Toezeggingsuitnodigingen maken

Als u een selectie heeft gekozen / gecontroleerd en de nodige sjablonen hebt geselecteerd dan kunt u de toezeggingsuitnodigingen (toezeggingsbrieven, toezeggings-e-mails) looplijsten en vrije brieven genereren.

Met behulp van subselecties kunt u voor één of meerdere doelgroepen in uw gemeente een aparte brief/e-mail genereren.
U moet dan wel pér doelgroep een apart sjabloon maken en deze aan de gewenste subselectie koppelen.

Beknopte procedure

  • selecteer het kerkbalans fonds;
  • kies de juiste sjablonen (toezeggingsuitnodigingen en evt. vrije brief), bij meerdere doelgroepen, bij subselecties kies de juiste extra sjablonen;
  • stel bij het fonds in het actiejaar in of deelnemers ook een toezeggingsuitnodiging moeten krijgen;
  • klik op het tabblad geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging;
  • genereer de brieven/e-mails (en looplijst) voor de hele selectie;
  • gebruik vrije gebieden in de sortering voor het groeperen/sorteren per loopwijk;
  • onder het tabblad uitnodigingen staan de individuele brieven / e-mails; hier kunt u ook etiketten afdrukken;
  • onder het tabblad verzameldocumenten staan
    • de samengevoegde gegenereerde pdf-bestanden, om af te drukken door uzelf of een drukker;
    • de e-mails klaar voor verzending, ná verzending kunnen uitgevallen e-mails hier gecorrigeerd en opnieuw verzonden worden.

Procedure

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > selecteer fonds > open (huidig) actiejaar, selecteer tabblad Selectie.

    Fonds - actiejaar - selectie

    Fonds - actiejaar - selectie

In het overzicht onder het tabblad Zonder brief/e-mail en zonder toezegging staan de (ingeschreven) geregistreerden vermeld die, gebaseerd op criteria van de gekozen selectie, in aanmerking komen voor het toezenden van een brief / iDEAL e-mail.

Het kan gebeuren dat LRP niet voor alle geregistreerden in dit overzicht een uitnodiging genereert:

  • selectie is niet bijgewerkt (klik op de knop Ververs gekoppelde selectie(s) )
  • geregistreerden kunnen in hun geregistreerdedossier financiële blokkades hebben (pas de criteria van uw selectie aan onder Blokkades)
  • ook kan de geregistreerde specifiek voor dit fonds een uitlsuiting hebben.
  • Als in het Actiejaar in tabblad Algemeen onder kopje Instellingen genereren toezeggingsbrieven een vinkje staat bij Brief voor deelnemers dan maakt LRP ook een toezeggingsbrief (of toezeggings-e-mail) aan voor de geregistreerden in de selectie die dus nog geen deelnemer zijn (standaard) én voor geregistreerden waarvoor al een toezegging is ingevoerd (al deelnemer zijn).

  • Als in het Actiejaar in tabblad Algemeen onder kopje Instellingen genereren toezeggingsbrieven een vinkje staat bij Brief geregistr. met ontvangst dan maakt LRP ook een toezeggingsbrief (of toezeggings-e-mail) aan voor geregistreerden waarvoor in het huidige actiejaar al wél een ontvangst is vastgelegd maar géén toezegging is ingevoerd (niet in het overzicht Deelnemers voorkomen).

  • Klik op de knop Genereer brieven/e-mails voor hele selectie om voor alle geselecteerden voor dit actiejaar een toezeggingsbrief, looplijst en eventueel een vrije brief te maken.

    • Maak een keuze in het veld Aanpassingen lay-out looplijst en selecteer welke gegevens op de looplijst (maak een keuze tussen CSV of PDF) moeten worden afgedrukt.

      Genereren toezeggingsbrieven - toezeggingsbrief keuze

      Genereren toezeggingsbrieven - toezeggingsbrief keuze
      • Aléén als u een keuze maakt uit de lijst met aanpassingen maakt LRP samen met de brieven een looplijst.
      • Als u in de sortering geen vrije gebieden hebt opgenomen dan kan LRP deze ook niet afdrukken op /exporteren naar de looplijst (ook niet als u hebt gekozen voor de optie om (wél) vrije gebieden af te drukken).
      • LRP kan geen bladsprong maken. Als deze gewenst is, kies dan voor exporteren naar CSV om deze zelf te maken.)
    • Zet een vinkje bij Genereer vrije brieven op basis van het gekozen sjabloon om tegelijk met de toezeggingsbrieven - in volgorde van de toezeggingsbrieven - een vrije brief te genereren.
  • Klik op tabblad Uitnodigingen om de afzonderlijke brieven, SKG/iDEAL e-mails of vrije brieven te kunnen inzien, afdrukken en/of verder te verwerken.

    Fonds - actiejaar - uitnodigingen

    Fonds - actiejaar - uitnodigingen

    Dit overzicht (in volgorde van de toezeggingsbrieven) kun u rechtstreeks exporteren naar CSV om buiten LRP verder te verwerken. (om bijvoorbeeld eigen looplijsten of etiketten te maken)

  • Onder tabblad Verzameldocumenten staan de gegenereerde documenten in verzamelpdf-bestanden.
    Als bij het genereren:
    • een overleden persoon is aangetroffen dan wordt hiervan melding gedaan in kolom Overleden geregistreerden.
    • een IBAN is aangetroffen die is geblokkeerd dan wordt hiervan melding gedaan in kolom Geblokkeerde IBAN.

      Fonds - actiejaar - verzameldocumenten

      Fonds - actiejaar - verzameldocumenten
      • Open een geselecteerde regel met Inzien

        Verzameldocumenten - documenten voor incasseren

        Verzameldocumenten - documenten voor incasseren
      • Download onder tabblad Gegenereerde bestanden het gewenste (één of meerdere tegelijk) verzamelbestand. Dit bevat alle toezeggingsbrieven (inclusief eventueel aangehechte acceptgiro's) in pdf-formaat.
      • Download onder tabblad Vrije brieven en etiketten de vrije brieven en etiketten.
      • Onder tabblad SKG / iDEAL een overzicht van de gegenereerde (maar nog niet verzonden(!)) e-mailberichten.

        Documenten voor incasseren - SKG/iDEAL e-mails

        Documenten voor incasseren - SKG/iDEAL e-mails

        Deze e-mailberichten zijn in dit stadium van het proces nog niet verzonden!

        Met E-mail verzenden kunt u deze e-mails verzenden, hierna wordt in het scherm Fonds - actiejaar > Verzameldocumenten kolom E-mail verstuurd gewijzigd in 'Ja'.

      • Onder tabblad Niet verzonden / mislukte e-mails staan de e-mails die niet succesvol konden worden verzonden. U kunt hier de e-mails aanpassen en alsnog verzenden.
      • E-mails die niet succesvol konden worden bezorgd (de zogenaamde bounces: niet bestaand maar wel geldig e-mailadres, mailbox vol, etc.) worden teruggemeld aan het e-mailadres dat bij de inrichting van het actiejaar onder tabblad Algemeen onder het kopje Instellingen e-mail voor actiejaar staat vermeld in veld Afzender e-mailadres.
        Zie voor meer informatie over e-mailinstellingen tabblad Algemeen van het Actiejaar
  • Sluit de vensters en klik op Opslaan om het actiejaar te bewaren.

Zie ook