Voorbereiding LB en BA

Voordat een fonds in gebruik kan worden genomen moet de Lokaal beheerder (LB) - uiteraard in afstemming met de kerkrentmeesters en de bijdragenadministrateur (BA) die van dit fonds gebruik gaat maken - de volgende zaken voorbereiden.

Lokaal beheerder, financiële basisgegevens en fonds

De lokaal beheerder registeert financiële basisgegevens: de IBAN('s) en betaalwijzen voor de (wijk)gemeente.
Vrije gebieden kunnen worden gebruikt voor looplijsten.
Tenslotte maakt de Lokaal Beheerder een fonds aan en legt vast welke gebruikers (welke bijdragenadministrateurs) toegang hebben tot dit fonds.

Bijdragenadministrateur

  • Open menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties > open fonds

Fonds beweken

Fonds bewerken

Fondsgegevens

Diverse gegevens van het fonds zijn door de Lokaal beheerder bij het aanmaken van het fonds al ingevuld. U kunt ze desgewenst aanpassen.

Belangrijk is het Type aanschrijfnaam correct in te stellen. Hiermee kiest u hoe de deelnemer aangeschreven wordt:

  • Aanschrijfnaam geregistreerde: aanschrijfnaam van de geregistreerde
  • PE naam: de naam van de Pastorale eenheid (PE) bij het aanschrijven van het PE hoofd, de overige personen worden met hun respectievelijke aanschrijfnaam aangeschreven.

Financiële gegevens

Fonds bewerken - financiële gegevens

Fonds bewerken - financiële gegevens
  • Vul eventueel het grootboeknummer in waarop u de bijdragen voor dit fonds in uw boekhouding boekt (alleen van belang als u van een boekhoudpakket gebruik maakt)

  • Als het Afwijkingspercentage is ingevuld dan toont LRP bij invoer van een toezeggingsbedrag een waarschuwing als het ingevulde bedrag meer dan het opgegeven percentage afwijkt van het laatst toegezegde bedrag.

  • Bij Minimum bedrag incasso / acceptgiro kunt u een bedrag opgeven waaronder LRP geen incasso's / acceptgiro's mag genereren. LRP maakt hier dan melding van in het logbestand van de documenten.

    Aanleidingen voor het gebruik van zo'n minimum bedrag kunnen zijn:

    • de kosten die verbonden zijn aan het doen verwerken van een automatische incasso en/of een herinnering (acceptgiro);
    • het voorkomen dat LRP bij betaaltermijnen en herinneringen acceptgiro's, incasso's aanmaakt voor - naar uw mening - te kleine bedragen.

      LRP verwerkt geen bedragen onder 50 cent.

  • Zet een vinkje bij Afsluiten vorig actiejaar en vul vervolgens de datum (dag en maand) in, waarna LRP ontvangsten voor dit fonds niet meer automatisch zal toekennen aan openstaande termijnen van oude actiejaren. Ontvangsten die daardoor niet kunnen worden 'gematcht' moet u dan zelf toekennen.

  • Met een vinkje bij Toekennen via betalingskenmerk (betaalkenmerk) zal LRP bij het inlezen van betalingsbestanden ontvangsten alleen op basis van een geldig betalingskenmerk automatisch toekennen aan openstaande termijnen voor dit fonds.
    Ontvangsten die voor dit fonds bedoeld zijn maar niet beschikken over een (geldig) betalingskenmerk zal LRP niet automatisch toekennen.

    Nadere toelichting:

    • standaard (= zonder dit vinkje) probeert LRP volgens bepaalde algoritmes (zie toekenningshistorie onder mutatieoverzicht gedetailleerd van een boekstuk ) ontvangsten zonder geldig betalingskenmerk alsnog toe te kennen;
    • met een vinkje (voor het beperken) zullen ontvangsten zonder geldig betalingskenmerk met een (rood kruis) worden gemarkeerd. Deze moeten handmatig worden toegekend.

    Met een 'ongeldig betalingskenmerk' bedoelen we een betalingskenmerk dat niet door LRP is gemaakt en en/of niet in LRP bekend is.
    Enkele veelvoorkomende oorzaken van een ongeldig betalingskenmerk zijn:

    • bij het doen van de betaling is geen betalingskenmerk ingevuld (niet bij betalingskenmerk noch in de omschrijving);
    • foutief betalingskenmerk;
    • betalingskenmerk van ander fonds;
    • betalingen vanuit (vaak oude) periodieke overschrijvingen met oude omschrijvingen en betalingskenmerken.

