Archiveren / verwijderen actiejaren
Op deze pagina
Inleiding
Fondsen in LRP werken per actiejaar. Het oudst voorkomende actiejaar in LRP is 2013.
Archiveren actiejaren ouder dan 4 jaar
LRP archiveert automatisch 1 keer per jaar (in januari) van alle fondsen het oudste actieve actiejaar volgens de volgende regel: het actuele en de drie voorgaande actiejaren blijven ongewijzigd beschikbaar, oudere actiejaren worden gearchiveerd / afgesloten.
Gearchiveerde/afgesloten jaren zijn herkenbaar aan een melding in het scherm na selectie van een gearchiveerd actiejaar in het fondsoverzicht.
Tijdens het archiveren van een actiejaar doet LRP het volgende:
- de selectiegegevens worden verwijderd (de gebruikte selectie blijft uiteraard wel behouden);
- de uitnodigingen worden verwijderd;
- brieven / incasso's / e-mails worden verwijderd;
- herinneringen worden verwijderd;
- ontvangsten / storneringen worden verwijderd en geëxporteerd in 1 CSV-bestand.
Boekstukken waarin zich deze ontvangsten / storneringen bevonden worden herberekend. Lege boekstukken worden verwijderd.
Van een gearchiveerd actiejaar worden de volgende gegevens bewaard:
- deelnemers, te exporteren via het overzicht deelnemers ;
- ontvangsten / storneringen, in de vorm van een CSV-download met daarin alle relevante gegevens;
- statistische gegevens.
In een niet gearchiveerd actiejaar kunt u naast de standaard
financiële export
ook een financiële export genereren die qua kolom-indeling aansluit bij de CSV-download van ontvangsten / storneringen in een wél gearchiveerd actiejaar.
Op die manier kunt u financiële gegevens over een langere periode met elkaar vergelijken.
Verwijderen actiejaren ouder dan 10 jaar
De 4 meest recente actiejaren bevatten alle financiële gegevens (incl. ontvangsten in boekstukken). Oudere actiejaren zijn door LRP gearchiveerd en bevatten alleen nog deelnemers, en ontvangsten in CSV-formaat (om te downloaden)
LRP verwijdert jaarlijks op 1 september de actiejaren ouder dan 10 jaar.
U kunt de historische gegevens ouder dan 10 jaar zelf bewaren buiten LRP. U moet dan voor de actiejaren ouder dan 10 jaar elk jaar, vóór 1 september:
- het overzicht deelnemers exporteren / downloaden in CSV-formaat;
- de ontvangsten downloaden in CSV-formaat.
U dient hierbij de AVG-richtlijnen te hanteren voor wat betreft het bewaren en verwerken van persoonsgegevens buiten LRP.
AVG-richtlijn voor gegevens die uit LRP worden geëxporteerd:
U bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging en het verdere gebruik van de gegevens. De privacy-wetgeving is op dit punt streng; zorg ervoor dat:
- u weet welke gegevens u exporteert,
- u deze gegevens alleen aan bevoegde personen ter beschikking stelt,
- er een gerechtvaardigd belang is, deze gegevens buiten LRP te gebruiken,
- de gegevens goed beveiligd blijven,
- u weet wat u moet doen als de gegevens kwijtraken (datalek),
- er een verwerkersovereenkomst is, als u de gegevens laat verwerken door een bedrijf.
- u afspraken maakt over het verwijderen van de geëxporteerde gegevens.