Fondsinstellingen

Alle instellingen van het fonds zijn op deze plek samengebracht.

Bij het inrichten en werken met fondsen maakt LRP gebruik van zogenaamde 'wizards'. In deze wizards toont LRP alle - voor de betreffende handeling - relevante en benodigde instellingen van het fonds.
Als u in de wizard een instelling aanpast dan wordt deze instelling ook doorgevoerd in het scherm 'Fondsinstellingen'.

• Open het gewenste fonds en actiejaar

• Selecteer in het menu Overig > Fondsinstellingen

Algemeen

In dit overzicht staan onder de diverse kopjes:

Algemeen

• naam en toelichting
• niveau en wijkgemeente
• fondstype
  Zie fondstypen
• DO toegang Als dit veld is aangevinkt dan heeft een support-medewerker van het LRP-team van de Dienstenorganisatie (op uw verzoek) toegang hebben tot dit fonds. Dit stelt het LRP-team in staat uw vragen omtrent dit fonds te beantwoorden en support te verlenen. Alleen de lokaal beheerder kan deze instelling wijzigen.
• Beheer door DO
  Als dit veld is aangevinkt dan heeft u het financieel beheer van dit fonds aan de Dienstenorganisatie heeft overgedragen. Alleen medewerkers van de Dienstenorganisatie kunnen deze instelling wijzigen.
• Extern toegang
  Maakt het mogelijk om beperkte informatie uit het fonds uit te wisselen met:
  • Donkey Mobile / 2 (DonkeyMobile)
  • SKG Collect
• SKG-collect valideren
  Met deze functie controleert LRP of de instellingen voor dit fonds/actiejaar in LRP overeenkomen met de instellingen voor dit fonds in SKG-collect.
  LRP controleert onder andere:
  • de betaalwijzen
  • of toezeggingen en betalingen voor deze periode zijn toegestaan
• Opvolger
  Als u, bijvoorbeeld na een fusie, of om andere redenen, met een nieuw fonds begint (dwz, het nieuwe fonds heeft nog geen deelnemers in het huidige actiejaar, en het heeft geen oudere actiejaren), dan kunt u uit een ander(!) oud fonds de gegevens van de laatste toezegging gebruiken in het nieuwe(!) (opvolger) fonds.
  U registreert dus de opvolger in het oude fonds.

Dit werkt als volgt (zie ook het schema hieronder):

• LRP gaat op zoek naar een (oud) fonds waar dit nieuwe fonds is opgevoerd als opvolger.
• als LRP zo'n oud fonds heeft gevonden, dan gaat LRP in het (oude) fonds op zoek naar de laatste toezegging van de geregistreerde
• als LRP in het oude fonds een laatste toezegging voor de geregistreerde heeft gevonden, dan verwerkt LRP de gegevens van deze laatste toezegging in het nieuwe fonds:
  • maken uitnodigingen waarbij variabelen vorige toezegging moeten worden afgedrukt
  • digitale invoer toezeggingen (bijv. SKG Collect / DonkeyMobile kunnen vorige toezegging tonen)
  • doorlopende toezeggingen overnemen
  • selectie deelnemer maken met overname van gegevens vorig jaar
  • aanmaken incassobestand waarin wijziging moet worden gesignaleerd t.o.v. vorige keer

Schematisch

IBAN

• IBAN
  Selecteer in de lijst met IBAN's die zijn vastgelegd bij de (wijk)gemeente het juiste IBAN.
  • Een gemeentelijke IBAN kan niet tegelijk op wijkniveau én op gemeenteniveau worden ingevoerd in LRP.
  • Als er in de gemeente meerdere IBAN's beschikbaar zijn dan raden we aan (maar het is niet(!) verplicht) om per fonds een aparte IBAN te gebruiken; dit met het oog op het trefzeker matchen van ontvangsten.
• Incassant-ID U kunt pas automatische incasso uitvoeren bij een deelnemer als in de incasso een incassant-ID en een machtigingskenmerk (machtigings-ID) voorkomt.
• Incasso volmacht DO De dienstenorganisatie voert voor u automatische incasso’s uit, en/of verwerkt digitale afschriften. Daar zijn voorwaarden aan verbonden.
  
  Schermafdruk IBAN

  

Betaalmethoden en betaalmaanden

• Fonds maakt gebruik van automatische incasso.

