De ledenadministrateur

Inleiding LRP

Voortvloeiend uit hetgeen in de Generale Regeling is geschreven over 'het leven en werken van de gemeente' hebben bij het ontwerpen van LRP drie aspecten centraal gestaan:

  • Zorg
    Het verlenen van pastorale en diaconale zorg bij doop, rouw, trouw, ziekte, armoede, etc. LRP zorgt voor een actueel en juist overzicht van de gegevens van de gemeente waardoor adequaat kan worden ingesprongen op gebeurtenissen in het leven van gemeenteleden.
  • Betrokkenheid
    Het kunnen volgen van gemeenteleden bij verhuizingen geeft de lokale gemeente de gelegenheid zicht te houden op hen die hebben aangegeven mee te willen leven met de eigen gemeente. Door middel van de pastorale eenheid kunnen jongeren die voor hun studie tijdelijk elders wonen betrokken blijven bij de eigen gemeente.
  • Financiële zekerheid
    Financiële zekerheid voor nu en de toekomst door gerichte fondswerving onder gemeenteleden, zowel voor de plaatselijke gemeente als voor landelijk bekende activiteiten zoals Kerkbalans. LRP heeft uitgebreide mogelijkheden voor het voeren van een bijdragenadministratie.

LRP biedt ondersteuning bij het plaatselijke kerkenwerk, volgens de laatste technische inzichten en mogelijkheden. Het ledenregistratie programma LRP (ontworpen en beheerd door de Dienstenorganisatie (DO) van de Protestantse Kerk) is een hulpmiddel om in contact te komen en te blijven met leden van de gemeente, bij het pastoraat en het overige bezoekwerk.
Tevens kan LRP worden ingezet voor Kerkbalans en alle andere vormen van gerichte geldwerving binnen uw gemeente.

Hulpmiddel voor gemeentewerk

Het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland is vanaf het begin ontwikkeld om het werk in de plaatselijke gemeente te ondersteunen. U kunt LRP op veel manieren inzetten: binnen uw gemeente gaat het bijvoorbeeld om het werk van predikanten, ouderlingen, diakenen en de kerkrentmeesters.
Ook de regionale en landelijke organen hebben veel profijt van het werken met een landelijk registratiesysteem, de informatie van de plaatselijke gemeenten is immers altijd actueel.
LRP kan worden gebruikt voor het ontwikkelen van activiteiten op het terrein van pastoraat, acties in het kader van de diaconie, vragen in het kader van beleid, het ontwikkelen van een langetermijnvisie, etc.

Alle gemeenten binnen de Protestantse Kerk in Nederland hebben te maken met LRP. Ook de dienstverlening van de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland (DO) verloopt via LRP.

Gebruik van LRP is niet verplicht voor de gemeenten, maar er blijft voor iedere gemeente wel de kerkordelijke verplichting om haar mutaties ten minste eenmaal per maand centraal aan te leveren.

Landelijk overzicht

De Protestantse Kerk in Nederland telt ongeveer 1700 gemeenten met circa twee miljoen leden. Binnen deze gemeenten zijn vele predikanten en nog veel meer kerkelijke medewerkers en vrijwilligers actief. Gezien dit grote aantal mensen is het dus belangrijk een goed en actueel overzicht te hebben van de 'landelijke gemeente'. LRP zorgt voor overzicht en inzicht in het 'ledenbestand' en de manier waarop de leden bij de kerk betrokken zijn. De cijfers maken het mogelijk relevant beleid te maken en een langetermijnvisie te ontwikkelen voor en door de Protestantse Kerk en haar gemeenten.

De ledenregistratie in de GENERALE REGELINGEN van de Protestantse Kerk in Nederland

Het doel en de uitvoering van de ledenregistratie conform de 'GENERALE REGELINGEN van de Protestantse Kerk in Nederland, versie juli 2019'

geen tekst? ververs de pagina of klik hier.

De ledenadministrateur

Als ledenadministrateur (LA) bent u de spil van het ledenregistratiesysteem.

