De bijdragenadministrateur en kerkrentmeester

Taken van de bijdragenadministrateur

Als bijdragenadministrateur (BA) beheert u in LRP de bijdragenadministratie voor een gemeente en/of wijkgemeente. Het gaat hierbij om het initiëren, verwerken en opvolgen van geldwervingsacties voor uw lokale gemeente of voor de landelijke kerk.
De BA heeft als taak om de administratie rondom fondsen en acties te verwerken in LRP.

Met behulp van selecties worden gemeenteleden en mogelijke deelnemers aan een fonds gekoppeld. Vanuit het fonds worden de deelnemers met een brief aangeschreven, worden acceptgiro’s afgedrukt of iDEAL e-mails verzonden of worden - ten behoeve van automatische incasso - machtigingen geregistreerd, vooraankondigingen gegenereerd en vindt tenslotte automatische incasso plaats en worden herinneringen afgedrukt.

Tevens behelst de bijdragenadministratie de verwerking en verantwoording van de ontvangsten: bijdragen aan fondsen en de verwerking van bijvoorbeeld spontane giften en collectes ten behoeve van uw lokale gemeente en de landelijke kerk.

Over alle machtigingen, toezeggingen en ontvangsten kunnen rapportages worden gemaakt ten behoeve van de financiële verantwoording.

LRP biedt uitgebreide administratieve ondersteuning, het is echter geen boekhoudpakket.

De lokaal beheerder (LB) is verantwoordelijk voor het aanmaken van fondsen, het beheer van IBAN´s en bijdragenadministrateurs.

De kerkrentmeester

Ten behoeve van een waarnemende taak in de bijdragenadministratie bestaat de functie van (ouderling-)kerkrentmeester.
De kerkrentmeester kan in principe alles raadplegen waar een bijdragenadministrateur toegang toe heeft.
De Kerkrentmeester kan echter niets invoeren, wijzigen of verwijderen (read-only).
Uitzondering hierop is het herberekenen van de totalen van een actiejaar van een fonds.

Een gebruiker met de rol van kerkrentmeester moet door de Lokaal beheerder (LB) worden aangemaakt. Om een fonds in te kunnen zien met de Kerkrentmeester, net als de bijdragenadministrateur, door de lokaal beheerder als gebruiker aan een fonds worden gekoppeld.

De functie van Kerkrentmeester kan in LRP niet met andere functies worden gecombineerd.

Fonds

Bij een fonds gaat het om een fondswervende actie of een financieel doel (kerkbalans, solidariteitskas, actie t.b.v. wijkkas, giften voor een bepaald doel) waarbij een een persoon (gemeentelid of overig contact) wordt uitgenodigd een geldelijke bijdrage te leveren.

Na toezegging van een bijdrage wordt men deelnemer aan het betreffende fonds. Deze toezegging geldt voor een eenmalige bijdrage of voor een bijdrage - ineens of in termijnen - voor een bepaalde tijd (maximaal een jaar). De hoogte van de bijdrage wordt meestal door de deelnemer zelf bepaald, uitzondering hierop is bijvoorbeeld de solidariteitskas.

LRP kent drie fondstypen:

  • herhaaldelijk incasseren op basis van een vrij bedrag,
    financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag per jaar in een of meerdere termijnen betaalt of wordt geïncasseerd (bijvoorbeeld kerkbalans).
  • eenmalig incasseren op basis van een vast bedrag,
    financiële actie of doel waarbij de deelnemer eenmalig een van tevoren bepaald vast bedrag in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd (bijvoorbeeld solidariteitskas).
  • eenmalig incasseren op basis van een vrij bedrag,
    financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag per jaar in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd (bijvoorbeeld eindejaarscollecte, paascollecte, diaconale najaarsactie, ZWO-bijdrage, verjaardagsfonds, eenmalige actie op wijkniveau).

Afhankelijk van wat door de LB is vastgelegd voor de IBAN die aan het betreffende fonds is gekoppeld en wat er door de BA in het fonds is ingesteld kan gekozen worden voor vier verschillende betaalwijzen: acceptgiro, automatische incasso, overig en SKG/iDEAL.
De keuze voor fonds en binnen fonds voor het type fonds bepaalt in hoge mate de werkwijze en mogelijkheden in de verwerking in LRP. Deze werkwijze wordt in afzonderlijke paragrafen beschreven.

Oefenen

Soms wilt u bepaalde handelingen in LRP wel eens uitproberen en oefenen zonder dat dit gevolgen heeft voor de gegevens in het échte LRP en zonder dat u de helpdesk om hulp hoeft te vragen.
Daarvoor bestaat de oefenomgeving van LRP.

In deze omgeving kunt u alle handelingen die in LRP mogelijk zijn uitproberen en oefenen (zoals gezegd, zonder dat dit gevolgen heeft voor de gegevens in (het échte) LRP).
Hierbij valt te denken aan:

  • handelingen in de ledenadministratie (bij het uitschrijven worden geen brieven aangemaakt, mutaties worden niet doorgegeven aan SILA);
  • herinrichten secties, vrije gebieden. etc.;
  • handelingen in de bijdragenadminstratie (fondsen, sjablonen, selecties, actiejaar, etc.).
    • Ook het verzenden van e-mails werkt, de e-mail wordt alleen niet verzonden naar de geregistreerde maar naar een test-adres dat u in het fonds kunt opgeven.
    • Let op: incasso-bestanden en pdf's die u in lrp-oefen aanmaakt zijn ongeldig!

Deze oefenomgeving (lrp-oefen) wordt één keer per maand ververst aan de hand van de actuele gegevens uit LRP.
U herkent lrp-oefen aan de afwijkende kleuren en aan de aangepaste (wijk)gemeentenaam.

LRP-oefen is niet zo krachtig als het echte LRP, sommige taken kunnen daarom wat langer duren.