Wanneer iemand lid wordt van uw gemeente, is het belangrijk dat deze persoon correct wordt geregistreerd in LRP. Daarmee wordt de persoon zichtbaar voor alle processen die binnen de gemeente plaatsvinden, zoals pastoraat, bezoekwerk, communicatie, kerkbladverspreiding en fondsenwerving.
Een correcte registratie vormt bovendien de basis voor toekomstige mutaties. Denk daarbij aan verhuizingen, huwelijken, overschrijvingen naar andere gemeenten en overlijdens. Door een nieuwe geregistreerde direct goed vast te leggen voorkomt u later veel herstelwerk.
Bij een inschrijving legt LRP niet alleen naam- en adresgegevens vast. Ook wordt vastgelegd:
Na afronding van de inschrijving maakt LRP de persoon onderdeel van de gemeentelijke administratie en kan deze worden meegenomen in overzichten, selecties en pastorale processen.
Procedure in handleiding: Lid inschrijven → Inschrijven en Inschrijven van een nieuw lid.
Niet iedereen die betrokken is bij de gemeente is automatisch lid van de Protestantse Kerk. Sommige mensen voelen zich sterk verbonden met de gemeente zonder formeel lid te zijn. Anderen zijn lid van een ander kerkgenootschap maar willen actief deelnemen aan het gemeentewerk.
Om deze mensen toch goed te kunnen begeleiden en administreren kent LRP verschillende registratietypen, waaronder Vriend en Gastlid.
Een vriend wordt opgenomen in de administratie als een persoon die verbondenheid met de gemeente heeft getoond, maar geen lidmaatschapsrechten bezit.
Een gastlid blijft officieel lid van zijn of haar eigen kerkgenootschap, maar wordt daarnaast geregistreerd binnen de PKN-gemeente. Gastleden kunnen vrijwel dezelfde rechten hebben als reguliere leden, afhankelijk van de plaatselijke regeling.
Procedure in handleiding: Vriend inschrijven of Gastlid inschrijven.
Soms geeft iemand aan geen lid meer te willen zijn van de Protestantse Kerk. Ook kan blijken dat iemand niet langer aan de voorwaarden voor registratie voldoet.
Omdat uitschrijving gevolgen heeft voor het officiële lidmaatschap en de landelijke registratie, is het belangrijk dat dit proces zorgvuldig wordt uitgevoerd.
LRP maakt onderscheid tussen:
Bij een schriftelijke verklaring wordt de uitschrijving direct verwerkt.
Wanneer geen verklaring beschikbaar is, wordt een bezwaartermijn van 30 dagen plus 5 dagen verwerkingstijd toegepast. Gedurende die periode blijft de uitschrijving "lopend".
Gegevens van uitgeschreven personen blijven nog twee jaar raadpleegbaar in de historie.
Procedure in handleiding: Uitschrijven van een lid en Lopende uitschrijvingen.
Leden kunnen verhuizen of zich sterker verbonden voelen met een andere gemeente dan de geografische gemeente waarin zij wonen. In die gevallen kan een overschrijving noodzakelijk zijn.
Met een correcte overschrijving blijft de registratie actueel en wordt voorkomen dat personen in meerdere gemeenten tegelijk als eigenaar geregistreerd staan.
LRP ondersteunt twee vormen van overschrijving:
Afhankelijk van de gekozen route wordt de overschrijving direct uitgevoerd of eerst voorgelegd aan de ontvangende gemeente.
Voor voorkeurslidmaatschappen gelden aanvullende regels vanuit de kerkorde.
Procedure in handleiding: Overschrijven naar andere gemeente of Overschrijven vanuit andere gemeente.
Een overlijden heeft niet alleen pastorale gevolgen, maar ook administratieve gevolgen voor de registratie binnen de gemeente.
