Toezeggingsuitnodigingen maken

Als u een selectie heeft gekozen / gecontroleerd en de nodige sjablonen hebt geselecteerd dan kunt u de toezeggingsuitnodigingen (toezeggingsbrieven, toezeggings-e-mails) looplijsten en vrije brieven genereren.

Met behulp van subselecties kunt u voor één of meerdere doelgroepen in uw gemeente een aparte brief/e-mail genereren.
U moet dan wel pér doelgroep een apart sjabloon maken en deze aan de gewenste subselectie koppelen.

stappenplan

  • selecteer het kerkbalans fonds;
  • kies de juiste sjablonen (toezeggingsuitnodigingen en evt. vrije brief), bij meerdere doelgroepen, bij subselecties kies de juiste extra sjablonen;
  • stel bij het fonds in het actiejaar in of deelnemers ook een toezeggingsuitnodiging moeten krijgen;
  • klik op het tabblad Zonder brief/e-mail en zonder toezegging;
  • genereer de brieven/e-mails (en looplijst) voor de hele selectie;
  • gebruik vrije gebieden in de sortering voor het groeperen/sorteren per loopwijk;
  • onder het tabblad uitnodigingen staan de individuele brieven / e-mails;
  • onder het tabblad documenten staan
    • de samengevoegde gegenereerde pdf-bestanden, om af te drukken door uzelf of een drukker;
    • de e-mails klaar voor verzending, ná verzending kunnen uitgevallen e-mails hier gecorrigeerd en opnieuw verzonden worden.

Beknopte procedure

Genereren brieven en e-mails

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar, selecteer tabblad Selectie.

    Fonds - actiejaar - selectie

    Fonds - actiejaar - selectie

In het overzicht onder het tabblad Zonder brief/e-mail en zonder toezegging staan de (ingeschreven) geregistreerden vermeld die, gebaseerd op criteria van de gekozen selectie, in aanmerking komen voor het toezenden van een brief / iDEAL e-mail.

Het kan gebeuren dat LRP niet voor alle geregistreerden in dit overzicht een uitnodiging genereert:

  • selectie is niet bijgewerkt (klik op de knop Ververs gekoppelde selectie(s) )
  • geregistreerden kunnen in hun geregistreerdedossier financiële blokkades hebben (pas de criteria van uw selectie aan onder Blokkades )
  • ook kan de geregistreerde specifiek voor dit fonds een uitlsuiting hebben.
  • Als in het Actiejaar in tabblad Algemeen onder kopje Instellingen genereren toezeggingsbrieven een vinkje staat bij Brief voor deelnemers dan maakt LRP ook een toezeggingsbrief (of toezeggings-e-mail) aan voor de geregistreerden in de selectie die dus nog geen deelnemer zijn (standaard) én voor geregistreerden waarvoor al een toezegging is ingevoerd (al deelnemer zijn).

  • Als in het Actiejaar in tabblad Algemeen onder kopje Instellingen genereren toezeggingsbrieven een vinkje staat bij Brief geregistr. met ontvangst dan maakt LRP ook een toezeggingsbrief (of toezeggings-e-mail) aan voor geregistreerden waarvoor in het huidige actiejaar al wél een ontvangst is vastgelegd maar géén toezegging is ingevoerd (niet in het overzicht Deelnemers voorkomen).

  • Klik op de knop Genereer brieven/e-mails voor hele selectie om voor alle geselecteerden voor dit actiejaar een toezeggingsbrief, looplijst en eventueel een vrije brief te maken.

    • Maak een keuze in het veld Aanpassingen lay-out looplijst en selecteer welke gegevens op de looplijst (maak een keuze tussen CSV of PDF) moeten worden afgedrukt.