      Door LRP ontvangsten alléén op basis van betalingskenmerk automatisch toe te laten kennen is te verwachten dat het aantal niet automatisch toegekende ontvangsten ( 'rode kruizen') zal toenemen.
      Bij een groot aantal deelnemers met betaalwijze 'overig' is het dan ook niet aan te raden om LRP alleen via betalingskenmerk automatisch te laten toekennen.

    Zie voor meer informatie over het verwerken ('salderend' boeken) van ontvangsten door LRP de inleiding.
    Zie bij digitaal dagafschrift inlezen voor meer informatie over het inlezen en 'matchen' van ontvangsten.

IBAN

Fonds bewerken - IBAN

Fonds bewerken - IBAN
  • Selecteer in de lijst met IBAN's die zijn vastgelegd bij de (wijk)gemeente het juiste IBAN, de overige gegevens worden, na keuze, automatisch ingevuld.

    Een gemeentelijke IBAN kan niet tegelijk op wijkniveau én op gemeenteniveau worden ingevoerd in LRP.

    Als er in de gemeente meerdere IBAN's beschikbaar zijn dan raden we aan (maar het is niet(!) verplicht) om per fonds een aparte IBAN te gebruiken; dit met het oog op het trefzeker matchen van ontvangsten.

Instellingen fonds

Fonds bewerken - instellingen fonds

Fonds bewerken - instellingen fonds

Een vinkje in het veld DO toegang betekent dat support-medewerkers van het LRP-team van de Dienstenorganisatie (op uw verzoek) toegang hebben tot dit fonds. Dit stelt het LRP-team in staat uw vragen omtrent dit fonds te beantwoorden en support te verlenen. Alleen de lokaal beheerder kan deze instelling wijzigen.

Een vinkje in het veld Financieel beheer door DO betekent dat u het financieel beheer van dit fonds aan de Dienstenorganisatie heeft overgedragen. Alleen medewerkers van de Dienstenorganisatie kunnen deze instelling wijzigen.

  • Kies een Selectie

    De doelgroep(en) die u wilt benaderen voor het deelnemen aan dit fonds (Kerkbalans) bepaalt u via een enkele selectie of via een selectie met subselecties.

    In het algemeen worden gemeenteleden jaarlijks aan het begin van het actiejaar aangeschreven voor Kerkbalans.
    Als u bij de aanschrijving verschillende doelgroepen apart wilt benaderen (bijvoorbeeld met verschillende brieven, e-mail), dan moet u, naast een standaard selectie, per doelgroep een (extra) subselectie aanmaken. Dit is een eenmalige taak.
    Zolang de selectiecriteria niet veranderen kunt een selectie jaar weer opnieuw gebruiken.

    Zie voor meer informatie en filmpje selectie kiezen (met subselecties) en selecties maken .

    Enkele adviezen in de voorbereidingsfase:

    • Controleer of het resultaat van de selectie(s) nog juist is door nogmaals het totaaloverzicht van de selectie(s) te maken en het resultaat te vergelijken met voorgaand jaar. Hierbij kan een controle plaatsvinden op de aantallen en (steekproefsgewijs) op persoonsgegevens.
    • Als de toezeggingsbrieven worden rondgebracht, verdient het aanbeveling om in een vroeg stadium de selectie en de gebiedsindeling (looplijsten) te (laten) controleren. Zo komt u bijtijds problemen in de adressering en bezorging op het spoor.
    • Looplijsten kunt u tegelijk met het genereren van toezeggingsbrieven aanmaken. Zie ook Vrije gebieden en sorteringen
  • Selecteer een Sortering

    De sortering in een fonds bepaalt in welke volgorde de output (acceptgiro's, brieven, herinneringen) wordt gegenereerd.
    Zie voor meer informatie paragraaf Sorteringen.

    Door vrije gebieden op te nemen in de sortering kunt u looplijsten voor de bezorging aanmaken.
    Als de sortering juist is samengesteld dan wordt de looplijst gesorteerd naar vrij gebied, en binnen elk vrij gebied opnieuw gesorteerd, afgedrukt.

    Zie voor meer informatie over vrije gebieden paragraaf Vrije gebieden.

