Jaarcyclus fonds kerkbalans

In deze paragraaf beschrijven we de procedure voor een financiële actie / een fonds waarbij in één of meerdere termijnen per jaar kan worden betaald. (In de regel wordt in meerdere termijnen betaald.)
De actie Kerkbalans is hier een belangrijk voorbeeld van. Voor het gemak spreken we in deze handleiding over 'Kerkbalans' waar we elke financiële actie / elk fonds met één of meerdere termijnen bedoelen.

De jaarcyclus van de actie Kerkbalans bevat de volgende onderdelen:

Jaarcyclus kerkbalans

Jaarcyclus kerkbalans

Hieronder een beknopte beschrijving (Quick Reference) van de diverse handelingen en acties.

Quick reference
Financieel
  • Controleer of alle IBAN's van de (wijk)gemeente nog actueel zijn.
  • Controleer betaalwijzen/contracten. De volgorde is bepalend voor de volgorde op de toezeggingsbrief.
  • Na het koppelen van een IBAN aan het fonds zijn alle betaalwijzen van de IBAN beschikbaar in het fonds. De bijdragenadministrateur (BA) kan (ongebruikte) betaalwijzen uit het fonds verwijderen.
Sjablonen (ook BA)
  • Maak de sjablonen waarmee LRP de correspondentie aanmaakt. De Bijdragenadministrateur (BA) kan ook sjablonen aanmaken.
    In een fonds zijn de volgende sjablonen aan de orde: toezeggingsuitnodiging, betalingsuitnodiging, herinnering, brief met acceptgiro (combola), vrije brief.
    Een toezeggingsuitnodiging kan ook als vooraankondiging en machtiging voor automatische incasso fungeren, neem hiervoor de prefab 'SEPA-machtiging' op in het sjabloon.
  • Op de toezeggingsuitnodiging kunt u informatie uit een vorige toezegging/actiejaar afdrukken. LRP kan het geregistreerdenummer als barcode op de toezeggingsuitnodiging afdrukken. (Bij de handmatige verwerking van de toezegging kunt u dan met behulp van een handscanner het geregistreerdenummer scannen.)
  • Naast brieven kunt u gemeenteleden ook via e-mail uitnodigen voor het invullen van een online toezeggingsformulier en voor het doen van een iDEAL betaling. Meer informatie hierover bij SKG.
Fondsen
  • De LB maakt een fonds aan van het type herhaaldelijk vrij bedrag.
  • Vul de algemene gegevens in (naam, niveau, fondstype, toegang)
  • Koppel een IBAN aan het fonds. De betaalwijzen van de IBAN zijn nu beschikbaar in het fonds, de bijdragenadministratie (BA) kan later betaalwijzen verwijderen voor dit fonds.
  • Voeg LRP-gebruikers (met rechten als Bijdragenadministrateur of Kerkrentmeester) toe aan het fonds, alleen deze gebruikers kunnen met het fonds werken.
Overige
  • De LB maakt - ten behoeve van de looplijsten - vrije gebieden aan. U kunt de vrije gebieden gebruiken in de sortering/volgorde van het fonds.
  • Maak indien gewenst een eigen sortering aan.
Voorbereiding
  • Bepaal de deelnemers in een fonds met behulp van selectie. Selecteer specifieke doelgroepen (aparte brief / e-mail) met behulp van subselecties.
  • Geregistreerden uitzonderen kan per fonds of met 'Wil nooit bijdragen' of 'Niet in staat bij te dragen'. Geregistreerden die geen contact wensen (of mogelijk) moet u met de juiste selectiecriteria uitsluiten.
  • Overige contacten kunnen deelnemen aan een fonds, ze moeten handmatig aan het fonds worden toegevoegd via een groep. (als ze deelnemen aan kerkbalans is aan te raden hen als vriend te registreren).
  • Gemeenten met wijkgemeenten kunnen met fondsen per wijkgemeente en een overkoepelende fondsenrapportage voor de gemeente werken.
  • Selecteer de standaard betaalmaanden. Deze betaalmaanden kunnen op de brieven worden afgedrukt en wordt bij het invoeren van een nieuwe toezegging standaard ingevuld.
  • Zorg ervoor dat deelnemers met betaalwijze automatische incasso een vooraankondiging ontvangen, de standaard toezeggingsuitnodiging kan hiervoor dienen.
  • Voor het afdrukken van acceptgiro’s (combola’s) dient u in het bezit te zijn van een juist acceptgiro-contract. Deze sluit u af met uw bank.
    Voordat u zelf acceptgiro’s mag afdrukken dient u eerst een testbestand aan te maken, zelf af te drukken en te laten goedkeuren.
Productie brieven en e-mails
  • Controleer indien nodig de selectie van het fonds en de de gekoppelde sjablonen (toezeggingsbrieven, vrije brief, e-mail) en genereer brieven/e-mails. Kies voor tegelijk genereren van looplijsten en/of vrije brieven. Met behulp van subselecties kunnen specifieke doelgroepen een aparte brief ontvangen. Bestaande deelnemers kunnen ook de toezeggingsbrief ontvangen, of met behulp van een subselectie een aparte brief krijgen.