      Genereren toezeggingsbrieven - toezeggingsbrief keuze

      Genereren toezeggingsbrieven - toezeggingsbrief keuze
      • Aléén als u een keuze maakt uit de lijst met aanpassingen maakt LRP samen met de brieven een looplijst.
      • Als u in de sortering geen vrije gebieden hebt opgenomen dan kan LRP deze ook niet afdrukken op /exporteren naar de looplijst (ook niet als u hebt gekozen voor de optie om (wél) vrije gebieden af te drukken).
      • LRP kan geen bladsprong maken. Als deze gewenst is, kies dan voor exporteren naar CSV om deze zelf te maken.)
    • Zet een vinkje bij Genereer vrije brieven op basis van het gekozen sjabloon om tegelijk met de toezeggingsbrieven - in volgorde van de toezeggingsbrieven - een vrije brief te genereren.

Uitnodigingen
  • Klik op tabblad Uitnodigingen om de afzonderlijke brieven, SKG/iDEAL e-mails of vrije brieven te kunnen inzien, afdrukken en/of verder te verwerken.

    Fonds - actiejaar - uitnodigingen

    Fonds - actiejaar - uitnodigingen

    Dit overzicht (in volgorde van de toezeggingsbrieven) kun u rechtstreeks exporteren naar CSV om buiten LRP verder te verwerken. (om bijvoorbeeld eigen looplijsten of etiketten te maken)

Documenten
  • Onder tabblad Documenten staan de gegenereerde documenten in verzamel pdf-bestanden en e-mails.

    Fonds - actiejaar - documenten

    Fonds - actiejaar - documenten

    Als bij het genereren:

    • een overleden persoon is aangetroffen dan wordt hiervan melding gedaan in kolom Overleden geregistreerden.
    • een IBAN is aangetroffen die is geblokkeerd dan wordt hiervan melding gedaan in kolom Geblokkeerde IBAN.
    • Open een geselecteerde regel met Inzien

Verwerking documenten - pdf

Documenten - pdf

Documenten - documenten voor incasseren

Documenten - documenten voor incasseren
  • Download onder tabblad Gegenereerde bestanden het gewenste (één of meerdere tegelijk) verzamelbestand. Dit bevat alle toezeggingsbrieven (inclusief eventueel aangehechte acceptgiro's) in pdf-formaat.
  • Download onder tabblad Vrije brieven de vrije brieven
  • Druk deze brieven af of laat ze afdrukken.
Documenten - e-mail
  • Onder tabblad SKG / iDEAL staat een overzicht van de gegenereerde e-mailberichten.

    Documenten voor incasseren - SKG/iDEAL e-mails

    Documenten voor incasseren - SKG/iDEAL e-mails

    Deze e-mailberichten zijn in dit stadium van het proces nog niet verzonden!

    • Verzend met Alle/geselecteerde e-mails verzenden alle respectievelijk de geselecteerde e-mails, hierna wordt in het scherm Fonds > actiejaar > Documenten kolom E-mail verstuurd gewijzigd in 'Ja'.
    • Met de knop Voorbeeld e-mail tonen kunt u een nog niet verzonden e-mail bekijken en controleren.
    • Met de knop Inzien kunt u verzonden e-mail bekijken.
    • Met de knop Inzien > Bewerken en opnieuw verzenden kunt u een verzonden e-mail aanpassen en opnieuw verzenden.
  • Onder tabblad Niet verzonden / mislukte e-mails staan de e-mails die niet succesvol konden worden verzonden. U kunt hier de e-mails aanpassen en alsnog verzenden.
  • E-mails die niet succesvol konden worden bezorgd (de zogenaamde bounces: niet bestaand maar wel geldig e-mailadres, mailbox vol, etc.) worden teruggemeld aan het e-mailadres dat bij de inrichting van het actiejaar onder tabblad Algemeen onder het kopje Instellingen e-mail voor actiejaar staat vermeld in veld Afzender e-mailadres.
    Zie voor meer informatie over e-mailinstellingen tabblad Algemeen van het Actiejaar

Sluit de vensters en klik op Opslaan om het actiejaar te bewaren.

Toezeggingen voor hele selectie genereren

Als 'bijzondere' werkzijze kan LRP in één keer voor alle geselecteerden een toezegging aanmaken, zondar daarvoor een uitnodiging te versturen of te verwerken.

Alle geselecteerden worden dus (ongevraagd) deelnemer gemaakt

Deze procedure staat hier beschreven.

Zie ook

Toezeggingsuitnodigingen nazorg