Archiveren / verwijderen actiejaren

Inleiding

Fondsen in LRP werken per actiejaar. Het oudst voorkomende actiejaar in LRP is 2009 (voor geconverteerde administraties).

Archiveren actiejaren ouder dan 4 jaar

LRP archiveert automatisch 1 keer per jaar (in januari) van alle fondsen het oudste actieve actiejaar volgens de volgende regel: het actuele en de drie voorgaande actiejaren blijven ongewijzigd beschikbaar, oudere actiejaren worden gearchiveerd / afgesloten.

Gearchiveerde/afgesloten jaren zijn herkenbaar aan een melding in het scherm na selectie van een gearchiveerd actiejaar in het fondsoverzicht.

Fonds - gearchiveerd actiejaar

Fonds - gearchiveerd actiejaar

Tijdens het archiveren van een actiejaar doet LRP het volgende:

  • de selectiegegevens worden verwijderd (de gebruikte selectie blijft uiteraard wel behouden);
  • de uitnodigingen worden verwijderd;
  • Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL e-mails worden verwijderd;
  • Herinneringen worden verwijderd;
  • Ontvangsten / storneringen worden verwijderd en geëxporteerd in 1 CSV-bestand.
    Boekstukken waarin zich deze ontvangsten / storneringen bevonden worden herberekend. Lege boekstukken worden verwijderd.

Van een gearchiveerd actiejaar worden de volgende gegevens bewaard:

  • deelnemers, te exporteren via het overzicht deelnemers ;
  • ontvangsten / storneringen, in de vorm van een CSV-download met daarin alle relevante gegevens;
  • statistische gegevens.

In een niet gearchiveerd actiejaar kunt u naast de standaard financiële export ook een financiële export genereren die qua kolom-indeling aansluit bij de CSV-download van ontvangsten / storneringen in een wél gearchiveerd actiejaar.
Op die manier kunt u financiële gegevens over een langere periode met elkaar vergelijken.

Verwijderen actiejaren ouder dan 10 jaar

De 4 meest recente actiejaren bevatten alle financiële gegevens (incl. ontvangsten in boekstukken). Oudere actiejaren zijn door LRP gearchiveerd en bevatten alleen nog deelnemers, en ontvangsten in CSV-formaat (om te downloaden)

LRP verwijdert jaarlijks op 1 september de actiejaren ouder dan 10 jaar.

U kunt de historische gegevens ouder dan 10 jaar zelf bewaren buiten LRP. U moet dan voor de actiejaren ouder dan 10 jaar elk jaar, vóór 1 september:

U dient hierbij de AVG-richtlijnen te hanteren voor wat betreft het bewaren en verwerken van persoonsgegevens buiten LRP.