Financiële basisgegevens

De hierna beschreven procedure voor de gemeente geldt ook voor de wijkgemeente.

IBAN

Algemeen

In het overzicht van IBAN nummers staan alle IBAN's die bij de gemeente in gebruik zijn. U kunt IBAN's toegevoegen, bewerken of verwijderen.

Het wijzigen van een IBAN nummer kan gevolgen hebben voor de bijdragenadministratie van de hele gemeente!

De volgende beperkingen gelden voor de registratie van IBAN's in LRP:

  • Het is niet toegestaan een IBAN van een gemeente ook bij een wijkgemeente te registreren (en vice versa);
  • Het is niet toegestaan een IBAN van een geregistreerde óók bij een (wijk)gemeente te registreren.
  • Open het Gemeenteoverzicht of selecteer in het gemeenteoverzicht de juiste wijkgemeente en klik op het tabblad Financieel.
    Gemeenteoverzicht - financieel
  • Klik op de knop Nieuw om een nieuwe IBAN op te voeren
    IBAN nieuw
    • Vul een geldig International Bank Account Number (IBAN) nummer in.
    • Vul de officiële tenaamstelling van de rekening in. De tenaamstelling wordt onder andere afgedrukt op de acceptgiro.
      Bij het afdrukken geldt:
      • indien geen plaats is ingevuld dan wordt de tenaamstelling van de rekening verdeeld over twee regels van elk precies 32 tekens lang. In totaal worden dus maximaal 64 tekens van de tenaamstelling afgedrukt. (Er wordt daarbij geen rekening gehouden met het afbreken van volledige woorden).
      • indien wel een plaats is ingevuld dan wordt de tenaamstelling van de rekening afgebroken op precies 32 tekens. Op de tweede regel wordt dan de plaatsnaam afgedrukt.
    • Ten behoeve van de souche van de (IBAN-)acceptgiro is er een verkorte naam (over twee regels verdeeld).

      Bij het genereren van een acceptgiro testbestand dienen de tenaamstelling en de plaats te zijn ingevuld.

  • Vul in het veld incassant-ID een geldige incassant-ID van uw (wijk)gemeente in. Deze ontvangt u van uw bank bij het afsluiten van een Europees Incassocontract. Elke rechtspersoon krijgt één incassant-ID.

    Neem voor het verkrijgen van een incassant-ID - als (wijk)gemeente - contact op de Dienstenorganisatie.

Dienstverlening door de DO
  • In overleg met de gemeente kan worden vastgelegd (DO mag betalingsverantwoording inlezen) of, naast uzelf, ook de dienstenorganisatie voor deze rekening bankbestanden mag inlezen/verwerken.
    In dat geval verschijnt bij het inlezen van bankbestanden door uzelf de waarschuwing: 'De dienstenorganisatie mag voor bankrekening xxxxxxxxx ook betalingsverantwoording inlezen. Controleer s.v.p. dat de gegevens in dit bestand nog niet eerder zijn ingelezen.'

  • Als de Dienstenorganisatie (DO) in uw opdracht gebruik maakt van deze IBAN dan zet zij bij deze IBAN DO gebruik bankrekening op Ja. (U kunt dit zien in het overzicht IBAN's).
    • U kunt dan zelf geen wijzigingen doorvoeren in de gegevens van de IBAN.
    • U kunt opgeven dat u betaalwijze automatische incasso (toch) in eigen beheer wilt uitvoeren.

In beide bevallen betreft het betaalde dienstverlening.

Betaalwijze / contract

Per IBAN kunt u één of meerdere betaalwijzen (contracten) vastleggen. (Alleen) de betaalwijze(n) die u bij de IBAN invult zijn later beschikbaar in het fonds waar deze IBAN gebruikt wordt (en in welke volgorde deze betaalwijzen moeten worden geprioriteerd.)

Als een betaalwijze niet is vastgelegd bij de IBAN, dan kan de bijdragenadministrateur deze niet selecteren in het fonds dat van deze IBAN gebruik maakt!
Deze (niet opgevoerde) betaalwijze wordt dan ook niet als mogelijke betaalwijze afgedrukt op de toezeggingsbrief voor het fonds waar deze IBAN aan is gekoppeld.