Een correcte registratie voorkomt dat een overledene blijft verschijnen in overzichten, bezoeklijsten of andere processen binnen de gemeente. Bovendien zorgt het ervoor dat eventuele wijzigingen binnen de pastorale eenheid tijdig kunnen worden verwerkt.
Als voor de geregistreerde een SILA registratie bestaat, ontvangt LRP overlijdenmeldingen vanuit de Basisregistratie Personen en verwerkt deze automatisch.
Bij registratie van een overlijden:
Als voor de geregistreerde een SILA registratie bestaat, ontvangt LRP overlijdenmeldingen vanuit de Basisregistratie Personen en verwerkt deze automatisch.
Procedure in handleiding: Registreren overlijden.
Als voor de geregistreerde een SILA registratie bestaat, worden verhuizingen automatisch vanuit de BRP verwerkt.
Een actueel adressenbestand is essentieel voor het goed functioneren van de gemeente. Verjaardagskaarten, pastorale bezoeken, kerkbladbezorging, selecties en financiële acties zijn allemaal afhankelijk van juiste adresgegevens.
Daarnaast kunnen verhuizingen gevolgen hebben voor de indeling in wijkgemeenten, secties en pastorale eenheden. Door een verhuizing tijdig te verwerken voorkomt u administratieve fouten en houdt u de registratie betrouwbaar.
Wanneer een verhuizing wordt geregistreerd, controleert LRP automatisch of de geregistreerde binnen dezelfde wijkgemeente blijft wonen of naar een andere wijkgemeente verhuist.
Bij een verhuizing van een PE-hoofd kan LRP ook andere leden van dezelfde pastorale eenheid meenemen. Daarnaast bepaalt LRP opnieuw welke sectie van toepassing is op het nieuwe adres.
Als voor de geregistreerde een SILA registratie bestaat, worden verhuizingen automatisch vanuit de BRP verwerkt.
Procedure in handleiding: Verhuizen en Adresvelden aanpassen.
De doop is binnen de Protestantse Kerk een belangrijk kerkelijk moment. Door de doop ontstaat het lidmaatschap van de kerk en daarmee verandert ook de kerkelijke status van de geregistreerde.
Een juiste registratie zorgt ervoor dat de persoon voortaan als dooplid bekend staat binnen de gemeente en meegenomen wordt in alle kerkelijke processen die daarbij horen.
Na registratie van de doop wordt de kerkelijke staat aangepast naar Dooplid.
Hierdoor verandert ook de relatie van de geregistreerde met de gemeente. De doopgegevens worden bewaard in de kerkelijke historie en zijn later opnieuw te raadplegen of aan te passen indien nodig.
Procedure in handleiding: Doop registreren.
De pastorale eenheid (PE) vormt één van de belangrijkste bouwstenen van LRP. Veel processen binnen de gemeente zijn gebaseerd op huishoudens en gezinsverbanden en niet uitsluitend op individuele personen.
Pastorale bezoeken, correspondentie, looplijsten, adresseringen en selecties maken allemaal gebruik van de pastorale eenheid. Daarom is het belangrijk dat PE's correct zijn samengesteld.
Een pastorale eenheid bestaat uit een PE-hoofd en eventueel partners, kinderen of andere personen die samen een pastorale eenheid vormen.
LRP controleert automatisch of een PE geldig is. Een PE kan bijvoorbeeld ongeldig worden wanneer er geen PE-hoofd meer aanwezig is of wanneer een PE alleen uit meegeregistreerden bestaat. Dergelijke situaties worden gesignaleerd in Controle ledenbestand.
Procedure in handleiding: Pastorale eenheid beheren, Nieuwe pastorale eenheid maken en Ongeldige pastorale eenheid herstellen of verwijderen.
Groepen en secties helpen om leden doelgericht te organiseren.
Secties worden doorgaans gebruikt voor de geografische of pastorale indeling van de gemeente. Secties worden beheerd door de Lokaal beheerder. Voor andere geografische verzamelingen zie Vrije gebieden .
