Herinneringen maken

Inleiding

Definitie

Nadat een betaaltermijn is verstreken en voor de betreffende termijn geen ontvangst is geboekt, is er sprake van een betalingsachterstand en kan LRP herinneringen aanmaken voor de deelnemers met een betalingsachterstand.

U kunt kiezen voor een brief of een e-mail, of een combinatie hiervan.

Voorbereiding

• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten .
  let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt!
• Breng de betalingsachterstand in beeld bij Deelnemers > Herinneringen > Achterstanden behulp van de knop (Her)bereken achterstanden en Herbepaal status deelnemers.
• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief / herinneringsmail .

Een punt van aandacht is de methodiek van boeken en toekennen van ontvangsten door LRP ( oudste openstaande termijn éérst ).

Bepalen achterstand

Bij het maken van de herinneringen maakt LRP een herinnering voor alle openstaande termijnen die vóór de maand van de aanmaakdatum van de herinneringsbrief/herinneringsmail liggen.

Om te voorkomen dat LRP na-ijlende en nog onverwerkte ontvangsten ten onrechte herinnert is het verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren. U kunt het aanmaken van herinneringen vooraf inplannen met behulp van de planner en zo deze taak laten uitvoeren op de laatste dag van de maand.

Met behulp van de knop (Her)bereken achterstanden in overzicht Deelnemers > Herinneringen > Achterstanden bepaalt LRP de betalingsachterstand van deelnemers aan de hand van de huidige datum.
Daarin verschilt het van 'Nog te ontvangen', wat geldt voor het hele actiejaar.

Schematisch

• betalingsachterstand = som(toegezegd tot vandaag) - som(ontvangen tot vandaag);
• nog te ontvangen = totaal toegezegd voor het hele actiejaar - som(ontvangen voor het actiejaar)

Herinneren tot en met een bepaalde maand

Ook is het mogelijk om een herinneringsbrief te genereren tot en met een bepaald maand, waarbij LRP bepaalt of op het moment van herinneren (= heden) het bedrag ontvangen is dat per de opgegeven maand ontvangen had moeten zijn.

Bij het aanmaken van de herinneringen (en bij de fondsinstellingen) kut u een minimum bedrag opgeven waaronder LRP geen automatische incaso's / brieven aanmaakt.
Aanleidingen voor het instellen van zo'n minimum bedrag kunnen zijn:

• de kosten die verbonden zijn aan het doen verwerken van een herinnering;
  en/of
• het voorkomen dat LRP herinneringen aanmaakt voor - naar uw mening - te kleine bedragen.

Mocht deze situatie zich voordoen bij het genereren van de herinneringen dan meldt LRP dit in de uitval.

Herinneringen maken

• Open Deelnemers > Herinneringen (alleen zichtbaar als er ontvangsten zijn geboekt voor het gekozen fonds / actiejaar)
• Klik op de knop Maak herinneringen om de wizard te starten.

Algemeen

De meeste methoden spreken voor zich, voor een herinneringsbrief en herinneringsmail is respectievelijk een herinneringsjabloon en e-mailsjabloon nodig. Deze kunt u bij optie vorm selecteren:

• Brief Iedereen een brief* (kies een sjabloon brief)
• E-mail voor deelnemers met betaalwijze iDeal, rest brief* (kies een sjabloon brief en e-mail)
• E-mail voor deelnemers met betaalwijze iDeal en/of digitale toezegging, rest brief* (kies een sjabloon brief en e-mail)
• E-mail voor deelnemers met e-mail adres, rest brief* (kies een sjabloon brief en e-mail)
• E-mail stuur iedereen alleen een herinneringsmail (kies een sjabloon e-mail).
  * brief met betaalinstructie en eventueel een QR-code om snel en makkelijk te kunnen betalen (dit vereist een contract met SKG)

Deelnemers met achterstand zónder een e-mailadres vallen uit , daar doet LRP niets mee.

Vorm

• Selecteer bij Briefsjabloon een briefsjabloon van het type 'Herinnering betaalverzoek'
• Selecteer, als bij methode e-mail (of combinatie brief en e-mail) is gekozen, een E-mailsjabloon van het type 'Herinnering betaalverzoek (e-mail)'
• Selecteer de gewenste Aanschrijving:
  • Aanschrijfnaam geregistreerde
  • PE naam
    LRP schrijft het PE-hoofd aan met de PE-naam, de overige personen binnen de PE (voor zover ze in de selectie voorkomen) met hun eigen aanschrijfnaam.
• Selecteer de sortering waarmee de brieven worden gegenereerd. ( U kunt vrije gebieden in de sortering opnemen)
• Afzender naam en Afzender e-mail ( Hou de afzender naam en het e-mailadres zo gelijk mogelijk, dit verbetert de afleverbetrouwbaarheid!)

  U kunt alleen namens uw eigen domein e-mails verzenden vanuit LRP als dit domein is geregistreerd in LRP.

• Test e-mailadres: E-mails verzenden aan dit adres i.p.v. aan gemeenteleden.

  functioneert alleen in lrp-oefen, LRP verstuurt slechts één e-mail naar dit test e-mailadres.

Inplannen

Na het inplannen toont LRP door middel van een icoontje in het overzicht waarmee het bezig is:
taak is ingepland, wacht op uitvoering
taak wordt uitgevoerd
taak is afgerond
taak is afgebroken, kijk onder Uitval en in de planner naar de oorzaak

Klik op het betreffend icoontje voor meer informatie (bvb uitval, afgerond), u hoeft hiervoor niet meer naar de plantaak.

Laatst bijgewerkt op: 24-08-2023