  • Klik op de knop Nieuw om een nieuwe betaalwijze voor deze IBAN vast te leggen.
    Betaalwijze toevoegen of bewerken
    • Vul in het veld Volgorde een getal in waarmee de prioritering van de betaalmethoden kan worden bepaald. (laag cijfer = hoge prioriteit, hoog cijfer = lagere prioriteit).
    • Vul in het veld Omschrijving de gewenste tekst om de betaalmethode te verduidelijken.
    • Klik in het veld Type en selecteer de gewenste betaalmethode (Acceptgiro, Automatische incasso, Overig en SKG/iDeal)

      • acceptgiro
        De deelnemer zal betalen met behulp van een EURO-acceptgiro (brief met acceptgiro of losse acceptgiro)
        Geef bij deze keuze aan welk acceptgiro contracttype u met de bank hebt afgesloten.
      • automatische incasso
        De deelnemer heeft toestemming gegeven (via een machtiging(!)) om geld van zijn/haar rekening af te schrijven door middel van automatische incasso (Europese incasso). Van deze machtiging dient u een registratie bij te houden.
        Geef bij betaalwijze Automatische incasso aan of u de automatische incasso in Eigen beheer uitvoert of door de (Beheer door) DO laat uitvoeren.
      • overig
        De deelnemer heeft aangegeven bij te dragen aan het fonds op een andere wijze dan de hier beschreven betaalwijzen. Hierbij valt te denken aan een periodieke overschrijving of betaling via internet bankieren.
      • SKG iDEAL
        De deelnemer zal vanuit LRP per e-mail een uitnodiging ontvangen om bij te dragen aan het fonds. Door te klikken op een link in deze e-mail wordt de deelnemer via de website van SKG naar de iDEAL-pagina van zijn/haar bank geleid waar hij/zij tot betaling kan overgegaan.

      Zonder een contract kan een gemeente geen acceptgiro’s aan de bank aanbieden.
      Zie ook bij Acceptgiro contracten

      Bij de keuze Automatische incasso: Beheer door DO kunt u zelf geen incassobestanden genereren.
      Als de IBAN door de DO wordt gebruikt (DO gebruik IBAN) dan is het in te stellen dat de de gemeente zelf in eigen beheer de automatische incasso's uitvoert.

Acceptgiro contracten

LRP ondersteunt twee typen acceptgiro-contracten: A/S-contract en C-contract.

De verschillen tussen contracten zitten in de afspraken met de incassant welke gegevens in de coderegel mogen worden afgedrukt. Dit gaat van niets mogen printen tot het mogen printen van alle betalingsgegevens in de 'coderegel'.

  • A/S-contract (alleen van toepassing voor de Dienstenorganisatie)
    Hierbij is het toegestaan om alle betalingsgegevens in de coderegel te laten printen door een servicebureau.
    Met dit contract kunnen acceptgiro’s met standaardbedrukking worden gebruikt.
  • C-contract: Hierbij is het toegestaan om zelf alle betalingsgegevens in de coderegel te (laten) printen.
    Met dit contract kunnen blanco acceptgiro’s of acceptgiro’s met standaardbedrukking worden gebruikt.

Met een A/S-contract kunt u acceptgiro’s alleen laten afdrukken door een zogenaamd servicebureau. De Dienstenorganisatie te Utrecht is zo’n servicebureau.

Afdrukken

Bij het afdrukken van acceptgiro’s (door uzelf of door een drukker) moet de informatie (bedrag, IBAN, optisch leesbare regel, etc.) op de voorgeschreven plaats op de acceptgiro worden afgedrukt. Door middel van de functie Download acceptgiro testbestand (in het menu Beheer) kan voor een geselecteerde rekening een reeks dummy-acceptgiro’s worden afgedrukt om vervolgens ter controle of om te kalibreren op de bedoelde printer af te drukken.
Standaard staat de informatie op de juiste plaats in de pdf.

Mocht de informatie op uw specifieke printer niet op de juiste plaats op de acceptgiro worden afgedrukt dan kunnen de marges in de pdf door middel van menu Beheer, Printerinstellingen zo worden aangepast dat de informatie op uw printer wel op de juiste plaats wordt afgedrukt.