Verwerken incasso's, e-mails en brieven

Incassobestanden verwerken

De aangemaakt incassobestanden kunt u downloaden en via uw bankpakket verder verwerken.

• Open het gewenste fonds en actiejaar

• Selecteer in het menu Deelnemers > Betaalverzoeken

  

Met de knop Download kunt u de brieven of het incassobestand downloaden.

Open het incassobestand niet zelf in een spreadsheet ofzo!

Incasso automatisch verwerken door SKG

Voorwaarde is dat:

• de IBAN van het fonds is ondergebracht bij SKG
• u de automatische incasso in 'eigen beheer' uitvoert
• de dienstenorganisatie (DO) niet het financieel beheer voor het fonds doet
• de incassodatum in de toekomst ligt Elke dag om 13:30 haalt SKG de klaarstaande incassobestanden op uit LRP. Nadat SKG het incassobestand heeft opgehaald wordt 'Opgehaald door SKG' gezet "Ja"

Als bij de verwerking een probleem is opgetreden (incassobestand afgekeurd) dan toont LRP de foutmelding van SKG.
Bijvoorbeeld: Kon incasso [incassonaam] niet inlezen, omdat:

• het opgegeven rekeningnummer: NL23RABO0123456789 is niet gekoppeld aan een actueel Klantnummer
• het opgegeven IncassantId heeft geen geldige formaat: NL40ZZZ1234567891234 Het IncassantId: NL40ZZZ1234567891234 is in de database niet gekoppeld aan de hoofdklant: CvK Protestantse Gemeente te Plaatsnaam
• rekening van begunstigde en geïncasseerde zijn hetzelfde. Dit is niet toegestaan.; De creditrekening is gelijk aan de debetrekening.
• de incassodatum van de betaling op dd-mm-jjjj ligt in het verleden. De incassodatum (ReqdColltnDt) mag niet eerder zijn dan: xx-yy-zzzz

Als het incassobestand is afgekeurd, dan kan LRP u ook nog een e-mail met foutmelding sturen naar uw portaal gebruikersnaam, u hoeft dan niet in te loggen in LRP.
Als de bijdragenadministrateur inlogt in LRP dan toont LRP op het dashboard in een tegel de afkeur van een incassobestand door SKG.

Aanlevertijden en verwerkingstijden incassobestanden

Bij het aanleveren van de bestanden voor de Europese incasso gelden officiële tijdlijnen: 2 werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum.

Aanlevertijden en verwerkingstijden
De standaard SEPA incasso kent de volgende tijdlijnen:

E-mails verzenden

De aangemaakt e-mails moet u nog verzenden vanuit LRP.

• Open het gewenste fonds en actiejaar

• Selecteer in het menu Deelnemers > Betaalverzoeken

  

• Klik in de lijst met betaalverzoeken op een gegenereerde betaalverzoek met (onder andere) gegenereerde e-mails.
  Onder dit overzicht met betaalverzoeken staat onder tabblad Uitval de eventuele uitval (ook relevant voor geblokkeerde e-mails) en onder tabblad E-mails de e-mails die LRP heeft aangemaakt voor de geselecteerde maandregel

  Deze e-mails zijn nog niet verzonden!

Uitval

E-mails

Te verzenden

• Maak uw keuze uit het verzenden van Alle e-mails of een geselecteerde e-mail.

• Met knop Inzien kunt u van e-mails die nog niet verzonden zijn de kenmerken, inclusief de link naar SKG-collect, bekijken.

Verzonden

• Met knop Inzien kunt u van e-mails die al verzonden zijn de inhoud bekijken, corrigeren (knop 'Bewerken en opnieuw verzenden'), en de e-mail opnieuw verzenden.

  Verander zo min mogelijk aan de automatisch gegenereerde tekst van het bericht:
  • plak geen tekst met opmaak (bvb. vanuit Word, Excel of Outlook) in de e-mail
  • verander nooit een eventuele link voor het doen van een betaling via iDEAL)

Geblokkeerd

In dit overzicht staan personen met e-mailadressen waarvan het e-mailadres is geblokkeerd.
Een e-mailadres wordt geblokkeerd op het moment dat LRP / de mailserver van LRP een e-mail eerder niet heeft kunnen afleveren.
Met behulp van de knop Blokkering tonen kunt u zien waarom de e-mail niet is afgeleverd.
Dit kan zijn omdat:

• de mailbox van de ontvanger niet bestaat
  (mailbox voornaam.achternaam@domeinnaam.nl unknown, Recipient address rejected: User unknown in virtual mailbox table, Recipient address rejected: undeliverable address: User unknown, ...)
• de mailbox van de ontvanger vol is
  (user is over quota, mailbox for user is full, ...)
• het domein van het e-mailadres niet bestaat
  (unable to get mx info: failed to get IPs from PTR record: lookup <nil>: unrecognized address)
• de DMARC-policy van het verzendende domein op 'weigeren staat'
  (Unauthenticated email from domeingemeente.nl is not accepted due to domain's DMARC policy, Access denied, sending domain [domeingemeente.nl] does not pass DMARC verification and has a DMARC policy of reject)
• om een andere reden (zie de foutmelding).