  • Looplijsten die gelijktijdig met de brieven worden gegenereerd kunnen in het formaat pdf (mét bladsprong) of CSV worden gemaakt. Ook ná het genereren van de uitnodigingen kunt u alsnog een looplijst genereren.
  • Etiketten kunt u rechtstreeks vanuit het resultaat van de selectie maken.
Verwerken toezeggingen
  • Toezeggingen die digitaal (via het online toezeggingsformulier van SKG) zijn gedaan worden automatisch door LRP verwerkt.
  • Verwerk 'handmatig' de retour ontvangen en ondertekende toezeggingsformulieren als toezegging (deelnemer) en archiveer deze voor betaalwijze automatische incasso als machtiging en bewijs van vooraankondiging.
  • Registreer bij betaalwijze automatische incasso de datum ondertekening van de machtiging. (machtigings-ID en machtigingstype worden automatisch gevuld).
  • Met behulp van de machtiginsrapportage kan een overzicht worden gegenereerd van aanwezige (geldige) machtigingen.
  • Het is mogelijk (maar voor het kerkbalans niet gebruikelijk) om van de selectie collectief deelnemers te maken. Maak hierbij een keuze welke gegevens moeten worden overgenomen.
Maandelijks genereren
  • Genereer incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails en betaalwijze overige. Acceptgiro’s kunnen in de vorm van 3 per blad of brief met acceptgiro worden gegenereerd.
  • Geef voor het incassobestand de maand en incassodatum aan. Denk om tijdige aanlevering van incassobestanden aan de bank. Het genereren van incassobestanden kan ook voor heel het jaar worden ingepland.
  • LRP kan het incassobestand direct na genereren automatisch verwerken tot boekstuk dat op de incassodatum wordt verwerkt.
  • Alle gegenereerde bestanden bevinden zich onder de documenten. U moet de SKG/iDEAL e-mails zelf vanuit de documenten verzenden, u kunt ze daar ook corrigeren en opnieuw verzenden.
  • genereer altijd betaalwijze 'Overig', hierdoor kan LRP ontvangsten beter toekennen.
Inboeken
  • Ontvangsten en storneringen worden geboekt in een boekstuk. LRP kent drie typen boekstukken: handmatig, digitaal, incassorun.
  • Met type handmatig voert u een ontvangst of een stornering handmatig in. Dit kan via 'snelle' invoer of via 'normale' invoer.
    Bij snelle invoer wordt de ontvangst van een volledige termijnbedrag bevestigd, bij normale invoer kan de ontvangst flexibel worden toegekend aan één of meerdere toezeggingen of aan fondsen zonder toezegging.
  • Met type digitaal bedoelen we in in LRP het SEPA-formaat CAMT.053.
    • Bij het aanmaken van een digitaal boekstuk herkent LRP het type bestand.
    • Bij het inlezen maakt LRP in tabblad Afschriften onderscheid in afschriften die wél en mogelijk niet voor LRP bedoeld zijn.
      Bevestig de juistheid van de onder tabblad Genegeerd geplaatste afschriften; ook kunt u een hier getoond dagafschrift omzetten in een kandidaat transactie.
    • Na inlezen staan de transacties klaar onder Kandidaat transacties, verwijder de niet ter zake doende transacties en boek de overblijvende gewenste transacties in.
  • Laat LRP direct na het genereren van een incassobestand (incassorun) deze automatisch verwerken tot boekstuk dat op de incassodatum automatisch wordt verwerkt.
Nazorg
  • Maak eventueel voor personen met betalingsachterstand een herinnering aan. Bepaal eerst de actuele achterstand bij overzicht Deelnemers behulp van de knop Bereken achterstanden.
  • Genereer op tabblad Herinneringen de herinneringen tot en met een bepaalde maand, waarbij gekeken word of op het moment van herinneren het bedrag ontvangen is dat per de opgegeven maand ontvangen had moeten zijn.
  • Genereer op tabblad Selectie voor geregistreerden die nog niet hebben gereageerd op de toezeggingsbrief/-e-mail een tweede (herinnerings)toezeggingsbrief of toezeggings-e-mail.
  • Ten behoeve van verslaglegging / controle kunnen diverse rapportages worden gegenereerd:
    • Invoerrapportage;
    • Recapitulatie of overzicht mutaties per boekstuk
    • Overzicht ontvangen / te verwachten
    • Machtigingsrapportage

Voor nadere uitleg over deze rapportages verwijzen we naar rapportages in deze handleiding.

Oefen het aanmaken en inrichten/voorbereiden van een fonds in de oefenomgeving van LRP.