Groepen zijn juist bedoeld om personen te verzamelen rondom een bepaald doel, zoals een werkgroep, catechesegroep, bezoekgroep of communicatiedoelgroep. Groepen zijn wat betreft de inhoud (leden) statisch.
Een sectie bepaalt onder meer welke pastorale werkers of vrijwilligers verantwoordelijk zijn voor bepaalde leden.
Groepen kunnen worden gebruikt voor selecties, exports, mailingen en rapportages. LRP ondersteunt zowel handmatig beheerde groepen als groepen die vanuit selecties kunnen worden opgebouwd.
Procedure in handleiding: Groep aanmaken / bewerken / verwijderen.
Secties worden beheerd door de Lokaal beheerder. Voor andere geografische verzamelingen zie Vrije gebieden .
Procedure in handleiding: Overschrijven naar andere sectie.
Vrijwel alle werkzaamheden van een ledenadministrateur beginnen in het geregistreerdedossier.
Hier staat alle relevante informatie over een geregistreerde bijeen. Of het nu gaat om een verhuizing, kerkelijke mutatie, notitie, groep of pastorale eenheid: vrijwel alles wordt vanuit dit dossier beheerd.
Het dossier brengt informatie uit meerdere onderdelen van LRP samen.
U vindt er onder andere:
Daardoor vormt het dossier het centrale uitgangspunt voor vrijwel iedere mutatie.
Procedure in handleiding: Geregistreerdedossier bewerken / raadplegen.
Verjaardagen en jubilea zijn belangrijke momenten waarop de gemeente aandacht kan geven aan haar leden.
Door regelmatig gebruik te maken van deze overzichten faciliteert u pastoraat, bezoekwerk en gemeenteopbouw. Ook kunnen deze lijsten worden gebruikt voor publicaties, attenties of huisbezoeken.
LRP gebruikt de geregistreerde persoonsgegevens om automatisch overzichten te genereren.
Hierdoor heeft u altijd actuele rapportages gebaseerd op de gegevens in de ledenadministratie. Overzichten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd voor verdere verwerking.
Procedure in handleiding: Verjaardagen en Jubilea.
Niet alle relevante informatie past in standaard invoervelden.
Soms wilt u aanvullende informatie vastleggen over pastorale contacten, afspraken, bijzonderheden of interne administratieve aandachtspunten. Daarvoor zijn notities bedoeld.
LRP kent zowel publieke als persoonlijke notities.
Persoonlijke notities zijn alleen zichtbaar voor de gebruiker die ze heeft aangemaakt. Hierdoor kunnen gebruikers eigen werkaantekeningen maken zonder dat deze zichtbaar zijn voor anderen.
Procedure in handleiding: Notities.
In iedere administratie ontstaan na verloop van tijd onvolledigheden of afwijkingen. Bijvoorbeeld doordat leden verhuizen, relaties veranderen of historische gegevens niet volledig zijn bijgewerkt.
Door regelmatig controles uit te voeren blijft de kwaliteit van de gegevens hoog en voorkomt u problemen in rapportages, selecties en pastorale processen.
LRP beschikt over een uitgebreide verzameling technische controles.
Daarmee worden onder andere opgespoord:
Procedure in handleiding: Controle ledenbestand.
Voor een veilige kerkelijke omgeving is het belangrijk om vast te leggen wie bepaalde functies vervult en of de benodigde documenten aanwezig zijn.
Door functies en VOG's centraal vast te leggen ontstaat overzicht en kan eenvoudig worden gecontroleerd of aan de geldende richtlijnen wordt voldaan.
Binnen de module Ambten en functies worden kerkelijke functies geregistreerd.
Daarnaast kan worden vastgelegd of een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanwezig is. LRP biedt rapportages voor personen zonder VOG of met een VOG die ouder is dan vijf jaar.
Procedure in handleiding: Ambten en functies opvoeren en VOG (Verklaring omtrent het gedrag).