brief / iDEAL e-mail.
Het kan gebeuren dat LRP niet voor alle geregistreerden in dit overzicht een uitnodiging genereert:
Als in het Actiejaar in tabblad Algemeen onder kopje Instellingen genereren toezeggingsbrieven een vinkje staat bij Brief voor deelnemers dan maakt LRP ook een toezeggingsbrief (of toezeggings-e-mail) aan voor de geregistreerden in de selectie die dus nog geen deelnemer zijn (standaard) én voor geregistreerden waarvoor al een toezegging is ingevoerd (al deelnemer zijn).
Als in het Actiejaar in tabblad Algemeen onder kopje Instellingen genereren toezeggingsbrieven een vinkje staat bij Brief geregistr. met ontvangst dan maakt LRP ook een toezeggingsbrief (of toezeggings-e-mail) aan voor geregistreerden waarvoor in het huidige actiejaar al wél een ontvangst is vastgelegd maar géén toezegging is ingevoerd (niet in het overzicht Deelnemers voorkomen).
Klik op de knop Genereer brieven/e-mails voor hele selectie om voor alle geselecteerden voor dit actiejaar een toezeggingsbrief, looplijst en eventueel een vrije brief te maken.
Maak een keuze in het veld Aanpassingen lay-out looplijst en selecteer welke gegevens op de looplijst (maak een keuze tussen CSV of PDF) moeten worden afgedrukt.
Zet een vinkje bij Genereer vrije brieven op basis van het gekozen sjabloon om tegelijk met de toezeggingsbrieven - in volgorde van de toezeggingsbrieven - een vrije brief te genereren.
Klik op tabblad Uitnodigingen om de afzonderlijke brieven, SKG/iDEAL e-mails of vrije brieven te kunnen inzien, afdrukken en/of verder te verwerken.
Dit overzicht (in volgorde van de toezeggingsbrieven) kun u rechtstreeks exporteren naar CSV om buiten LRP verder te verwerken. (om bijvoorbeeld eigen looplijsten of etiketten te maken)
Onder tabblad Documenten staan de gegenereerde documenten in verzamel pdf-bestanden en e-mails.
Als bij het genereren:
Onder tabblad SKG / iDEAL staat een overzicht van de gegenereerde e-mailberichten.
Deze e-mailberichten zijn in dit stadium van het proces nog niet verzonden!
Sluit de vensters en klik op Opslaan om het actiejaar te bewaren.
Als 'bijzondere' werkzijze kan LRP in één keer voor alle geselecteerden een toezegging aanmaken, zondar daarvoor een uitnodiging te versturen of te verwerken.
Alle geselecteerden worden dus (ongevraagd) deelnemer gemaakt
Deze procedure staat hier beschreven.