  • Digitaal toezeggen Toon vorig bedrag: Toon toegezegd bedrag vorig jaar aan gemeentelid tijdens digitaal toezeggen

  • Digitaal herinneren: Standaard via e-mail herinneren bij digitaal toezeggen

Betaalwijzen en betaalmaanden

Betaalwijzen

Nadat een IBAN aan een fonds is gekoppeld zijn in eerste instantie alle betaalwijzen die bij het IBAN zijn vastgelegd ook toegestaan in het fonds. De betaalwijzen staan vermeld onder het kopje Betaalwijzen en betaalmaanden.
De bijdragenadministrateur kan de betaalwijze(n) die niet gewenst zijn voor een bepaald fonds verwijderen bij dat specifieke fonds. De betaalwijzen blijven wel staan bij het aan het fonds gekoppelde IBAN.

In het veld Standaard betaalwijze wordt de betaalwijze vastgelegd die het meeste voorkomt bij een toezegging voor dit type fonds. Bij het invoeren van een toezegging wordt deze betaalwijze automatisch ingevuld, deze kan vervolgens per individuele toezegging worden aangepast.

Als een betaalwijze door de Lokaal beheerder niet is vastgelegd bij de gekozen IBAN, dan kan er van de betreffende betaalwijze geen gebruik worden gemaakt, ook niet in het toezegginsformulier.

Fonds bewerken - Betaalwijzen en betaalmaanden

Fonds bewerken - Betaalwijzen en betaalmaanden
  • Met Toevoegen kunt u kiezen uit de betaalwijzen die de lokaal beheerder aan de geselecteerde IBAN heeft gekoppeld.

  • Selecteer een Standaard betaalwijze, maak een keuze uit:

    • acceptgiro
      de deelnemer zal betalen met behulp van een EURO-acceptgiro (brief met acceptgiro of losse acceptgiro)
    • automatische incasso
      de deelnemer heeft toestemming gegeven (via een machtiging) om een bedrag van zijn/haar rekening af te schrijven door middel van automatische incasso (Europese incasso). Van deze machtiging dient u een registratie bij te houden.
    • SKG iDEAL
      de deelnemer zal vanuit LRP per e-mail een uitnodiging ontvangen om bij te dragen aan het fonds. Door te klikken op een link in deze e-mail wordt de deelnemer via een website van het SKG naar de iDEAL-pagina van zijn/haar bank geleid alwaar tot betaling kan worden overgegaan.
    • overig
      de deelnemer heeft aangegeven bij te dragen aan het fonds op een andere wijze dan de hier beschreven betaalwijzen. (Bijvoorbeeld via een periodieke overschrijving).
Betaalmaanden
  • Selecteer de standaard betaalmaanden, (betaalschema) dwz in welke maanden standaard geïncasseerd gaat worden. (Dit betreft zowel automatische incasso, acceptgiro's en SKG / iDEAL e-mails).
    Bij het invoeren van een toezegging neemt LRP de hier aangevinkte betaalmaanden over in de toezegging.

    Selecteer voor het fonds de betaalmaanden die het meeste voorkomen bij een toezegging voor dit type fonds. Als de verwachting is dat de meeste deelnemers maandelijks zullen betalen selecteer dan alle maanden (knop 'Elke maand'). Bij het invoeren van een toezegging worden dan automatisch 12 betaaltermijnen (=elke maand) aangemaakt.

    Als u in één keer toezeggingen voor de hele selectie genereert (zie toezeggingen automatisch genereren) dan krijgen alle toezeggingen van nieuwe deelnemers automatisch de standaard betaalmaanden.

Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds

Onder dit tabblad staan alle geregistreerden in uw (wijk)gemeente die in hun geregistreerdedossier een uitsluiting hebben voor dit specifieke fonds. Deze geregistreerden zullen niet worden aangeschreven.

Fonds bewerken - Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds

Fonds bewerken - Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds

Sjablonen opgeven

Selecteer de juiste sjablonen voor de verschillend typen 'output' die u van plan bent te gaan genereren.
Bij het genereren in het actiejaar worden de hier geselecteerde sjablonen ter controle getoond.

Het is belangrijk geen sjablonen te vergeten!

