Archiveren / afsluiten actiejaar

Inleiding

Fondsen in LRP werken per actiejaar. Het oudst voorkomende actiejaar in LRP is 2009 (voor geconverteerde administraties).
LRP archiveert automatisch 1 keer per jaar (in januari) van alle fondsen het oudste actieve actiejaar volgens de volgende regel: het actuele en de drie voorgaande actiejaren blijven ongewijzigd beschikbaar, oudere actiejaren worden gearchiveerd / afgesloten.

Gearchiveerde/afgesloten jaren zijn herkenbaar aan een melding in het scherm na selectie van een gearchiveerd actiejaar in het fondsoverzicht.

Fonds - gearchiveerd actiejaar

Fonds - gearchiveerd actiejaar

Tijdens het archiveren van een actiejaar doet LRP het volgende:

  • de selectiegegevens worden verwijderd (de gebruikte selectie blijft uiteraard wel behouden);
  • de uitnodigingen worden verwijderd;
  • Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL e-mails worden verwijderd;
  • Herinneringen worden verwijderd;
  • Ontvangsten / storneringen worden verwijderd en geëxporteerd in 1 CSV-bestand.
    Boekstukken waarin zich deze ontvangsten / storneringen bevonden worden herberekend. Lege boekstukken worden verwijderd.

Van een gearchiveerd actiejaar worden de volgende gegevens bewaard:

  • deelnemers, met de daarbij behorende financiële kengetallen (te exporteren via fondsenrapportage );
  • ontvangsten / storneringen, in de vorm van een CSV-download met daarin alle relevante gegevens;
  • statistische gegevens.

In een niet gearchiveerd actiejaar kunt u naast de standaard financiële export ook een financiële export genereren die qua kolom-indeling aansluit bij de CSV-download van ontvangsten / storneringen in een wél gearchiveerd actiejaar.
Op die manier kunt u financiële gegevens over een langere periode met elkaar vergelijken.