Bestanden

Dit overzicht wordt niet getoond voor gearchiveerde actiejaren

Menu

In dit overzicht staan alle uitnodigingen aan uw gemeenteleden om een toezegging te doen voor een fonds/financiële actie of om deel te nemen aan een financiële actie/fonds.

Bestanden

  • Open het gewenste fonds en actiejaar

  • Selecteer in het menu Uitnodigingen > Bestanden

Met de knop Download kunt u brieven en een looplijst downloaden of een looplijst opnieuw aanmaken.
Ook kunt u een uitnodigingsronde verwijderen of opnieuw uitvoeren. (Alleen aan te raden als de laatste uitnodigingsronde niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd, er moeten bvb. geen e-mails verzonden zijn).

Maak uitnodigingen

Door middel van de knop Maak uitnodigingen start u de wizard om nieuwe uitnodigingen te maken.

Uitval

Mogelijke oorzaken van uitval:

  • Overleden (bij betalingsverzoeken / herinneringen, niet bij uitnodigingen, daar valt het onder 'Niet meer ingeschreven')
  • Adres onbekend (als brief/acceptgiro wordt gemaakt en er geen adres is)
  • E-mail onbekend (bij aanmaken e-mail)
  • IBAN onbekend (bij aanmaken automatisch incasso)
  • Uitgesloten van fonds (bij uitnodigingen)
  • Is al deelnemer (bij uitnodigingen, is te passeren met fondsinstelling)
  • Heeft al een ontvangst (bij uitnodigingen, is te passeren met fondsinstelling)
  • Niet meer ingeschreven (die worden al automatisch gefilterd ongeacht selectie-instellingen)
  • E-mail op zwarte lijst (bij aanmaken e-mails)
  • Machtiging incompleet (bij aanmaken automatische incasso, bijv. geen datum handtekening of machtigings-id)
  • Overig (verzamelcategorie, probleem wordt gespecificeerd in bijbehorende melding, bijv. toezegging niet gekoppeld aan geregistreerde, geregistreerde heeft geen volledige naam, toezegging heeft geen betaalwijze en andere mogelijk onvoorziene situaties)
  • Kan niet /wil niet bijdragen (is te passeren met fondsinstelling)
  • Onbekend (verzamelrubriek, bijv. als er om onbekende technische redenen geen pdf werd gemaakt of e-mail kon worden verzonden)

Brieven

In dit overzicht staan de personen waar in de geselecteerde uitnodigingsronde een toezeggingsbrief voor is aangemaakt.
Deze brieven kunt u downloaden door in het overzicht bestanden in de geselecteerde uitnodigingsronde op de knop Download te klikken. Met dezelfde knop Download kunt u ook een Looplijst downloaden (of een looplijst opnieuw aanmaken)

E-mails

SKG / iDEAL e-mails

In dit overzicht staan de personen waar in de geselecteerde uitnodigingsronde een toezeggings-e-mail voor is aangemaakt.

Na het aanmaken moet u de e-mails nog wel verzenden!

  • Verzend met Alle/geselecteerde e-mails verzenden alle respectievelijk de geselecteerde e-mails, hierna wordt de status E-mail verstuurd gewijzigd in Ja.
  • Met de knop Voorbeeld e-mail tonen kunt u een nog niet verzonden e-mail bekijken en controleren.
  • Met de knop Inzien kunt u een verzonden e-mail bekijken.
  • Met de knop Inzien > Bewerken en opnieuw verzenden kunt u een verzonden e-mail aanpassen en opnieuw verzenden.
Geblokkeerd

Onder tabblad Geblokkeerd staan de e-mails die door de ontvanger (dwz. ontvangende mailserver) zijn geblokkeerd.

De informatie in dit overzicht wordt elke nacht bijgewerkt en is daardoor direct na het verzenden nog niet actueel.

Niet verzonden / mislukte e-mails

Onder tabblad Niet verzonden / mislukte e-mails staan de e-mails:

  • waar het e-mailadres ontbreekt of is ongeldig (zie ook tabblad Uitval)
  • waarvan het e-mailadres is geblokkeerd (zie tabblad Geblokkeerd)

De e-mails in dit overzicht kunt u hier aanpassen en alsnog verzenden.

E-mails die niet succesvol konden worden bezorgd (de zogenaamde bounces: niet bestaand maar wel geldig e-mailadres, mailbox vol, etc.) worden teruggemeld aan het e-mailadres dat staat vermeld bij de Fondsinstellingen > E-mail > Afzender e-mail

Dit tabblad wordt pas getoond als er e-mails verzonden zijn.