De ledenadministrateur

Inleiding

Als ledenadministrateur (LA) bent u de spil van het ledenregistratiesysteem.

U bent verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de gegevens van de geregistreerden van uw (wijk)gemeente.
Als LA zorgt u ervoor dat de gegevens van alle geregistreerden (leden, vrienden, meegeregistreerden en overige contacten) en pastorale eenheden (PE) juist en actueel zijn. Daarnaast assisteert u de andere gebruikers bij het ontsluiten van informatie uit LRP door middel van overzichten, selecties en exports.

Als ledenadministrateur bent u zich voortdurend bewust van de vertrouwelijkheid van de gegevens waarmee u werkt.
Dit geldt in sterk verhoogde mate als u gegevens uit LRP aan derden ter beschikking stelt!!
Zie voor meer informatie de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de richtlijnen op de site van de Protestantse Kerk.

De mutaties, die u als LA ontvangt, komen binnen via Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA), die op haar beurt een koppeling heeft met de Basisregistratie Personen (BRP) (voorheen Gemeentelijke Basisadministratie Personen (GBA)).
U ontvangt alleen mutaties van geregistreerden die daartegen geen bezwaar maken of in het verleden daartegen geen bewaar hebben gemaakt.
De combinatie van uw activiteiten als ledenadministrateur en de verwerking van de SILA-mutaties waarborgt de actualiteit van de gegevens van uw (wijk)gemeente in LRP.

Het is mogelijk om uw functie als Ledenadministrateur te combineren met die van Bijdragenadministrateur (BA), dit kan op één en dezelfde sleutel of met de LRP inlog-app.

Bevoegdheden

Als LA bent u namens en in opdracht van de kerkenraad bevoegd in uw gemeente om de gegevens van de leden te wijzigen. Daarom zal men op ú een beroep doen voor correcties en/of aanpassingen van gegevens in LRP.
Door het recht op het kunnen wijzigen van ledengegevens bij één functie te houden, wordt de kwaliteit en de integriteit van gegevens gewaarborgd.

Actueel en nauwkeurig

Nadat u als LA bent ingelogd krijgt u een dashboard met actuele meldingen, waaronder de SILA mutaties. Deze mutaties gaan onder andere over overlijdens, verbintenissen, inkomende en vertrekkende leden, aanvragen van andere gemeenten (bijvoorbeeld overschrijvingen van voorkeursleden), etc.
Naar aanleiding van deze meldingen kunt u eenvoudig de mutaties doorvoeren en verwerken en de overschrijvingen accepteren of weigeren. Wanneer u aanvragen vanuit andere gemeenten accepteert, worden de gegevens voor alle betrokkenen automatisch aangepast in LRP.
Het voeren van een nauwkeurige administratie is van vitaal belang voor andere gebruikers binnen uw gemeente. Zowel de pastorale zorg als de bijdragenadministratie is volledige afhankelijk van een up-to-date registratie van de leden en de pastorale eenheden.

Oefenen

Soms wilt u bepaalde handelingen in LRP wel eens uitproberen en oefenen zonder dat dit gevolgen heeft voor de gegevens in het échte LRP en zonder dat u de helpdesk om hulp hoeft te vragen.
Daarvoor bestaat de oefenomgeving van LRP.

In deze omgeving kunt u alle handelingen die in LRP mogelijk zijn uitproberen en oefenen (zoals gezegd, zonder dat dit gevolgen heeft voor de gegevens in (het échte) LRP).
Hierbij valt te denken aan:

  • handelingen in de ledenadministratie (bij het uitschrijven worden geen brieven aangemaakt, mutaties worden niet doorgegeven aan SILA);
  • herinrichten secties, vrije gebieden. etc.;

Deze oefenomgeving (lrp-oefen) wordt één keer per maand ververst aan de hand van de actuele gegevens uit LRP.
U herkent lrp-oefen aan de afwijkende kleuren en aan de aangepaste (wijk)gemeentenaam.

LRP-oefen is niet zo krachtig als het echte LRP, sommige taken kunnen daarom wat langer duren.