Uitnodigingen kerkbalans

1. Nieuwe uitnodigingen

• Open het overzicht uitnodigingen

• Klik op de knop Maak uitnodigingen

  Als niet alle e-mails uit een vorige uitnodiging zijn verzonden (u kunt dat zien aan het icoontje bij de uitnodigingen, als hier een geel kruis wordt getoond, dan moeten er nog e-mails worden verzonden) dan toont LRP de volgende waarschuwing:

  Er is nog een document in dit actiejaar waarbij de e-mails niet zijn verzonden. U kunt geen nieuwe toezeggingsbrieven en/of e-mails maken. Verzend eerst de e-mails.

  Kijk bij Niet verzonden / mislukt en de Geblokkeerde e-mails wat u moet doen met deze niet verzonden e-mails (corrigeren en alsnog verzenden of annuleren). Als alle niet verzonden e-mails zijn verwerkt, dan kunt u nieuwe uitnodigingen maken.

  

• Maak of pas eventueel aan een selectie of sjabloon (dit kan ook nog in een later stadium).
  De standaard selectie en sjablonen staan ingesteld bij de fondsinstellingen.

1

• Vul de gegevens van de wizard in. Afhankelijk van de fondsinstellingen toont LRP de volgende schermen:

Algemeen

1

Selectie

• Kies de juiste selectie en vink aan of er subselecties zijn.
• Bij Inclusief deelnemers maakt LRP een brief voor de selectie én ook voor geregistreerden waar al een toezegging voor is ingevoerd (=deelnemer).
• Bij Inclusief geregistreerden met ontvangst maakt LRP een brief voor de selectie én ook voor geregistreerden mét ontvangst maar zonder toezegging.

• Bij Uitnodigen per e-mail stuurt LRP een uitnodiging per e-mail (in plaats van per brief). Selecteer, na aanvinken, een e-mailsjabloon.
  Personen zonder e-mailadres zullen uitvallen, tenzij er een subselectie (bvb met criteria 'zonder e-mailadres') met een bijbehorende briefsjabloon voor is. LRP maakt voor de personen in de subselectie een brief, en maakt daarna e-mails voor de rest.
  

  Het is mogelijk om toch een brief voor geregistreerden te maken die (wel) in het selectieresultaat voorkomen, maar voor wie bij de geregistreerde is vastgelegd dat deze niet in staat is bij te dragen of nooit wil bijdragen. Deze instelling vindt u fondsinstellingen > Uitnodigingen > Inclusief kan/wil niet betalen.
  Enkele scenario's:

  • Scenario 1. U wilt personen die niet in staat zijn om bij te dragen en personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven.
    Dan moet u beide groepen in de selectie niet uitsluiten .
  • Scenario 2. U wilt alleen personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven (maar personen die niet in staat zijn bij te dragen niet).
    Dan moet u in de selectie alleen de personen die 'niet in staat zijn bij te dragen' uitsluiten .
    
    

  de standaard selectie en subselectie en overige instellingen staan bij de fondsinstellingen ingesteld.

Subselecties

dit scherm wordt alleen getoond als er subselecties worden gebruikt.

Subselecties gebruikt u als u bijvoorbeeld:

• een deel van de selectie met een andere brief wilt benaderen ('gedifferentieerd' aanschrijven)
  Kies hier voor brieven van het type toezeggingsuitnodiging.
• een deel van de selectie per e-mail wilt benaderen
• etc.

Hieronder een voorbeeld van een selectie met 4 subselecties: per brief/e-mail, en per leeftijd.
De bedoeling is:

• eerst de e-mails aanmaken (maar nog niet verzenden) (voor geregistreerden met een e-mailadres),
• daarna de toezeggingsuitnodigingen voor het restant.

Beide groepen worden onderverdeeld naar leeftijd.
De volgorde van verwerking is dus belangrijk: plaats de subselecties met e-mailadres dus als eerste, en de subselecties voor 'de rest' als laatste.

Een paar adviezen voor het gebruik van subselecties:

1. zorg voor zo min mogelijk overlap (definieer de criteria zodanig dat elke geregistreerde (bij voorkeur) maar in één subselectie voorkomt)
   Als het niet is te voorkomen dat een geregistreerde in meerdere subselecties voorkomt, pas dan punt 2 toe:
2. geeft de volgorde van verwerking van de subselecties op met behulp van de pijltjestoetsen:
   • eerst de verzameling met 'bijzonderen' (bvb eerst e-mails)
   • daarna de verzameling met 'overigen' (bvb. de brieven)
     

LRP zal eerst de 'bijzonderen' genereren, en daarna wat overblijft in de 'gewone' selectie.