• Standaard betaalmaanden Vink aan in welke maanden u standaard wilt incasseren. (Dit betreft zowel automatische incasso, brief / e-mail, en Overige termijnen).
  Bij het invoeren van een toezegging neemt LRP de hier aangevinkte betaalmaanden over in de toezegging.

  • Selecteer voor het fonds de betaalmaanden die het meeste voorkomen bij een toezegging voor dit type fonds. Als de verwachting is dat de meeste deelnemers maandelijks zullen betalen selecteer dan alle maanden (knop 'Elke maand'). Bij het invoeren van een toezegging worden dan automatisch 12 betaaltermijnen (=elke maand) aangemaakt.
  • Als u in één keer toezeggingen voor de hele selectie genereert en u neemt geen vorige gegevens over, dan krijgen alle toezeggingen van nieuwe deelnemers automatisch de standaard betaalmaanden.
  Schermafdruk Betaalmethoden en betaalmaanden

  

Uitnodigingen

• Aanschrijfnaam
  Hiermee kiest u hoe de deelnemer aangeschreven wordt:
  • Aanschrijfnaam geregistreerde: aanschrijfnaam van de geregistreerde
  • PE naam: de naam van de Pastorale eenheid (PE) bij het aanschrijven van het PE hoofd, de overige personen worden met hun respectievelijke aanschrijfnaam aangeschreven.
• Sortering
  De sortering in een fonds bepaalt in welke volgorde LRP output wordt genereert. Zie voor meer informatie paragraaf Sorteringen.
  Door vrije gebieden op te nemen in de sortering kunt u looplijsten voor de bezorging aanmaken.
  Als de sortering juist is samengesteld dan wordt de looplijst gesorteerd naar vrij gebied, en binnen elk vrij gebied opnieuw gesorteerd, afgedrukt.

• Selectie / subselecties
  De doelgroep(en) die u wilt benaderen voor het deelnemen aan een fonds bepaalt u via een enkele selectie of via een selectie met subselecties .
  Bijvoorbeeld als u verschillende doelgroepen apart wilt benaderen (brieven, e-mail; leeftijd; geefgedrag) dan heeft u, naast een standaard selectie, per doelgroep een (extra) subselectie met bijbehorend sjabloon nodig.
  Stel de volgorde van de subselecties correct in:

  • de eerste / bovenste subselectie wordt als eerst uitgevoerd,
  • daarna de tweede / volgende (waarbij personen waarvoor al een uitnodiging is gemaakt worden overgeslagen),
  • en tenslotte de personen die niet in een subselectie voorkomen en waarvoor nog geen uitnodiging is aangemaakt.

  Zolang de selectie criteria niet veranderen kunt een selectie elk jaar weer opnieuw gebruiken.

• Inclusief deelnemers
  Indien aangevinkt maakt LRP ook toezeggingsbrieven voor geregistreerden die in de selectie voorkomen en waarvoor in het huidige jaar al een toezegging is ingevoerd (al deelnemer zijn)
• Inclusief geregistreerde met ontvangst
  Indien aangevinkt maakt LRP toezeggingsbrieven voor geregistreerden waarvoor in het huidige actiejaar al wél een ontvangst is vastgelegd maar nog géén toezegging is ingevoerd (niet in het overzicht Deelnemers voorkomen).
• Inclusief kan/wil niet betalen Indien aangevinkt maakt LRP toch een brief voor geregistreerden die (wel) in het selectieresultaat voorkomen, maar voor wie bij de geregistreerde is vastgelegd dat deze niet in staat is bij te dragen of nooit wil bijdragen.
  enkele scenario's met kan/wil niet betalen

  Enkele scenario's:

  • Scenario 1. U wilt personen die niet in staat zijn om bij te dragen en personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven.
    Dan moet u beide groepen in de selectie niet uitsluiten .
  • Scenario 2. U wilt alleen personen die nooit willen bijdragen toch aanschrijven (maar personen die niet in staat zijn bij te dragen niet).
    Dan moet u in de selectie alleen de personen die 'niet in staat zijn bij te dragen' uitsluiten .
  Schermafdruk Uitnodigingen

  

Sjablonen

Onderstaande sjablonen kunt u eenvoudig maken met behulp van de standaard sjablonen