U bent verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de gegevens van de geregistreerden van uw (wijk)gemeente.
Als LA zorgt u ervoor dat de gegevens van alle geregistreerden (leden, vrienden, meegeregistreerden en overige contacten) en pastorale eenheden (PE) juist en actueel zijn. Daarnaast assisteert u de andere gebruikers bij het ontsluiten van informatie uit LRP door middel van overzichten, selecties en exports.

Als ledenadministrateur bent u zich voortdurend bewust van de vertrouwelijkheid van de gegevens waarmee u werkt.
Dit geldt in sterk verhoogde mate als u gegevens uit LRP aan derden ter beschikking stelt!!
Zie voor meer informatie de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de richtlijnen op de site van de Protestantse Kerk.

De mutaties, die u als LA ontvangt, komen binnen via Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA), die op haar beurt een koppeling heeft met de Basisregistratie Personen (BRP) (voorheen Gemeentelijke Basisadministratie Personen (GBA)).
U ontvangt alleen mutaties van geregistreerden die daartegen geen bezwaar maken of in het verleden daartegen geen bewaar hebben gemaakt.
De combinatie van uw activiteiten als ledenadministrateur en de verwerking van de SILA-mutaties waarborgt de actualiteit van de gegevens van uw (wijk)gemeente in LRP.

Het is mogelijk om uw functie als Ledenadministrateur te combineren met die van Bijdragenadministrateur (BA), dit kan op één en dezelfde sleutel of met de LRP inlog-app.

Bevoegdheden

Als LA bent u namens en in opdracht van de kerkenraad bevoegd in uw gemeente om de gegevens van de leden te wijzigen. Daarom zal men op ú een beroep doen voor correcties en/of aanpassingen van gegevens in LRP.
Door het recht op het kunnen wijzigen van ledengegevens bij één functie te houden, wordt de kwaliteit en de integriteit van gegevens gewaarborgd.

Actueel en nauwkeurig

Nadat u als LA bent ingelogd krijgt u een dashboard met actuele meldingen, waaronder de SILA mutaties. Deze mutaties gaan onder andere over overlijdens, verbintenissen, inkomende en vertrekkende leden, aanvragen van andere gemeenten (bijvoorbeeld overschrijvingen van voorkeurleden), etc.
Naar aanleiding van deze meldingen kunt u eenvoudig de mutaties doorvoeren en verwerken en de overschrijvingen accepteren of weigeren. Wanneer u aanvragen vanuit andere gemeenten accepteert, worden de gegevens voor alle betrokkenen automatisch aangepast in LRP.
Het voeren van een nauwkeurige administratie is van vitaal belang voor andere gebruikers binnen uw gemeente. Zowel de pastorale zorg als de bijdragenadministratie is volledige afhankelijk van een up-to-date registratie van de leden en de pastorale eenheden.

Oefenen

Soms wilt u bepaalde handelingen in LRP wel eens uitproberen en oefenen zonder dat dit gevolgen heeft voor de gegevens in het échte LRP en zonder dat u de helpdesk om hulp hoeft te vragen.
Daarvoor bestaat de oefenomgeving van LRP .

In deze omgeving kunt u alle handelingen die in LRP mogelijk zijn uitproberen en oefenen (zoals gezegd, zonder dat dit gevolgen heeft voor de gegevens in (het échte) LRP).
Hierbij valt te denken aan:

  • handelingen in de ledenadministratie (bij het uitschrijven worden geen brieven aangemaakt, mutaties worden niet doorgegeven aan SILA);
  • herinrichten secties, vrije gebieden. etc.;

Deze oefenomgeving (lrp-oefen) wordt één keer per maand ververst aan de hand van de actuele gegevens uit LRP.
U herkent lrp-oefen aan de afwijkende kleuren en aan de aangepaste (wijk)gemeentenaam.

LRP-oefen is niet zo krachtig als het echte LRP, sommige taken kunnen daarom wat langer duren.