Beheren gemeente
Inleiding
Het inrichten van uw gemeente in LRP gebeurt door de Dienstenorganisatie van de PKN, afdeling KSO. Het aanpassen van de basisgegevens van uw gemeente kunt u het beste door deze afdeling laten doen; met name het aanpassen van basisgegevens van de gemeente of van de gegevens die gerelateerd zijn aan het grondgebied van uw gemeente kan ernstige en moeilijk herstelbare gevolgen hebben voor alle processen in LRP.
Hieronder staat vermeld welke gegevens van uw gemeente de lokaal beheerder van uw gemeente kan aanpassen.
- Klik in het menu op KSO > (Wijk-) Gemeente(n)
Algemeen
Wijzig waar nodig de gegevens in het tabblad Algemeen.
Door het vinkje te verwijderen in het veld Toegang DO schermt u de volledige gemeente af voor toegang en dienstverlening door de Dienstenorganisatie. Indien dit veld is aangevinkt kunt u geen beroep doen op support via de helpdesk van LRP.
- Vul bij Adres kerkelijk bureau het adres van de scriba in als er geen sprake is van een kerkelijk bureau/administratiekantoor.
Bestuur
De hier ingevulde gegevens worden doorgegeven aan de Belasingdienst (voor het opvragen van het RSIN-nummer), aan FRIS en worden gebruikt bij de communicatie met de diverse colleges en commissies van uw gemeente.
Kerkenraad
Vul de gevraagde contactgegevens in, maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van 'administratieve' adressen (centraal adres of postbus, kerkenraad@protest...nl).
Bij publicatie in het jaarboek zal dit adres gebruikt worden.
College van kerkrentmeesters (CvK)
Contactgegevens
Vul de gevraagde contactgegevens in, maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van 'administratieve' adressen (centraal adres of postbus, cvk@protest...nl).
- Als u bij E-mailadres facturen een e-mailadres invult dan worden de facturen van de Dienstenroganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland voor dit college naar dit 'e-maildres facturen' gestuurd.
Ontbreekt dit adres, dan worden de facturen naar het (algemene) e-mailadres van dit college gestuurd.
Wenst u de facturen niet per e-mail te ontvangen dan moet u bij dit college beide e-mailadressn verwijderen.
ANBI-gegevens
Vul het adres (geldige URL) van de ANBI-pagina van de gemeente (CvK) in.
Dit adres is verplicht en moet rechtstreeks leiden naar een pagina waarop de ANBI-gegevens van uw gemeente staan vermeld.
KVK-gegevens
Mede vanwege de invoering van e-Herkenning door de overheid worden alle gemeente en diaconieën ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
De Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk draagt zorg voor het aanmelden van alle gemeenten en diaconiën bij de Kamer van Koophandel (KVK). Het KVK zal na aanmelding schriftelijk de vereiste gegevens doorgeven aan de gemeente. De Dienstenorganisatie verzorgt ook het doorgeven van de wijzigingen die u in LRP invoert.
Ten behoeve van de inschrijving van uw gemeente en diaconie dient de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk onder andere een bezoekadres op te geven.
Daarvoor maken we gebruik van het adres (geen postbus) van een van de kerkgebouwen die u in LRP onder het kopje Locaties voor uw gemeente heeft vastgelegd.
Selecteer met behulp van de knop Selecteer bezoekadres KvK voor het College van Kerkrentmeesters (= uw gemeente) een bezoekeadres.
Een bezoekadres mag geen postbus zijn en mag niet naar een natuurlijk persoon leiden.
College van diakenen (CvD)
Contactgegevens
Vul de gevraagde contactgegevens in, maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van 'administratieve' adressen (centraal adres of postbus, cvk@protest...nl).
- Als u bij E-mailadres facturen een e-mailadres invult dan worden de facturen van de Dienstenroganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland voor dit college naar dit 'e-maildres facturen' gestuurd.
Ontbreekt dit adres, dan worden de facturen naar het (algemene) e-mailadres van dit college gestuurd.
Wenst u de facturen niet per e-mail te ontvangen dan moet u bij dit college beide e-mailadressn verwijderen.
ANBI-gegevens
Vul het adres (geldige URL) van de ANBI-pagina van de diaconie van de gemeente (CvD) in.
Dit adres is verplicht en moet rechtstreeks leiden naar een pagina waarop de ANBI-gegevens van de diaconie van uw gemeente staan vermeld.
KVK-gegevens
Mede vanwege de invoering van e-Herkenning door de overheid worden alle gemeente en diaconieën ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
De Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk draagt zorg voor het aanmelden van alle gemeenten en diaconiën bij de Kamer van Koophandel (KVK). Het KVK zal na aanmelding schriftelijk de vereiste gegevens doorgeven aan de gemeente. De Dienstenorganisatie verzorgt ook het doorgeven van de wijzigingen die u in LRP invoert.
Ten behoeve van de inschrijving van uw gemeente en diaconie dient de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk onder andere een bezoekadres op te geven.
Daarvoor maken we gebruik van het adres (geen postbus) van een van de kerkgebouwen die u in LRP onder het kopje Locaties voor uw gemeente heeft vastgelegd.