Om te voorkomen dat LRP bij een volgend betaalverzoek nogmaals een e-mail stuurt naar dit e-mailadres dat niet bestaat of anderszins niet beschikbaar is (en daardoor het risico loopt als spammer te worden aangemerkt) , plaatst LRP dit e-mailadres op een lijst met geblokkeerde e-mailadressen, en zal LRP niet meer een e-mail naar dit adres sturen.

Niet verzonden / mislukt

In dit overzicht staan alle niet verzonden / mislukte e-mails (Uitval en geblokkeerd).
U kunt kiezen om de hier vermelde e-mails in te zien, alsnog te verzenden.

Als u deze e-mail(s) niet kunt/wilt herstellen dan kunt u deze e-mails annuleren met behulp van de knop Geselecteerde e-mail annuleren. De e-mail kan na annuleren niet meer worden verzonden. U wordt niet meer herinnerd aan deze niet-verzonden e-mail.
U kunt voor de betrokkene nu opnieuw een e-mail aanmaken.

Geannuleerd

In dit overzicht staan alle door u geannuleerde e-mails.
Geannuleerde e-mails kunt u niet meer verzenden. U wordt niet meer herinnerd aan deze niet-verzonden e-mails.
Na annuleren kunt voor de betrokkene nu opnieuw een (nieuwe) e-mail aanmaken.

E-mails corrigeren / opnieuw verzenden

Het kan zijn dat e-mails wel succesvol zijn verzonden maar niet zijn aangekomen op het ingevulde (geldige) e-mailadres. Dit kan zijn omdat de e-mail:

• naar een geldig maar niet (meer) bestaand e-mailadres is verzonden (zogenaamde 'bounce');
• naar foutief/verkeerd (maar wel geldig) e-mailadres is verzonden;
• niet ontvangen kon worden omdat de mailbox van de ontvanger 'vol' is. (zogenaamde 'bounce').

De melding dat een e-mail die vanuit LRP is verzonden naar zo'n adres niet is aangekomen wordt (door de mailserver van de ontvangende partij) als 'niet bestelbaar' teruggemeld naar het e-mailadres dat bij de inrichting van het actiejaar is ingevuld in het veld Afzender e-mailadres .
Als de bijdragenadministrateur toegang heeft tot de e-mails die op dit adres binnenkomen dan kan deze hierop actie ondernemen: het verkeerde e-mailadres corrigeren en de betreffende e-mail direct opnieuw verzenden.

• Selecteer tabblad SKG/iDEAL e-mails

• In het overzicht Niet verzonden / mislukte e-mails staan de e-mails die door LRP zelf zijn afgekeurd vanwege een foutief e-mailadres ('van' en 'naar') of vanwege een opgetreden fout bij het verzenden.
  De e-mails die hier staan kunt u niet vanuit dit overzicht corrigeren en opnieuw verzenden. U dient de fout te corrigeren en de e-mail(s) opnieuw te genereren en te verzenden.

• In het overzicht Geblokkeerd staan de e-mails die door de mailserver zijn geblokkeerd.
  Onder tabblad Geblokkeerd staan de e-mails die door de ontvanger (dwz. ontvangende mailserver) zijn geblokkeerd.
  Met behulp van de knop Blokkering tonen kunt u zien waarom de e-mail niet is afgeleverd.
  Dit kan zijn omdat:

  • de mailbox van de ontvanger niet bestaat
    (mailbox voornaam.achternaam@domeinnaam.nl unknown, Recipient address rejected: User unknown in virtual mailbox table, Recipient address rejected: undeliverable address: User unknown, ...)
  • de mailbox van de ontvanger vol is
    (user is over quota, mailbox for user is full, ...)
  • het domein van het e-mailadres niet bestaat
    (unable to get mx info: failed to get IPs from PTR record: lookup <nil>: unrecognized address)
  • de DMARC-policy van het verzendende domein op 'weigeren staat'
    (Unauthenticated email from domeingemeente.nl is not accepted due to domain's DMARC policy, Access denied, sending domain [domeingemeente.nl] does not pass DMARC verification and has a DMARC policy of reject)
  • om een andere reden (zie de foutmelding).

  LRP/SendGrid verzendt geen e-mails aan e-mailadressen die in het overzicht Geblokkeerd staan vermeld!
  De informatie in dit overzicht wordt elke nacht bijgewerkt en is daardoor direct na het verzenden nog niet actueel.

  Brieven afdrukken

De aangemaakt brieven kunt u nu downloaden en afdrukken.

• Open het gewenste fonds en actiejaar

• Selecteer in het menu Deelnemers > Betaalverzoeken

  

Met de knop Download kunt u de brieven of het incassobestand downloaden.

Laatst bijgewerkt op: 13-01-2025