Brieven

• Kies voor genereren vrije brief (sjabloon vereist)
• Kies voor genereren looplijst (aanbevolen!), en selecteer vervolgens:
  • looplijst formaat (pdf of csv)
  • extra opties om af te drukken:
    • geregistreerdenummer, -geboortedatum, -wijk, -sectie
    • geregistreerdenummer, -geboortedatum, -wijk, -vrij gebied
    • geregistreerdenummer, -wijk, -sectie
    • geregistreerdenummer, -wijk, -vrij gebied
    • geregistreerdewijk, -vrij gebied
    • geboortedatum
    • geen van de optionele velden
• Selecteer het sjabloon voor de toezeggingsbrief/-uitnodiging (de standaard toezeggingsuitnodiging van LRP is tevens vooraankondiging )
• Selecteer het sjabloon voor de vrije brief (als deze optie is aangevinkt)
• Selecteer de aanschrijving:
  • Aanschrijfnaam geregistreerde
  • PE naam
    LRP schrijft het PE-hoofd aan met de PE-naam, de overige personen binnen de PE (voor zover ze in de selectie voorkomen) met hun eigen aanschrijfnaam.
• Selecteer de sortering waarmee de brieven en looplijst worden gegenereerd.
  U kunt vrije gebieden in de sortering opnemen.

Inplannen

Na het inplannen toont LRP door middel van een icoontje in het overzicht waarmee het bezig is:
taak is ingepland, wacht op uitvoering
taak wordt uitgevoerd
taak is afgerond
taak is afgebroken, kijk onder Uitval en in de planner naar de oorzaak

Klik op het betreffend icoontje voor meer informatie (bvb uitval, afgerond), u hoeft hiervoor niet meer naar de plantaak.

Uitnodigingen corrigeren

Het kan voorkomen dat bij het opstellen van de sjablonen voor brieven en/of e-mails een fout is gemaakt. Ook kan het voorkomen dat de selectie niet juist blijkt te zijn en dat u de selectiecriteria wilt aanpassen.

Wat zijn de mogelijkheden voor corrigeren:

1. U heeft nog geen brieven (pdf) gemaakt en er zijn nog geen e-mails aangemaakt.

   • U kunt zonder problemen de sjablonen in het fonds bewerken en selectie in het fonds aanpassen . Ook als u het aanmaken van de toezeggingsuitnodigingen al heeft ingepland, dan zal LRP de gecorrigeerde sjablonen en/of selectie gebruiken.

2. U heeft al brieven aangemaakt (maar nog niet bezorgd) en e-mails aangemaakt maar nog niet verzonden.

   • Corrigeer de sjablonen in het fonds en/of de selectie in het fonds.

   • Open dan het betreffende Fonds > Actiejaar > Uitnodigingen > Uitnodigingen

   • Selecteer de regel met de uitnodigingen die u wilt corrigeren.

     

   • U heeft nu twee mogelijkheden:

     • met de kop verwijdert LRP de brieven en de nog niet verzonden e-mails en maakt de brieven en e-mails opnieuw aan met de bestaande instellingen. Dit kan alleen als het aantal sjablonen niet is gewijzigd. (aanbevolen methode)
     • met de kop verwijdert u de brieven en de nog niet verzonden e-mails. U moet nu zelf opnieuw brieven en e-mails aanmaken zoals hierboven beschreven.

3. U heeft de brieven aangemaakt en bezorgd en/of de e-mails aangemaakt en verzonden.

   • Bepaal of het gewenst is dat uw deelnemers opnieuw een brief of e-mail zullen ontvangen.
   • Als u hiervoor kiest, dan kan het zijn dat u de al gegenereerde brieven niet kunt verwijderen, of de aangemaakte en verzonden e-mails niet meer kunt verwijderen omdat ze al zijn verzonden.
     Neem dan contact op met de LRP-helpdesk, die kan u verder helpen.

2. Doorlopende toezeggingen overnemen

Zie hier

3. Collectief deelnemer maken

Zie hier

Laatst bijgewerkt op: 29-01-2025