Verwerken incasso's, brieven en e-mails
Table of Contents
Brieven afdrukken
De aangemaakt brieven kunt u nu downloaden en afdrukken.
-
Open het gewenste fonds en actiejaar
-
Selecteer in het menu Deelnemers > Betaalverzoeken
Fonds - deelnemers - betaalverzoeken
Met de knop Download kunt u de brieven of het incassobestand downloaden.
Incassobestanden verwerken
De aangemaakt incassobestanden kunt u downloaden en via uw bankpakket verder verwerken.
-
Open het gewenste fonds en actiejaar
-
Selecteer in het menu Deelnemers > Betaalverzoeken
Fonds - deelnemers - betaalverzoeken
Met de knop Download kunt u de brieven of het incassobestand downloaden.
Open het incassobestand niet zelf in een spreadsheet ofzo!
Incasso automatisch verwerken door SKG
Het is mogelijk om een gegenereerd incassobestand klaar te zetten voor automatische ophalen en verwerken door SKG.
Voorwaarde is dat:
- de IBAN van het fonds is ondergebracht bij SKG
- u de automatische incasso in 'eigen beheer' uitvoert
- de dienstenorganisatie (DO) niet het financieel beheer voor het fonds doet
- de incassodatum in de toekomst ligt Elke dag om 13:30 haalt SKG de klaarstaande incassobestanden op uit LRP. Nadat SKG het incassobestand heeft opgehaald wordt 'Opgehaald door SKG' gezet "Ja"
Als bij de verwerking een probleem is opgetreden (incassobestand afgekeurd) dan toont LRP de foutmelding van SKG.
Bijvoorbeeld: Kon incasso [incassonaam] niet inlezen, omdat:
- het opgegeven rekeningnummer: NL23RABO0123456789 is niet gekoppeld aan een actueel Klantnummer
- het opgegeven IncassantId heeft geen geldige formaat: NL40ZZZ1234567891234 Het IncassantId: NL40ZZZ1234567891234 is in de database niet gekoppeld aan de hoofdklant: CvK Protestantse Gemeente te Plaatsnaam
- rekening van begunstigde en geïncasseerde zijn hetzelfde. Dit is niet toegestaan.; De creditrekening is gelijk aan de debetrekening.
- de incassodatum van de betaling op dd-mm-jjjj ligt in het verleden. De incassodatum (ReqdColltnDt) mag niet eerder zijn dan: xx-yy-zzzz
Als het incassobestand is afgekeurd, dan kan LRP u ook nog een e-mail met foutmelding sturen naar uw portaal gebruikersnaam, u hoeft dan niet in te loggen in LRP.
Als de bijdragenadministrateur inlogt in LRP dan toont LRP op het dashboard in een tegel de afkeur van een incassobestand door SKG.
Aanlevertijden en verwerkingstijden incassobestanden
Bij het aanleveren van de bestanden voor de Europese incasso gelden officiële tijdlijnen: 2 werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum.
Aanlevertijden en verwerkingstijden
De standaard SEPA incasso kent de volgende tijdlijnen:
| datum settlement | actie |
|---|---|
| - 14 werkdagen | incassant informeert de geïncasseerde |
| - 2 werkdagen | aanlevering door de incassant van incasso opdrachten |
| - 1 werkdagen | laatste annuleringsmogelijkheid |
| - 0 werkdagen | bij- en afschrijving van de incasso-opdracht bij de incassant en geïncasseerde |
| + 5 (+2) werkdagen | laatste storneringsmogelijkheid voor de bank van de geïncasseerde |
| + 56 (+2) dagen | laatste storneringsmogelijkheid voor de geïncasseerde |
| + 13 maanden | laatste betwistingsmogelijkheid voor de geïncasseerde (melding ongeldige incasso) |
| + 36 maanden | machtigingen die 36 maanden niet zijn gebruikt worden ongeldig |
E-mails verzenden
De aangemaakt e-mails moet u nog verzenden vanuit LRP.
-
Open het gewenste fonds en actiejaar
-
Selecteer in het menu Deelnemers > Betaalverzoeken
Fonds - deelnemers - betaalverzoeken -
Klik op een gegenereerd betaalverzoek (maandregel).
Onder dit overzicht met betaalverzoeken staan de e-mails die LRP heeft aangemaakt voor de geselecteerde maandregel onder tabblad E-mails.Deze e-mails zijn nog niet verzonden!
-
Maak uw keuze uit het verzenden van Alle e-mails of een geselecteerde e-mail.
Na het verzenden toont LRP in het scherm Fonds - actiejaar onder tabblad Documenten in de kolom E-mail verstuurd de waarde 'Ja'. -
Met knop Inzien kunt u:
- van e-mails die nog niet verzonden zijn de kenmerken, inclusief de link naar SKG-collect, bekijken.
- van e-mails die al verzonden zijn de inhoud bekijken, corrigeren (knop 'Bewerken en opnieuw verzenden'), en de e-mail opnieuw verzenden.
Verander zo min mogelijk aan de automatisch gegenereerde tekst van het bericht (plak geen tekst vanuit Word, Excel of Outlook in de e-mail, verander niet een eventuele link voor het doen van een betaling via iDEAL)
-
Met de knop Voorbeeld e-mail tonen kun u de gegenereerde, maar nog niet verzonden e-mail, bekijken.
E-mails corrigeren / opnieuw verzenden
Het kan zijn dat e-mails wel succesvol zijn verzonden maar niet zijn aangekomen op het ingevulde (geldige) e-mailadres. Dit kan zijn omdat de e-mail:
- naar een geldig maar niet (meer) bestaand e-mailadres is verzonden (zogenaamde 'bounce');
- naar foutief/verkeerd (maar wel geldig) e-mailadres is verzonden;
- niet ontvangen kon worden omdat de mailbox van de ontvanger 'vol' is. (zogenaamde 'bounce').
De melding dat een e-mail die vanuit LRP is verzonden naar zo'n adres niet is aangekomen wordt (door de mailserver van de ontvangende partij) als 'niet bestelbaar' teruggemeld naar het e-mailadres dat bij de inrichting van het actiejaar is ingevuld in het veld
Afzender e-mailadres
.
Als de bijdragenadministrateur toegang heeft tot de e-mails die op dit adres binnenkomen dan kan deze hierop actie ondernemen: het verkeerde e-mailadres corrigeren en de betreffende e-mail direct opnieuw verzenden.
- Selecteer tabblad SKG/iDEAL e-mails
-
In het overzicht Niet verzonden / mislukte e-mails staan de e-mails die door LRP zelf zijn afgekeurd vanwege een foutief e-mailadres ('van' en 'naar') of vanwege een opgetreden fout bij het verzenden.
De e-mails die hier staan kunt u niet vanuit dit overzicht corrigeren en opnieuw verzenden. U dient de fout te corrigeren en de e-mail(s) opnieuw te genereren en te verzenden. -
In het overzicht Geblokkeerd staan de e-mails die door de mailserver zijn geblokkeerd.
Onder tabblad Geblokkeerd staan de e-mails die door de ontvanger (dwz. ontvangende mailserver) zijn geblokkeerd.
Dit kan zijn omdat het betreffende e-mailadres niet bestaat, of omdat de mailserver van de ontvanger de e-mail heeft geweigerd. De precieze reden kunt u met behulp van de knop Blokkering tonen achterhalen.LRP/SendGrid verzendt geen e-mails aan e-mailadressen die in het overzicht Geblokkeerd staan vermeld!
De informatie in dit overzicht wordt elke nacht bijgewerkt en is daardoor direct na het verzenden nog niet actueel.