E-mail

Inleiding

Naast de bijdragenadministrateur die e-mails kan verzenden vanuit fondsen, kunnen nu ook de bijdragenadministrateur, de ledenadministrateur, de pastoraal werker en de lokaal beheerder (niet financiële) e-mails verzenden vanuit LRP.
U kunt e-mails sturen naar groepen, selecties en functies.

Als toepassing valt te denken aan:

• eenvoudige e-mails aan bepaalde doelgroepen, (sectie, jeugd, deelnemers aan bepaalde activiteiten) u kunt dan gebruik maken van 'groepen' deelnemers, of alle gemeenteleden binnen uw sectie met een e-mailadres
• e-mails met een bijlage (bijvoorbeeld een nieuwsbrief in pdf-formaat) die nu vaak uit LaPosta of Mailchimp worden verzonden
  Het is aan te raden om een groep te gebruiken voor het verzenden van een (wijk)gemeente nieuwsbrief. Het opnemen van een gemeentelid/overig contact in de groep voor de nieuwsbrief functioneert dan als 'opt-in'.
  Mensen die bezwaar maken tegen toezending per e-mail kunt u dan weer eenvoudig verwijderen uit de groep ('opt-out')
• e-mails aan álle gelijksoortige functies (bijvoorbeeld aan alle pastoraal werkenden)
  De lokaal beheerder kan op deze manier bijvoorbeeld alle gelijksoortige functies in één keer van iets op de hoogte stellen.

De mailings (en de bijbehorende bijlage(n)) zijn 'persoonsgebonden' (persoon = LRP-gebruiker).

Om vanuit LRP e-mails te kunnen versturen namens uw eigen domein, moet uw domein in LRP zijn geregistreerd.
Dit kan de lokaal beheerder verzorgen (of is reeds gedaan).

Voor het verzenden van e-mails vanuit uw eigen domein kunt u denken aan een afzendadres als 'nieuwsbrief@mijngemeente.nl', of 'communicatie@mijngemeente.nl', etc., etc.
Alle e-mailadressen zijn toegestaan zolang ze maar vallen onder @mijngemeente.nl (waarbij u 'mijngemeente' natuurlijk moet vervangen door de domeinnaam van uw eigen gemeente)

U kunt geen e-mails versturen namens uw eigen (privé) e-mailadres (u kunt natuurlijk wel een privé-adres in de tekst opnemen, maar dat wordt niet gebruikt bij het beantwoorden van de mailing).

Er zijn regels voor het verzenden van, met name, nieuwsbrieven via een mailing:

• voor het versturen van nieuwsbrieven per e-mail is vooraf toestemming nodig van de ontvanger, tenzij er sprake is van 'gerechtvaardigd belang':
  • de ontvanger lid is van uw gemeente, en
  • de ontvanger geen bezwaar heeft gemaakt tegen toezending van de nieuwsbrief, en
  • de nieuwsbrief betrekking heeft op het (eigen) gemeentewerk.
• het moet eenvoudig en duidelijk zijn hoe de ontvanger zich kan afmelden voor toezending van de nieuwsbrief.

Procedure mailing

Het versturen van een mailing verloopt in 3 stappen:

1. mailing aanmaken
   inhoud van de e-mail en eventuele bijlage
2. mailing klaarzetten
   hierbij worden de afzonderlijke e-mails aangemaakt
3. e-mails verzenden
   u kunt de e-mails eerst controleren, en, indien nodig, verwijderen, de mailing aanpassen en opnieuw klaarzetten

Laatst bijgewerkt op: 23-01-2023