Fonds bewerken - Sjablonen

Fonds bewerken - Sjablonen

Sjablonen voor subselecties legt u vast onder tabblad Subselecties

Subselecties

Door middel van subselecties kunt u doelgroepen met een speciale brief benaderen en deelnemers via e-mail uitnodigen.

Fonds bewerken - Subselecties

Fonds bewerken - Subselecties

Het aanmaken van selecties en subselecties staat hier beschreven

Actiejaren - Algemeen

Onder tabblad Jaren staan actiejaren uit het verleden, het huidig actiejaar en aankomende jaren vermeld. Actiejaren ouder dan 4 waren worden automatisch gearchiveerd.

  • Open een (niet gearchiveerde/afgesloten) actiejaar.

Actiejaar - Algemeen

Actiejaar - Algemeen
Instellingen genereren toezeggingsbrieven
  • Met een vinkje bij Brief voor deelnemers maakt LRP toezeggingsbrieven voor geregistreerden die in de selectie staan en nog geen deelnemer zijn (standaard) en voor geregistreerden waar voor het huidige actiejaar al een toezegging is ingevoerd (al deelnemer zijn)

  • Met een vinkje bij Brief geregistr. met ontvangst worden toezeggingsbrieven aangemaakt voor geregistreerden waar voor het huidige actiejaar al wél een ontvangst is vastgelegd maar géén toezegging is ingevoerd (niet in het overzicht Deelnemers voorkomen).

Instelingen automatische incasso

(alleen zichtbaar bij betaalwijze automatische incasso)

  • vul bij Incassodag van de maand de dag in waarop door de bank de incasso moet worden verwerkt. LRP toont deze datum bij het genereren van incassobestanden, deze datum wordt vastgelegd in het (SEPA) incassobestand.

    LRP hanteert bij het genereren een termijn van 2 dagen vóór incassodatum.

    Deze datum is ook van belang voor het verzenden van eventuele vooraankondigingen. U dient minimaal 14 kalenderdagen vóór deze datum de geïncasseerde te informeren omtrent het voornemen een incasso uit te voeren.

  • Vul bij Incasso omschrijving informatie in die als tekst aan de incasso wordt toegevoegd. Deze informatie wordt bij de geïncasseerde als informatie/omschrijving omtrent de incasso getoond.

    U kunt hier maximaal 111 tekens invoeren.
    U kunt de maandtermijn opnemen in de omschrijving met #termijn#.
    De variabele #termijn# wordt automatisch vervangen door de betreffende maandnaam.

  • Met de invoering van SEPA moet, bij betaalwijze automatische incasso, per machtiging (de toezegging) in LRP de datum van ondertekening van de machtiging (tot het mogen doen van een automatische incasso) worden vastgelegd.
    U kunt bij Standaard ondertekeningsdatum (machtiging) een datum invullen die bij het invoeren van de toezegging automatisch wordt ingevuld in het veld Machtiging ondertekend.

  • Indien op de betreffende IBAN 36 maanden geen (succesvolle) incasso heeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging.

  • U kunt deze datum eventueel (handmatig) opnemen in de tekst van het toezeggingsformulier als vóóringevulde datum ondertekening.

Instellingen e-mail voor dit actiejaar

(alleen zichtbaar bij betaalwijze SKG/iDEAL)

  • Vul bij Afzender naam de naam in die bij de verzonden e-mails als afzender wordt getoond.

    • Vul bij Afzender e-mailadres het e-mailadres in van de afzender.
      Het is van belang hier een bestaand en gecontroleerd e-mailadres in te vullen omdat bij het beantwoorden van de e-mail (door de ontvanger) de e-mail naar het hier ingevulde e-mailadres wordt gezonden.
  • Eventuele niet aangekomen e-mails (bounces) worden ook naar dit adres gezonden. Naderhand kunnen deze e-mails gecorrigeerd en alsnog verzonden worden. (Zie hiervoor Incasso's verwerken).

    • Vul bij Onderwerp het onderwerp van de e-mail in.

    • In het veld Test e-mailadres kunt u een e-mailadres invullen om mee te testen. Alle e-mails die verzonden worden worden naar dit test e-mailadres verzonden.

      dit test e-mailadres werkt alleen maar in lrp-oefen.pkn.nl!
      In LRP worden de e-mails altijd verzonden naar de e-mailadressen van de geregistreerden.

  • Indien gereed, klik op Opslaan om het actiejaar/fonds te bewaren.