Sorteringen

Inleiding

Sorteringen in LRP worden vooral gebruikt om de sorteervolgorde van output (pdf brieven / looplijsten / etiketten, CSV) te bepalen.
De volgorde binnen pdf-documenten die vanuit LRP kunnen worden gedownload kan nadien niet makkelijk worden gewijzigd.
Een belangrijke toepassing van een sortering is het gebruik ervan in een fonds in LRP.

Daarnaast kan bij het exporteren van een selectie een sorteringen worden opgegeven.
Later kan de sortering van de gegevens in het CSV-bestand met behulp van een spreadsheetprogramma worden gewijzigd.

Er bestaan in LRP twee soorten sorteringen:

  • Landelijke, voorgedefinieerde, sorteringen die gebruikt maar niet gewijzigd kunnen worden;
  • Gemeentesorteringen die zelf gemaakt en gewijzigd kunnen worden.

De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP.

Het is belangrijk om goed te begrijpen wat het verschil is tussen sorteervelden en exportvelden.
Zo levert de volgende sortering (waarschijnlijk) niet het gewenste resultaat op:

  1. Voornaam - oplopend
  2. Achternaam - oplopend
  3. Straat - oplopend
  4. Huisnummer - oplopend
  5. Huisletter - oplopend
  6. HuisnummerToevoeging - oplopend
  7. Postcode - oplopend
  8. Woonplaats - oplopend

De reden is dat er geen rekening is gehouden met de volgende regel: sorteren van grof naar detail.
Sorteerveld 8 (woonplaats) is 'grof', sorteerveld 1 (voornaam) is 'detail'.
Anders verwoord: sorteerveld 1 komt veel vaker voor dan sorteerveld 3 welk op zijn beurt veel vaker voorkomt dan bvb. sorteerveld 8.

Juister zou zijn:

  1. Woonplaats - oplopend
  2. Straat - oplopend (er komen meestal meerdere straten per plaats voor)
  3. Postcode - oplopend (per straat kunnen meerdere postcodes voorkomen)
  4. Huisnummer - oplopend (er komen meerdere huisnummers per postcode voor)
  5. Huisletter - oplopend (er kunnen per huisnummer meerdere huisletters voorkomen)
  6. HuisnummerToevoeging - oplopend
  7. Achternaam - oplopend (er kunnen per adres meerdere achternamen voorkomen)
  8. Voornaam - oplopend (per achternaam kunnen meerdere voornamen voorkomen)

Schematisch vereenvoudigd

  • Open menu Beheer > Sorteringen

Landelijke sorteringen

  • Onder tabblad Landelijk bevinden zich de centraal in LRP vastgelegde sortering. Deze kunt u gebruiken, maar niet aanpassen.
    Klik op de knop Inzien om de samenstelling van de sortering te kunnen zien.

Gemeentesorteringen

Sortering maken

1
2
3
4
  • Klik op de knop Nieuw om een sorteerveld toe te voegen

1
2
3
  • Sla het het sorteerveld op en herhaal dit voor alle sorteervelden.
    bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe een sortering samen te stellen.

Vrije gebieden in sortering

Inleiding
Ten behoeve van het genereren van looplijsten en bezorglijsten bij fondsen kunt u vrije gebieden opnemen in de sortering (voorheen moest dit in het fonds worden vastgelegd).
Ook hier geldt dat de plaats in de sortering van belang is.

Voorbeeld van onjuist gebruik:

  1. Woonplaats - oplopend
  2. Straat - oplopend
  3. Postcode - oplopend
  4. Huisnummer - oplopend
  5. Huisletter - oplopend
  6. Achternaam - oplopend
  7. Vrij gebied - oplopend

Juister is:

  1. Vrij gebied - oplopend (of ónder Woonplaats)
  2. Woonplaats - oplopend
  3. Straat - oplopend
  4. Postcode - oplopend
  5. Huisnummer - oplopend
  6. Huisletter - oplopend
  7. Achternaam - oplopend

Bij het selecteren van vrije gebieden in de sortering verschijnt onderstaand scherm.

1
2
  • Bewaar tenslotte de sortering.

Sorteringen wijzigen

Kijk vóór het wijzigen eerst onder tabblad Gebruik waar de betreffende sortering in gebruik is.

  • Open menu Beheer > Sorteringen > Gemeente

  • Voeg toe, verwijder of wijzig de (attributen van de) velden van de sortering.
    Kijk hier voor uitleg over sorteringen in LRP.

Sorteringen verwijderen

Kijk vóór het verwijderen eerst onder tabblad Gebruik waar de betreffende sortering in gebruik is.

  • Open menu Beheer > Sorteringen > Gemeente

  • Verwijder de sortering, en bevestig dat u de geselecteerde sortering daadwerkelijk wilt verwijderen.