Het inrichten van uw gemeente in LRP gebeurt door de Dienstenorganisatie van de PKN, afdeling KSO. Het aanpassen van de basisgegevens van uw gemeente kunt u het beste door deze afdeling laten doen; met name het aanpassen van basisgegevens van de gemeente of van de gegevens die gerelateerd zijn aan het grondgebied van uw gemeente kan ernstige en moeilijk herstelbare gevolgen hebben voor alle processen in LRP.
Hieronder wordt beschreven welke gegevens de lokaal beheer kan aanpassen.
Wijzig waar nodig de gegevens in het tabblad Algemeen. De naam en aanschrijfnaam kunt u gebruiken in de sjablonen.
De aanschrijfnaam wordt ook gebruikt in SEPA incassobestanden. Bij wijziging van de aanschrijfnaam kunnen uw incassobestanden worden afgekeurd door de verwerkende bank!
Door het vinkje te verwijderen in het veld Toegang DO schermt u de volledige gemeente af voor toegang en dienstverlening door de Dienstenorganisatie. Indien dit veld is aangevinkt kunt u geen beroep doen op support via de helpdesk van LRP.
De hier ingevulde gegevens worden doorgegeven aan de Belastingdienst (voor het opvragen van het RSIN-nummer), aan FRIS en worden gebruikt bij de communicatie met de diverse colleges en commissies van uw gemeente.
Vul de gevraagde contactgegevens in, maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van 'administratieve' adressen (centraal adres of postbus, kerkenraad@protest...nl).
Bij publicatie in het jaarboek zal dit adres gebruikt worden.
Vul de gevraagde contactgegevens in, maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van 'administratieve' adressen (centraal adres of postbus, cvk@protest...nl).
Vul het adres (geldige URL) van de ANBI-pagina van de gemeente (CvK) in.
Dit adres is verplicht en moet rechtstreeks leiden naar een pagina waarop de ANBI-gegevens van uw gemeente staan vermeld.
Mede vanwege de invoering van e-Herkenning door de overheid worden alle gemeente en diaconieën ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
De Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk draagt zorg voor het aanmelden van alle gemeenten en diaconiën bij de Kamer van Koophandel (KVK). Het KVK zal na aanmelding schriftelijk de vereiste gegevens doorgeven aan de gemeente. De Dienstenorganisatie verzorgt ook het doorgeven van de wijzigingen die u in LRP invoert.
Ten behoeve van de inschrijving van uw gemeente en diaconie dient de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk onder andere een bezoekadres op te geven.
Daarvoor maken we gebruik van het adres (geen postbus) van een van de kerkgebouwen die u in LRP onder het kopje Locaties voor uw gemeente heeft vastgelegd.
Selecteer met behulp van de knop Selecteer bezoekadres KvK voor het College van Kerkrentmeesters (= uw gemeente) een bezoekeadres.
Een bezoekadres mag geen postbus zijn en mag niet naar een natuurlijk persoon leiden.
Vul de gevraagde contactgegevens in, maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van 'administratieve' adressen (centraal adres of postbus, cvk@protest...nl).
Vul het adres (geldige URL) van de ANBI-pagina van de diaconie van de gemeente (CvD) in.
Dit adres is verplicht en moet rechtstreeks leiden naar een pagina waarop de ANBI-gegevens van de diaconie van uw gemeente staan vermeld.
Mede vanwege de invoering van e-Herkenning door de overheid worden alle gemeente en diaconieën ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
De Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk draagt zorg voor het aanmelden van alle gemeenten en diaconiën bij de Kamer van Koophandel (KVK). Het KVK zal na aanmelding schriftelijk de vereiste gegevens doorgeven aan de gemeente. De Dienstenorganisatie verzorgt ook het doorgeven van de wijzigingen die u in LRP invoert.
Ten behoeve van de inschrijving van uw gemeente en diaconie dient de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk onder andere een bezoekadres op te geven.
