Controle ledenbestand

Inleiding

In LRP kunnen (incidenteel) afwijkingen ontstaan in de registratie van uw gemeente door mutaties (ten gevolge van de verwerking van SILA-meldingen, door (onvoorziene) mutaties door de LA of ten gevolge van een in LRP doorgevoerde fusie.

Ten behoeve van het controleren van het ledenbestand van uw gemeente is een verzameling overzichten samengebracht in het scherm Controles.
Hier kunt u kiezen voor een bepaalde (technische) controle van uw ledenbestand.

Als bij de betreffende controle geregistreerden staan vermeld, dan moet de ledenadministrateur de ongewenste situatie corrigeren. Te denken valt aan bijvoorbeeld geregistreerden zonder PE of historische PE’s met actieve geregistreerden.

De functie controle ledenbestand is beschikbaar voor zowel de gemeente als de wijkgemeente, in de volgende beschrijving waar ’gemeente’ staat kunt u ook ’wijkgemeente’ lezen.

Open menu Leden > Controle ledenbestand (of Leden > (Wijk)gemeente(n) > selecteer eventueel een wijkgemeente > Leden > knop: Open controles ledenbestand

Controles

De volgende controles zijn beschikbaar:

Personen zonder sectie

Hier toont LRP de ingeschreven geregistreerden die geen sectie hebben.

Deze geregistreerden moeten alsnog aan de juiste sectie worden toegekend met behulp van de knop Selectie herindelen (wordt getoond als 'Alle wijken tonen' niet is aangevinkt.

Toelichting op deze functie:

Na klikken op Doorgaan met herindelen kunt u de geregistreerde toewijzen aan een wijkgemeente en aan een sectie.

Met de optie Geografisch indelen wordt de betreffende geregistreerde voor zover mogelijk automatisch in de juiste sectie geplaatst, gebaseerd op haar/zijn postcode.

U moet daarbij ook de pastorale eenheid nakijken.

Personen zonder wijkgemeente

In dit overzicht toont LRP geregistreerden die niet bij een wijkgemeente (en vaak ook niet bij een sectie) zijn ingeschreven.
Deze geregistreerden moet u bij de juiste wijkgemeente en sectie inschrijven. Kijk daarbij ook de pastorale eenheid na.

Zie ook overschrijving naar andere wijkgemeente

Personen zonder PE

In dit overzicht toont LRP ingeschreven geregistreerden die geen onderdeel uitmaken van een pastorale eenheid.
Deze geregistreerden:

• moet u aan een bestaande pastorale eenheid toevoegen, of
• een eigen pastorale eenheid geven.

PE's met alleen meegeregistreerden

In dit overzicht toont LRP actieve PE’s met alleen maar (actieve) meegeregistreerden die bij de (wijk)gemeente zijn ingeschreven.
Een pastorale eenheid met alleen meegeregistreerden is een zogenaamde ongeldige pastorale eenheid.

Onderzoek of het PE-hoofd daadwerkelijk meegeregistreerd is (dus niet lid, ongedoopt of vriend).
Wellicht kan om pastorale reden het PE-hoofd worden opgenomen als 'Vriend', waarna er weer sprake is van een geldige pastorale eenheid.
Zie geregistreerde bewerken > kerkelijk.

Als de betreffende meegeregistreerde niet als 'Vriend' wil worden opgenomen, en ook niet elders binnen uw (wijk)gemeente in een PE voorkomt dan moet u deze 'losse' meegeregistreerde uit de registratie verwijderen (en de betreffende pastorale eenheid verwijderen).

Het kan zijn dat pastorale eenheden in dit overzicht ten onrechte de Geldigeheid ’Geldige PE’ hebben.
U kunt dit corrigeren met de knop Herbepaal geldigheid PE’s.

Alleenstaande met 'foutieve' PE-naam

In dit overzicht toont LRP actieve PE's met daarin slechts één (ingeschreven) geregistreerde met burgerlijke staat ongelijk aan 'Gehuwd' of 'Geregistreerd partnerschap'.
Vervolgens filtert LRP alle PE-namen waarin 'fam', of gelijktijdig 'dhr' en 'mevr' voorkomen. Waarschijnlijk is de tenaamstelling van deze Pastorale eenheden onjuist.

U kunt dit corrigeren door de PE te Bewerken en met de knop Herbepalen naam en aanhef de naam van de pastorale eenheid (PE) herbepalen conform de instellingen zoals die zijn vastgelegd vastgelegd bij de Wijkgebonden instellingen van uw wijkgemeente.
Bij de wijkgebonden instellingen is een ruime keuze voorhanden hoe, in welke gevallen, de pastorale eenheid binnen uw wijkgemeente moet worden aangeschreven.