• Uitnodigingsbrief Briefsjabloon om geadresseerden met een eerdere toezegging uit te nodigen tot het doen van een toezegging (Kerkbalans). Doorgaans zal de vorige toezegging in het sjabloon zijn opgenomen.
• Uitnodigingsbrief (herinnering) Briefsjabloon om geadresseerden, nadat een eerdere uitnodiging geen reactie heeft opgeleverd, nogmaals uit te nodigen tot het doen van een toezegging (Kerkbalans) of eenmalige (jaarlijkse) bijdrage (Solidariteitskas, Eindejaarscollecte enz.)
• Vrije brief Briefsjabloon voor begeleidende brief bij bijv. een toezeggingsuitnodiging (Kerkbalans)
• Uitnodigings-e-mail E-mailsjabloon om geadresseerden uit te nodigen tot het doen van een toezegging (Kerkbalans) of eenmalige (jaarlijkse) bijdrage (Solidariteitskas, Eindejaarscollecte enz.)
• Betaalverzoek Briefsjabloon om een betaalverzoek te doen op basis van een toezegging voor een bepaalde maand (termijn). De brief kan een qr-code (iDeal) bevatten.
• Betaalverzoek (e-mail) E-mailsjabloon om een betaalverzoek te doen op basis van een toezegging voor een bepaalde maand (termijn). De e-mail kan een betaallink (iDeal) bevatten.
• Herinnering betaalverzoek Briefsjabloon om een betaalverzoek te doen naar aanleiding van een betalingsachterstand. De brief kan een qr-code (iDeal) bevatten.

• Herinnering betaalverzoek (e-mail) E-mailsjabloon om een betaalverzoek te doen naar aanleiding van een betalingsachterstand. De e-mail kan een betaallink (iDeal) bevatten.

  Het gebruik van qr-codes voor iDeal betalingen is afhankelijk van het gebruik van een IBAN bij SKG.
  Als voor het fonds van het type Kerkbalans (=herhaaldelijk vrij bedrag) bij SKG staat ingesteld dat toezeggingen niet zijn toegestaan, dan genereert LRP geen QR-code bij het aanmaken van brieven.

  Schermafdruk sjablonen

  

Betaalverzoeken

• minimumbedrag
  Het bedrag waaronder LRP geen incasso's / brieven / e-mails mag genereren. LRP maakt hier dan melding van in het logbestand van de documenten.
  LRP verwerkt geen bedragen onder 50 cent.
  Aanleidingen voor het gebruik van zo'n minimum bedrag kunnen zijn:
  • de kosten die verbonden zijn aan het doen verwerken van een automatische incasso en/of een herinnering;
  • het voorkomen dat LRP bij betaaltermijnen en herinneringen brieven, incasso's aanmaakt voor - naar uw mening - te kleine bedragen.
• Incassodag vd maand Dit is de dag waarop de incasso door de bank moet worden verwerkt. LRP toont deze datum bij het genereren van incassobestanden, deze datum wordt vastgelegd in het incassobestand.
  LRP hanteert bij het genereren een termijn van 2 dagen vóór incassodatum.
  Deze datum is ook van belang voor het verzenden van eventuele vooraankondigingen . U dient minimaal 14 kalenderdagen vóór deze datum de geïncasseerde te informeren omtrent het voornemen een incasso uit te voeren.
• standaard ondertekeningsdatum machtiging

• Incasso-omschrijving
  Deze omschrijving ziet de geïncasseerde op zijn / haar bankafschrift.
  U kunt de omschrijving desgewenst hier aanpassen (maximaal 111 tekens). Daarbij kunt u ook de variabelen #termijn# (wordt automatisch vervangen door de naam van de betreffende maand) en #Aanschrijfnaam# gebruiken.
  Als u geen incasso-omschrijving invult dat dan toont LRP het fondsnaam op het bankafschrift.

  Schermafdruk betaalverzoeken

  

E-mail

• Afzender naam
• Afzender e-mail Vul hier een bestaand en gecontroleerd e-mail adres in te vullen omdat bij het beantwoorden van de e-mail (door de ontvanger) de e-mail naar het hier ingevulde e-mailadres wordt gezonden. Eventuele bounces worden ook naar dit e-mailadres gestuurd.

LRP toont of voor dit e-mailadres DKIM / SPF is geregistreerd.
Als dit nog niet het geval is, dan kan de Lokaal Beheerder uw domein zelf registreren .
Als u hier niet mee uit de voeten kunt, neem dan contact op.

