Eenmalig vrij bedrag

Inleiding

Bij fondsen van het type Eenmalig vrij bedrag (bijv. eindejaarscollecte, paascollecte, diaconale najaarsactie, ZWO-bijdrage, eenmalige actie op wijkniveau) kunt u kiezen voor twee opties:

1. uitnodigingen maken (tegelijk maakt LRP direct deelnemers en betaaltermijnen aan)
2. de hele selectie in één keer (collectief) deelnemer maken en naderhand een brief met betaalinstructie of incasso aanmaken

Schematisch

1. Nieuwe uitnodigingen

• Open het overzicht uitnodigingen

• Klik op de knop Maak uitnodigingen

• Maak of pas eventueel aan een selectie of sjabloon (dit kan ook nog in een later stadium).
  De standaard selectie en sjablonen staan ingesteld bij de fondsinstellingen maar kunt u ook in deze 'wizard' selecteren.

  

  1

  2

• Vul de gegevens van de wizard in. Afhankelijk van de fondsinstellingen toont LRP de volgende schermen:

Algemeen

Selectie

• Kies de juiste selectie en vink aan of er subselecties zijn.
• Bij Inclusief deelnemers maakt LRP een brief voor de selectie én ook voor geregistreerden waar al een toezegging voor is ingevoerd (=deelnemer).
• Bij Inclusief geregistreerden met ontvangst maakt LRP een brief voor de selectie én ook voor geregistreerden mét ontvangst maar zonder toezegging.

• Bij Uitnodigen per e-mail stuurt LRP een uitnodiging per e-mail (in plaats van per brief). Selecteer, na aanvinken, een e-mailsjabloon.
  Personen zonder e-mailadres zullen uitvallen, tenzij er een subselectie (bvb met criteria 'zonder e-mailadres') met een bijbehorende briefsjabloon voor is. LRP maakt voor de personen in de subselectie een brief, en maakt daarna e-mails voor de rest.
  

  Het is mogelijk om toch een brief voor geregistreerden te maken die (wel) in het selectieresultaat voorkomen, maar voor wie bij de geregistreerde is vastgelegd dat deze niet in staat is bij te dragen of nooit wil bijdragen. Deze instelling vindt u fondsinstellingen > Uitnodigingen > Inclusief kan/wil niet betalen.
  Enkele scenario's:

  • Scenario 1. U wilt personen die niet in staat zijn om bij te dragen en personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven.
    Dan moet u beide groepen in de selectie niet uitsluiten .
  • Scenario 2. U wilt alleen personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven (maar personen die niet in staat zijn bij te dragen niet).
    Dan moet u in de selectie alleen de personen die 'niet in staat zijn bij te dragen' uitsluiten .
    
    

  de standaard selectie en subselectie en overige instellingen staan bij de fondsinstellingen ingesteld.

Subselecties

dit scherm wordt alleen getoond als er subselecties worden gebruikt.

Brieven

• Kies, indien gewenst, voor genereren vrije brief (sjabloon vereist) en looplijst (aanbevolen!)
• Selecteer extra opties looplijst en formaat (pdf of csv)
• Selecteer het sjabloon voor de toezeggingsbrief/-uitnodiging (er is geen onderscheid meer tussen mét of zonder vorige toezegging)
• Selecteer het sjabloon voor de vrije brief (als deze optie is aangevinkt)
• Selecteer de aanschrijving:
  • Aanschrijfnaam geregistreerde
  • PE naam
    LRP schrijft het PE-hoofd aan met de PE-naam, de overige personen binnen de PE (voor zover ze in de selectie voorkomen) met hun eigen aanschrijfnaam.
• Selecteer de sortering waarmee de brieven en looplijst worden gegenereerd.
  U kunt vrije gebieden in de sortering opnemen.

Inplannen

Na het inplannen toont LRP door middel van een icoontje in het overzicht waarmee het bezig is:
taak is ingepland, wacht op uitvoering
taak wordt uitgevoerd
taak is afgerond
taak is afgebroken, kijk onder Uitval en in de planner naar de oorzaak

Klik op het betreffend icoontje voor meer informatie (bvb uitval, afgerond), u hoeft hiervoor niet meer naar de plantaak.

2. Collectief deelnemer maken

Zie hier

Laatst bijgewerkt op: 28-08-2023