Als u de tenaamstelling van uw pastorale eenheden telkens handmatig moet aanpassen, dan staat wellicht de standaard instelling niet juist ingesteld.
U kunt de standaard instelling desgewenst aanpassen .

U kunt hierover alles nalezen bij hoofdstuk Standaard naamgebruik / aanhef

Gehuwden zonder huwelijksdatum

In dit overzicht toont LRP ingeschreven geregistreerden met burgerlijke staat 'Gehuwd' waarvoor in de verbintenisgegevens geen huwelijksdatum (burgerlijk huwelijk) voorkomt. Vanuit oogpunt van volledigheid en pastoraat kan het wenselijk zijn deze ontbrekende huwelijksdatum alsnog (te achterhalen en) in te vullen, met name als in uw gemeente aandacht wordt besteed aan huwelijksjubilea.

Personen in meerdere PE's

In dit overzicht toont LRP ingeschreven geregistreerden die in meerdere actieve pastorale eenheden van de gemeente voorkomen. Dit hoeft niet persé fout te zijn, maar kan duiden op een foutieve PE-registratie.
Als een geregistreerde inderdaad ten onrechte in twee actieve PE’s voorkomt dan dient u het uit één ervan te verwijderen.

Historische PE's met actieve leden

In dit overzicht toont LRP 'historische PE’s' met daarin, bij de (wijk)gemeente ingeschreven, niet historische geregistreerden.

Om deze ongewenste situatie te corrigeren moet u onderzoeken of de betreffende ingeschreven (niet historische) geregistreerde in de historische PE (ook) nog in een andere (actieve) PE voorkomt. Zo ja, dan kunt u deze historische PE verwijderen.
Hierna kunt u alle resterende historische PE's in dít overzicht met de knop Maak deze historische PE's weer actief corrigeren.

Zie ook hoofdstuk Pastorale eenheid beheren .

Meegeregistreerde PE-hoofden

In dit overzicht toont LRP ingeschreven meegeregistreerden die maar in één pastorale eenheid voorkomen en in deze pastorale eenheid PE-hoofd zijn.

Een pastorale eenheid met alleen een meegeregistreerde als PE-hoofd is een zogenaamde ongeldige pastorale eenheid. Komt er in de betreffende PE ook een partner voor die lid, niet-gedoopt of vriend is, dan verdient het aanbeveling om dit lid, de niet niet-gedoopte of vriend, PE-hoofd te maken en de meegeregistreerde de PE-relatie 'Partner' te geven.

Zie hoofdtuk meegeregistreerde inschrijven hoe verder te handelen (omzetten in Vriend, of anders verwijderen(!) uit de registratie).

Minderjarige PE-hoofden

In dit overzicht toont LRP actieve PE’s met een minderjarig PE-hoofd.

In het geval het minderjarig PE-hoofd alleen in een PE voorkomt hoeft in principe geen corrigerende actie te worden genomen. (wellicht een controle of de betreffende minderjarige daadwerkelijk geen onderdeel uitmaakt van een bestaande PE).

bij selecties is het dan wel zaak om de criteria zodanig te kiezen dat de betreffende minderjarige wel of niet wordt geselecteerd, bijvoorbeeld voor deelname aan fondsen.

Het kan ook voorkomen dat het minderjarige PE-hoofd onderdeel uitmaakt van een PE met één of meer volwassen niet-leden.
In dat geval moet u het minderjarige PE-hoofd de PE-relatie ’Kind’ geven, en de (een) volwassene (ook al is deze geen lid) PE-hoofd maken.

Zie hoofdstuk Pastorale eenheid beheren.

PE's met relatie Overig of onbekend

In dit overzicht toont LRP actieve PE's met één of meer geregistreerden met PE-relatie 'Overig' of met een ontbrekende PE-relatie.
Een PE-relatie 'Overig' hoeft zeker geen 'fout' te zijn maar kan duiden op een onvolledige registratie.
Een onbekende (lege) PE-relatie is wel 'fout' en moet u corrigeren.

Zie hoofdstuk Relatie binnen PE bewerken.

Overige contacten met doublures

In dit overzicht worden de overige contacten getoond die wonen op een adres (postcode-huisnummer) waar ook een geregistreerde (lid, vriend, ongedoopt, meegeregistreerde) voorkomt. Dubbele registraties zijn niet wenselijk. Als het overige contact verwijderd of aangepast moet worden, dan kunt u dit in Ledenadministratie > Overige contacten doen. Dient de geregistreerde te worden uitgeschreven, dan zoekt u de persoon op via menu Ledenadministratie > Geregistreerden en schrijft de persoon aldaar uit.

Laatst bijgewerkt op: 19-06-2024