Selecteer met behulp van de knop Selecteer bezoekadres KvK voor het College van Diakenen een bezoekeadres.
Een bezoekadres mag geen postbus zijn en mag niet naar een natuurlijk persoon leiden.
Commissies
Onder het kopje Commissies kunt u eventuele commissies in uw gemeente en wijkgemeente vastleggen. De commissie-types worden centraal beheerd.
Ambten en functies
Onder dit tabblad staan de ambten en (kerkelijke) functies van de gemeente. Zie paragraaf 2.10 Ambten en functies.
Leden
Geregistreerden
Onder dit tabblad staan de geregistreerden (actief en historisch) van de gemeente.
De lokaal beheerder (LB) kan van de geregistreerden alleen maar de burgerlijke gegevens en deelnames (groepen, selecties, vrije gebieden en ambten & functies) inzien.
Overige contacten
Onder dit tabblad de overige contacten (actief en inactief) van de gemeente. Zie hier voor een beschrijving van de Overige contacten.
Indeling
Wijkgemeenten
Onder dit tabblad staan de wijkgemeenten van de gemeente.
Secties
Onder dit tabblad staan de secties van de gemeente.
Vrije gebieden
Onder dit tabblad staan de vrije gebieden van de gemeente
Gebiedsomvang
Onder dit tabblad staan de postcodegebieden van de gemeente. Zie ook Gebiedsomvang.
Locaties
Onder dit tabblad staan de locaties van de gemeente
Financieel
Fris
Onder dit tablad (Financieel Rapportage- en InformatieSysteem (FRIS)) staan de e-mailadressen van de indieners en raadplegers van de jaarrekening, begroting en/of meerjaranraaming van het College van Kerkrentmeesters (CvK) en/of College van Diakenen (CvD) van uw gemeente.
Rollen
Bij het inloggen in de applicatie FRIS wordt door FRIS automatisch aan LRP opgevraagd of de betreffende persoon (= het betreffende e-mailadres waarmee is ingelogd in FRIS) voorkomt in bovenstaande overzicht, en met welke rol. Als het e-mailadres daadwerkelijk in bovenstaand overzicht voorkomt dan kan een FRIS-gebruiker daadwerkelijk inloggen in FRIS.
Fris gebruikers hebben een rol:
- indiener
- raadpleger
- administrateur
- penningmeester
- controleur
- scriba
De rollen Indiener en Raadpleger staan hier beschreven.
Toelichting rollen Administrateur en Penningmeester en Indiener:
- de Administrateur en Penningmeester kunnen in FRIS samen hetzelfde als de Indiener.
- de Administrateur voert alle bedragen in.
- de Penningmeester voert de algemene informatie van de gemeente in, schrijft de toelichting, zorgt voor de benodigde bijlages en verklaringen en dient de jaarrekening, de begroting of de meerjarenraming in.
dit maakt het mogelijk om alles wat met bedragen te maken heeft uit te besteden aan bijvoorbeeld een administratiekantoor, terwijl de overige aspecten door het college afgehandeld kunnen worden.
Randvoorwaarden, per document:
- er moet altijd zowel een Administrateur als een Penningmeester opgegeven zijn (met inachtneming van 2.)
- als er een Administrateur en een Penningmeester zijn, dan mag er geen Indiener zijn, en omgekeerd
- er mag op enig moment maar één combinatie van Administrateur en Penningmeester zijn (zoals er nu maar één Indiener mag zijn)
Controleur:
- deze rol voert de verplichte controle uit.
Scriba:
- deze rol vult de verplichte verklaring van de kerkenraad in.
Documenten
Bovenstaande rollen kunnen in FRIS worden vastgelegd voor de volgende documenten:
- begroting
- jaarrekening
- meerjarenraming
Colleges
Bovenstaande documenten zijn gedefinieerd voor het:
- college van kerkrentmeesters (CvK)
- college van diakenen (CvD)
namens en ten behoeve van uw gemeente.
Komt het e-mailadres niet (meer) voor in bovenstaand overzicht dan kan de betreffende persoon niet (meer) namens en ten behoeve van uw gemeente werken / inzien in FRIS.
Een FRIS-gebruiker hoeft geen lidmaat te zijn van uw gemeente (of van de PKN).
Wijzigen van autorisaties
U kunt op elk moment een autorisatie / rol wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer een eerder geautoriseerde persoon langdurig niet in staat is om in FRIS te werken. Een ander kan dan verder gaan waar de vorige persoon was gebleven. Na het verwijderen van een e-mailadres in bovenstaand overzicht kan de betreffende persoon niet (meer) namens en ten behoeve van uw gemeente werken / inzien in FRIS
Rollen / autorisaties controleren
Met behulp van de knop Controleren kunt u een controle uitoefenen of alle vereiste rollen en combinaties van rollen juist zijn ingevoerd.
Statistieken
Onder dit tabblad staan de statistische gegevens van de gemeente.
De leden statistieken van uw gemeente worden elke maand (behalve januari en februari) op de 28e gegenereerd.