FRIS

  • Klik in het menu op KSO > (Wijk-) Gemeente(n) > FRIS

Inleiding

Onder dit tabblad FRIS staan de e-mailadressen van alle rollen die betrokken zijn bij de jaarrekening, begroting en/of meerjarenraaming van het College van Kerkrentmeesters (CvK) en/of College van Diakenen (CvD) van uw gemeente en/of wijkgemeente.

Gemeenteoverzicht - FRIS

Rollen

Bij het inloggen in de applicatie FRIS wordt door FRIS automatisch aan LRP opgevraagd of de betreffende persoon (= het betreffende e-mailadres waarmee is ingelogd in FRIS) voorkomt in bovenstaande overzicht, en met welke rol. Als het e-mailadres daadwerkelijk in bovenstaand overzicht voorkomt dan kan een FRIS-gebruiker daadwerkelijk inloggen in FRIS.

Fris gebruikers hebben een rol:

  • indiener
  • raadpleger
  • administrateur
  • penningmeester
  • controleur
  • scriba
  • aanvrager

De rollen staan in de handleiding van fris nader beschreven.

Toelichting rollen Administrateur en Penningmeester en Indiener:

  • de Administrateur en Penningmeester kunnen in FRIS samen hetzelfde als de Indiener.
  • de Administrateur voert alle bedragen in.
  • de Penningmeester voert de algemene informatie van de gemeente in, schrijft de toelichting, zorgt voor de benodigde bijlages en verklaringen en dient de jaarrekening, de begroting of de meerjarenraming in.

Randvoorwaarden, per document:

  1. er moet altijd zowel een Administrateur als een Penningmeester opgegeven zijn (met inachtneming van 2.)
  2. als er een Administrateur en een Penningmeester zijn, dan mag er geen Indiener zijn, en omgekeerd
  3. er mag op enig moment maar één combinatie van Administrateur en Penningmeester zijn (zoals er nu maar één Indiener mag zijn)

Controleur:

  • deze rol voert de verplichte controle uit.

Scriba:

  • deze rol vult de verplichte verklaring van de kerkenraad in.

Raadpleger:

  • deze rol kan namens een college een begroting en/of een jaarrekening en/of een meerjarenraming in FRIS raadplegen. De Raadpleger ziet dezelfde gegevens als de andere rollen, maar kan die niet wijzigen.

Documenten

Bovenstaande rollen kunnen in FRIS worden vastgelegd voor de volgende documenten:

  • begroting
  • jaarrekening
  • meerjarenraming

Colleges

Bovenstaande documenten zijn gedefinieerd voor het:

  • college van kerkrentmeesters (CvK)
  • college van diakenen (CvD)

namens en ten behoeve van uw (wijk)gemeente.

Komt het e-mailadres niet (meer) voor in bovenstaand overzicht dan kan de betreffende persoon niet (meer) namens en ten behoeve van uw (wijk)gemeente werken / inzien in FRIS.

Een FRIS-gebruiker hoeft geen lidmaat te zijn van uw (wijk)gemeente (of van de PKN).

Wijzigen van autorisaties

U kunt op elk moment een autorisatie / rol wijzigen. Hierbij maken we onderscheid tussen structurele vervanging en tijdelijke vervanging

Structurele vervanging / opvolging

De meest voorkomende reden voor wijziging van FRIS-rollen is opvolging van huidige gebruikers. Als de persoon die een FRIS-rol vervult in LRP wordt vervangen, dan is het noodzakelijk om de vertrekkende persoon te verwijderen en de nieuwe persoon op te voeren. Hierbij moet het mailadres van de persoon worden opgevoerd en bepaald worden welke rol(len) de FRIS-gebruiker gaat invullen. Ook als gebruik wordt gemaakt van een generiek mailadres (bijvoorbeeld penningmeester@gemenetenaam.nl) dan is het nog steeds noodzakelijk om de voorganger te verwijderen en de opvolger op te voeren.

Bij opvolging is het noodzakelijk dat de opvolger in FRIS zijn of haar eigen voornaam en achternaam vastlegt bij de eerste keer inloggen in FRIS.
Gebruik als voornaam en achternaam zeker geen generieke gegevens zoals 'Penningmeester' of 'Gemeente Xyz'.

Tenslotte wordt sterk afgeraden om bij opvolging FRIS-inloggegevens over te dragen van de voorganger aan de opvolger. Het is noodzakelijk dat de lokaal beheerder de voorganger afvoert en de opvolger opvoert in LRP.

Tijdelijke vervanging

Naast structurele vervanging kan het bijvoorbeeld nodig zijn dat een eerder geautoriseerde persoon langdurig niet in staat is om in FRIS te werken. Een ander kan dan (tijdelijk) verder gaan waar de vorige persoon was gebleven.
Na het verwijderen van een e-mailadres in bovenstaand overzicht van LRP kan de betreffende persoon niet (meer) namens en ten behoeve van uw (wijk)gemeente werken / inzien in FRIS

Rollen / autorisaties controleren

Met behulp van de knop Controleren kunt u een controle uitoefenen of alle vereiste rollen en combinaties van rollen juist zijn ingevoerd.