Vooraankondigingen

Voorwaarden vooraankondiging

Voor het mogen uitvoeren van een Europese incasso dient u als gemeente aan twee voorwaarden te voldoen:

  • U dient (als wijkgemeente) in het bezit te zijn van een ondertekende en van een datum voorziene machtiging van de geïncasseerde.
    Aan de inhoud van deze machtiging zijn eisen gesteld.
    • Hiervoor kunt u het van de deelnemer (terug)ontvangen (ondertekende en van een datum voorziene) toezeggingsformulier uit LRP gebruiken. Deze machtiging dient u in LRP te registreren, de datum ondertekening is hierbij van belang.
    • Wanneer u gebruik maakt van een 'eigen' toezeggingsbrief die niet alle gegevens bevat die vereist zijn om als geldige vooraankondiging te kunnen dienen dan bent u verplicht om een aparte vooraankondiging te versturen aan de deelnemers met betaalwijze automatische incasso waarbij geen sprake is van een doorlopende incasso.

  • U dient het voornemen tot het doen van een automatische incasso(reeks) van te voren aan te kondigen bij de geïncasseerde. De wijze van aankondiging is in principe 'vrij', hierbij valt te denken aan andere communicatie met de geïncasseerde, een aankondiging in een 'uitgave' die bij alle deelnemers wordt bezorgd, per e-mail of zelfs via SMS. De communicatie moet echter wel aantoonbaar hebben plaatsgevonden.
    • Deze vooraankondiging moet minimaal het te incasseren bedrag, het incasso-schema en het incassant-ID bevatten. Aan de hand van deze incassant-ID kan de deelnemer (geïncasseerde) verifiëren dat het daadwerkelijk uw (wijk)gemeente is die de incasso heeft uitgevoerd en dat de incasso correct (juiste bedrag en juiste datum) heeft plaatsgevonden.
    • Deze vooraankondiging moet minimaal 14 dagen vóór de (eerste) incasso verzonden worden. Het is toegestaan om met de geïncasseerden een andere (kortere) termijn af te spreken. Belangrijk is wel dat hierover (aantoonbaar) overstemming is tussen incassant en geïncasseerde. In geval van een doorlopende incasso (zoals bij actie kerkbalans) dient u minimaal één keer per jaar, voordat de eerste incasso zal plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incasso-schema voor het betreffende actiejaar.

Indien op de IBAN van de betreffende geïncasseerde 36 maanden geen (succesvolle) incasso heeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging.

Op deze pagina

Klik hier voor een schematische weergave

Planning verzending vooraankondigingen

Eén keer per actiejaar moet u, voordat u gaat incasseren, (zie voorwaarden) vooraankondigingen (pre-notificaties) genereren en verzenden aan de deelnemers voor wie betaalwijze automatische incasso is vastgelegd in de toezegging.
Dit kan via:

  • de standaard toezeggingsbrief (aanbevolen methode)
  • een aparte vooraankondiging (niet aanbevolen)
  • een andere methode van communicatie (zie bij de voorwaarden)

Vooraankondigingen bij 'doorlopende toezegging'

Onder 'doorlopende toezeggingen' verstaan we toezeggingen van een gemeentelid voor meerdere jaren in de toekomst. Deze personen zijn dus deelnemer in het huidige actiejaar, maar ook al in aankomend actiejaar of actiejaren Het is daarom niet gebruikelijk om deze personen óók nog een toezeggingsuitnodiging (tevens vooraankondiging) te sturen.

Als er sprake is van betaalwijze automatische incasso, dan is het nodig om jaarlijks een vooraankondiging te doen.

Beknopte planning:

  1. Het is het huidige actiejaar, u voert de 'doorlopende toezeggingen' in voor aankomend actiejaar
    In het aankomend actiejaar staan nu alleen maar de 'doorlopende toezeggingen'.

  2. U genereert aparte vooraankondigingen voor aankomend actiejaar:

    • a. u genereert de vooraankondigingen in (december) van het huidig actiejaar: u kunt alleen de afzonderlijke betaaltermijnen afdrukken van vorig actiejaar
    • b. u genereert de vooraankondigingen in (januari) van het nieuwe actiejaar, u kunt alleen de afzonderlijke betaaltermijnen afdrukken van 'vorig' actiejaar.

    U moet deze aparte vooraankondigingen aanmaken vóórdat u de toezeggingsuitnodigingen voor het nieuwe actiejaar gegenereert!

  3. Bij het genereren van de toezeggingsuitnodigingen voor het nieuwe actiejaar vinkt u 'Inclusief deelnemers' niet aan.

schematische weergave vooraankondigingen doorlopende toezeggingen

Vormen van vooraankondiging in LRP

  • De standaard toezeggingsuitnodiging (met SEPA-machtiging) van LRP kunt u zowel als toezeggingsuitnodiging én als vooraankondiging gebruiken.
    Een aparte vooraankondiging is dan niet nodig.

  • Wanneer uw toezeggingsbrief niet als vooraankondiging kan dienen dan moet u alle deelnemers met betaalwijze automatische incasso (maar zonder 'doorlopende machtiging') via een aparte vooraankondiging op de hoogte stellen van de voorgenomen incasso.

    Het heeft dus sterk de voorkeur om uw toezeggingsbrief zó samen te stellen dat deze ook als vooraankondiging kan dienen.

Procedure aparte vooraankondiging

  1. Maak een sjabloon van het type vooraankondiging .

    Noteer de sortering (staat bij fondsinstellingen) van het betreffende fonds.

  2. Maak een selectie van de deelnemers aan het fonds / actiejaar met betaalwijze automatische incasso

    Selectie - vooraankondigingen - criteria

    Selectie - vooraankondigingen - criteria

  3. Voer de selectie uit en ga naar het resultaat

  4. Klik op Uitdraai maken

    • Selecteer als document Brieven

    • Kies de sortering die in het fonds in gebruik is

    • Kies Fonds en Actiejaar (de vooraankondiging heeft gegevens nodig uit het fonds/actiejaar)
      Via het standaard sjabloon Vooraankondiging kunt u alleen de afzonderlijke betaaltermijnen van vorig actiejaar afdrukken!

    • Kies het sjabloon van de vooraankondiging (uit punt 1.) en klik op uitdraai maken

      Selectie - vooraankondigingen uitdraai

      Selectie - vooraankondigingen uitdraai

Zie ook