Daarvoor maken we gebruik van het adres (geen postbus) van een van de kerkgebouwen die u in LRP onder het kopje Locaties voor uw gemeente heeft vastgelegd.
Selecteer met behulp van de knop Selecteer bezoekadres KvK voor het College van Diakenen een bezoekeadres.
Een bezoekadres mag geen postbus zijn en mag niet naar een natuurlijk persoon leiden.
Onder het kopje Commissies kunt u eventuele commissies in uw gemeente en wijkgemeente vastleggen. De commissie-types worden centraal beheerd.
Onder dit tabblad staan de ambten en (kerkelijke) functies van de gemeente. Zie paragraaf 2.10 Ambten en functies.
Onder dit tabblad staan de geregistreerden (actief en historisch) van de gemeente.
De lokaal beheerder (LB) kan van de geregistreerden alleen maar de burgerlijke gegevens en deelnames (groepen, selecties, vrije gebieden en ambten & functies) inzien.
Onder dit tabblad de overige contacten (actief en inactief) van de gemeente. Zie hier voor een beschrijving van de Overige contacten.
Onder dit tabblad staan de wijkgemeenten van de gemeente.
Onder dit tabblad staan de secties van de gemeente.
Onder dit tabblad staan de vrije gebieden van de gemeente
Onder dit tabblad staan de postcodegebieden van de gemeente. Zie ook Gebiedsomvang.
Onder dit tabblad staan de locaties van de gemeente
Onder dit tablad (Financieel Rapportage- en InformatieSysteem (FRIS)) staan de e-mailadressen van de indieners en raadplegers van de jaarrekening, begroting en/of meerjaranraaming van het College van Kerkrentmeesters (CvK) en/of College van Diakenen (CvD) van uw gemeente.
Bij het inloggen in de applicatie FRIS wordt door FRIS automatisch aan LRP opgevraagd of de betreffende persoon (= het betreffende e-mailadres waarmee is ingelogd in FRIS) voorkomt in bovenstaande overzicht, en met welke rol. Als het e-mailadres daadwerkelijk in bovenstaand overzicht voorkomt dan kan een FRIS-gebruiker daadwerkelijk inloggen in FRIS.
Fris gebruikers hebben een rol:
De rollen Indiener en Raadpleger staan hier beschreven.
Toelichting rollen Administrateur en Penningmeester en Indiener:
dit maakt het mogelijk om alles wat met bedragen te maken heeft uit te besteden aan bijvoorbeeld een administratiekantoor, terwijl de overige aspecten door het college afgehandeld kunnen worden.
Randvoorwaarden, per document:
Controleur:
Scriba:
Bovenstaande rollen kunnen in FRIS worden vastgelegd voor de volgende documenten:
Bovenstaande documenten zijn gedefinieerd voor het:
namens en ten behoeve van uw gemeente.
Komt het e-mailadres niet (meer) voor in bovenstaand overzicht dan kan de betreffende persoon niet (meer) namens en ten behoeve van uw gemeente werken / inzien in FRIS.
Een FRIS-gebruiker hoeft geen lidmaat te zijn van uw gemeente (of van de PKN).
U kunt op elk moment een autorisatie / rol wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer een eerder geautoriseerde persoon langdurig niet in staat is om in FRIS te werken. Een ander kan dan verder gaan waar de vorige persoon was gebleven. Na het verwijderen van een e-mailadres in bovenstaand overzicht kan de betreffende persoon niet (meer) namens en ten behoeve van uw gemeente werken / inzien in FRIS
Met behulp van de knop Controleren kunt u een controle uitoefenen of alle vereiste rollen en combinaties van rollen juist zijn ingevoerd.
Onder dit tabblad staan de statistische gegevens van de gemeente.
De leden statistieken van uw gemeente worden elke maand (behalve januari en februari) op de 28e gegenereerd.