• Test e-mail adres Vul een e-mailadres in om mee te testen. Tijdens het testen verstuurt LRP maximaal één e-mail per keer naar dit test e-mailadres.

  dit test e-mailadres werkt alleen maar in lrp-oefen !
  dit test e-mailadres werkt niet in LRP , daar worden de e-mails daadwerkelijk naar de geregistreerden verzonden.

  Schermafdruk E-mail

  

Inboeken

• Grootboeknummer
  Vul eventueel het grootboeknummer in waarop u de bijdragen voor dit fonds in uw boekhouding boekt (alleen van belang als u van een boekhoudpakket gebruik maakt)

• Afwijkingspercentage
  Als het Afwijkingspercentage is ingevuld dan toont LRP bij invoer van een toezeggingsbedrag een waarschuwing als het ingevulde bedrag meer dan het opgegeven percentage afwijkt van het laatst toegezegde bedrag.

• Toekennen via betalingskenmerk
  Indien aangevinkt zal LRP bij het verwerken van betalingsbestanden ontvangsten alleen op basis van een geldig betalingskenmerk automatisch toekennen aan openstaande termijnen voor dit fonds.
  Het betalingskenmerk is als volgt samengesteld:

  positie	kenmerk
  1	controlegetal
  2-8	geregistreerdenummer van de geregistreerde
  9	laatste cijfer van het actiejaar van het fonds
  10-11	termijn (maandnummer)
  12-16	fondsnummer

  Ontvangsten die voor dit fonds bedoeld zijn, maar niet beschikken over een (geldig) betalingskenmerk zal LRP niet automatisch toekennen.

  nadere toelichting

  Nadere toelichting:

  • standaard (= zonder dit vinkje) probeert LRP volgens bepaalde algoritmes (zie toekenningshistorie onder mutatieoverzicht gedetailleerd van een boekstuk ) ontvangsten zonder geldig betalingskenmerk alsnog toe te kennen;
  • met een vinkje (voor het beperken) zullen ontvangsten zonder geldig betalingskenmerk met een (rood kruis) worden gemarkeerd. Deze moeten handmatig worden toegekend.

  Met een 'ongeldig betalingskenmerk' bedoelen we een betalingskenmerk dat niet door LRP is gemaakt en en/of niet in LRP bekend is.
  Enkele veelvoorkomende oorzaken van een ongeldig betalingskenmerk zijn:

  • bij het doen van de betaling is geen betalingskenmerk ingevuld (niet bij betalingskenmerk noch in de omschrijving);
  • foutief betalingskenmerk;
  • betalingskenmerk van ander fonds;

  • betalingen vanuit (vaak oude) periodieke overschrijvingen met oude omschrijvingen en betalingskenmerken.

    Door LRP ontvangsten alléén op basis van betalingskenmerk automatisch toe te laten kennen is te verwachten dat het aantal niet automatisch toegekende ontvangsten ( 'rode kruizen') zal toenemen.
    Bij een groot aantal deelnemers met betaalwijze 'overige termijnen' is het dan ook niet aan te raden om LRP alleen via betalingskenmerk automatisch te laten toekennen.

  Zie voor meer informatie over het verwerken ('salderend' boeken) van ontvangsten door LRP de inleiding.
  Zie bij digitaal dagafschrift inlezen voor meer informatie over het inlezen en 'matchen' van ontvangsten.

  Schermafdruk Inboeken

  

• Fonds uitsluiten bij inboeken
  Indien aangevinkt zal LRP bij het verwerken van betalingsbestanden ontvangsten niet automatisch via het matchingsalgoritme toekennen aan openstaande termijnen voor dit fonds.

  Ontvangsten met een geldig betalingskenmerk worden altijd automatisch geboekt.

Aanbevelingen

Indien deze instellingen onder menu Algemeen > Gegevens > Aanbevelingen zijn uitgevinkt, dan kunt u ze hier weer actief maken.

• Aanbevelingen bij dit fonds onderdrukken
• Wekelijkse e-mail bij aanbevelingen in dit fonds

Gebruikers

Uitsluitingen

in dit overzicht staan alle ingeschreven geregistreerden van de (wijk)gemeente die een (expliciete) uitsluiting voor dit fonds hebben.

Was deze pagina behulpzaam?

Laatst bijgewerkt op: 5-06-2024