Kerkbalans

Nieuwe uitnodigingen

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - selecties en sjablonen

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - selecties en sjablonen
1
  • Vul de gegevens van de wizard in. Afhankelijk van de fondsinstellingen toont LRP de volgende schermen:

Algemeen

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - IBAN

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - IBAN
1

de standaard IBAN staat bij de fondsinstellingen ingesteld

Selectie

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - selectie

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - selectie
  • Kies de juiste selectie en vink aan of er subselecties zijn.
  • Bij Inclusief deelnemers maakt LRP een brief voor de selectie én ook voor geregistreerden waar al een toezegging voor is ingevoerd (=deelnemer).
  • Bij Inclusief geregistreerden met ontvangst maakt LRP een brief voor de selectie én ook voor geregistreerden mét ontvangst maar zonder toezegging.
  • Bij Inclusief kan/wil niet betalen maakt LRP (toch) een brief voor personen die (wel) in het selectieresultaat voorkomen maar voor wie is vastgelegd dat ze niet in staat zijn bij te dragen of nooit willen bijdragen.
    Enkele scenario's:
    • Scenario 1. U wilt personen die niet in staat zijn om bij te dragen en personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven.
      Dan moet u beide groepen in de selectie niet uitsluiten .
    • Scenario 2. U wilt alleen personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven (maar personen die niet in staat zijn bij te dragen niet).
      Dan moet u in de selectie alleen de personen die 'niet in staat zijn bij te dragen' uitsluiten .
  • Bij Uitnodigen per e-mail stuurt LRP een uitnodiging per e-mail (in plaats van per brief). Selecteer, na aanvinken, een e-mailsjabloon.
    Personen zonder e-mailadres zullen uitvallen, tenzij er een subselectie (bvb met criteria 'zonder e-mailadres') met een bijbehorende briefsjabloon voor is. LRP maakt voor de personen in de subselectie een brief, en maakt daarna e-mails voor de rest.

    de standaard selectie en subselectie en overige instellingen staan bij de fondsinstellingen ingesteld.

Subselecties

dit scherm wordt alleen getoond als er subselecties worden gebruikt.

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - subselecties

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - subselecties

Subselecties gebruikt u als u:

  • een deel van de selectie met een andere brief wilt benaderen ('gedifferentieerd' aanschrijven)
  • een deel van de selectie per e-mail wilt benaderen

    De e-mails die LRP genereert, moet u nog wel zelf verzenden . Dit mag op een later tijdstip zijn, maar het moet wel gebeuren.

de standaard subselecties en overige instellingen staan bij de fondsinstellingen ingesteld.

Brieven

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - brieven

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - brieven
  • Kies voor genereren vrije brief (sjabloon vereist)
  • Kies voor genereren looplijst (aanbevolen!), en selecteer vervolgens:
    • looplijst formaat (pdf of csv)
    • extra opties om af te drukken:
      • geregistreerdenummer, -geboortedatum, -wijk, -sectie
      • geregistreerdenummer, -geboortedatum, -wijk, -vrij gebied
      • geregistreerdenummer, -wijk, -sectie
      • geregistreerdenummer, -wijk, -vrij gebied
      • geregistreerdewijk, -vrij gebied
      • geboortedatum
      • geen van de optionele velden
  • Selecteer het sjabloon voor de toezeggingsbrief/-uitnodiging (de standaard toezeggingsuitnodiging van LRP is tevens vooraankondiging )
  • Selecteer het sjabloon voor de vrije brief (als deze optie is aangevinkt)
  • Selecteer de aanschrijving:
    • Aanschrijfnaam geregistreerde
    • PE naam
      LRP schrijft het PE-hoofd aan met de PE-naam, de overige personen binnen de PE (voor zover ze in de selectie voorkomen) met hun eigen aanschrijfnaam.
  • Selecteer de sortering waarmee de brieven en looplijst worden gegenereerd.
    U kunt vrije gebieden in de sortering opnemen.
  • Vul een korte fondsnaam in (ten behoeve van de souche van de (IBAN-)acceptgiro (over twee regels verdeeld))

de opties van deze pagina staan bij de fondsinstellingen ingesteld.

Inplannen

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - inplannen

Fonds - nieuwe uitnodigingsronde - inplannen

Na het inplannen toont LRP door middel van een icoontje in het overzicht waarmee het bezig is:
taak is ingepland, wacht op uitvoering
taak wordt uitgevoerd
taak is afgerond
taak is afgebroken, kijk onder Uitval en in de planner naar de oorzaak

Klik op het betreffend icoontje voor meer informatie (bvb uitval, afgerond), u hoeft hiervoor niet meer naar de plantaak.

Uitnodigingen corrigeren

Het kan voorkomen dat bij het opstellen van de sjablonen voor brieven en/of e-mails een fout is gemaakt. Ook kan het voorkomen dat de selectie niet juist blijkt te zijn en dat u de selectiecriteria wilt aanpassen.

Wat zijn de mogelijkheden voor corrigeren:

  1. U heeft nog geen brieven (pdf) gemaakt en er zijn nog geen e-mails aangemaakt.

    • U kunt zonder problemen de sjablonen in het fonds bewerken en selectie in het fonds aanpassen . Ook als u het aanmaken van de toezeggingsuitnodigingen al heeft ingepland, dan zal LRP de gecorrigeerde sjablonen en/of selectie gebruiken.
  2. U heeft al brieven aangemaakt (maar nog niet bezorgd) en e-mails aangemaakt maar nog niet verzonden.

    • Corrigeer de sjablonen in het fonds en/of de selectie in het fonds.

    • Open dan het betreffende Fonds > Actiejaar > Uitnodigingen > Uitnodigingen

    • Selecteer de regel met de uitnodigingen die u wilt corrigeren.

      Uitnodigingen corrigeren

      Uitnodigingen corrigeren
    • U heeft nu twee mogelijkheden:

      • met de kop verwijdert LRP de brieven en de nog niet verzonden e-mails en maakt de brieven en e-mails opnieuw aan met de bestaande instellingen. Dit kan alleen als het aantal sjablonen niet is gewijzigd. (aanbevolen methode)
      • met de kop verwijdert u de brieven en de nog niet verzonden e-mails. U moet nu zelf opnieuw brieven en e-mails aanmaken zoals hierboven beschreven.
  3. U heeft de brieven aangemaakt en bezorgd en/of de e-mails aangemaakt en verzonden.

    • Bepaal of het gewenst is dat uw deelnemers opnieuw een brief of e-mail zullen ontvangen.
    • Als u hiervoor kiest, dan kan het zijn dat u de al gegenereerde brieven niet kunt verwijderen, of de aangemaakte en verzonden e-mails niet meer kunt verwijderen omdat ze al zijn verzonden.
      Neem dan contact op met de LRP-helpdesk, die kan u verder helpen.